Журнал учета времени также является отличным способом определить, насколько хорошо вы способны концентрировать внимание в течение дня. Если вы запишете, чем конкретно занимались каждый час, то можете обнаружить, например, что основная проблема состоит в постоянном откладывании важного на потом и в необходимости сфокусироваться на борьбе с прокрастинацией (глава 5), или же вы поймете, что ваше слабое место – способность концентрировать внимание (глава 18), а может быть, важнее всего уменьшить количество отвлекающих факторов (глава 19).
Лора Вандеркам, автор «Я знаю, как она это делает» (I Know How She Does It) и «Книги о потерянном времени»
[3], подтверждает, что ведение журнала учета времени является чрезвычайно полезным инструментом, чтобы составить карту фактического использования времени.
«Сам процесс ведения журнала может показаться утомительным и скучным, но в результате еженедельно высвобождается масса времени».
Естественно, поскольку вы ведете учет своего времени каждый час (или полчаса, или 15 минут), то вы гораздо чаще отчитываетесь перед собой (а не один раз в конце дня, когда подводите итоги). Исследования показывают, когда вы ведете учет потребляемой пищи, вы худеете в два раза быстрее. Аналогичный эффект возникает, если вести журнал учета времени.
Вандеркам обычно прибегает к журналу учета времени раз в квартал и ведет его приблизительно в течение недели, используя 30-минутные интервалы. Она говорит, что важно выбрать типичную неделю и пользоваться способом ведения журнала, наиболее комфортным для вас, будь это ноутбук, электронная таблица на компьютере или приложение в смартфоне.
«Кроме того, что вы поймете, на что бездарно тратите время, может выясниться, что те скучные или неприятные дела, которые вы постоянно откладываете, не требуют для выполнения так много времени, как кажется, – говорит она. – Это важно, чтобы избавиться от проволочек».
Я провел свои первые замеры использования времени только в середине проекта, и мне кажется, что результаты вас немного удивят. Но прежде чем вас с ними познакомить, предлагаю выполнить финальное задание из раздела «Закладываем основы».
ЗАДАНИЕ: ОПРЕДЕЛИТЬ ВРЕМЯ СВОЕГО БИОЛОГИЧЕСКОГО ПИКА
Расчетное время на выполнение задания: по одной минуте каждый час в течение минимум одной недели.
Необходимые энергия/концентрация: 1/10.
Ценность: 9/10.
Удовольствие от выполнения задания: 3/10.
Практический результат: ясное понимание, где вы находитесь с точки зрения управления тремя компонентами продуктивности; точка отсчета для внесения ежедневных корректировок.
Задание решает сразу несколько задач: измерение меняющегося в течение дня уровня энергии; определение отрезков дня, когда у вашего организма наступает биологический пик; сбор статистики о фактическом использовании времени и внимания.
Энергия
Если вы хотите по-настоящему отследить естественные ритмы своего организма, то перед началом измерений:
• Исключите из рациона кофеин, алкоголь, сахар и все остальные стимуляторы. Если на адаптацию требуется несколько дней, исключите из рассмотрения данные за первые несколько дней, они могут исказить результаты.
• Есть необходимо часто и небольшими порциями.
• По возможности засыпайте и просыпайтесь естественным образом, без будильника или смартфона.
Вероятно, труднее всего будет обходиться без кофеина и алкоголя, но это очень важно, если вы хотите точно измерить свой уровень энергии в разное время в течение суток. Я рассматриваю употребление алкоголя как способ взять энергию взаймы у следующего дня. А когда мы прибегаем к кофеину, то мы берем энергию взаймы уже у сегодняшнего дня, потому что за вызываемым кофеином всплеском энергии неизбежно следует резкий спад. В общем, чтобы точно определить, в какое время дня ваша продуктивность максимальна, откажитесь от этих двух стимуляторов. Сахар может обеспечить временный подъем сил, но в долгосрочной перспективе он не слишком полезен.
Я лично рекомендую исключить все три стимулятора за неделю до момента, когда вы начнете измерять уровень энергии. Биологический прайм-тайм практически не меняется с течением времени, поэтому результаты измерений будут актуальны долгие годы.
Чтобы отследить свой уровень энергии и распределение времени, нужен всего лишь лист бумаги, на котором проставлены часы дня и дни недели. Чтобы сэкономить ваше время, я подготовил шаблон, в котором есть все, что нужно для отслеживания времени и уровня энергии в течение одной недели. Зайдите на сайт productivityprojectbook.com, скачайте и распечатайте этот шаблон.
Время
Каждый час отмечайте, сколько энергии у вас есть (по шкале от 1 до 10), а также записывайте:
• Что вы делаете в данный момент.
• Сколько минут каждый час (оценочно) вы тратите непродуктивно на разного рода проволочки и отвлечения.
Вот несколько полезных советов:
• Кроме ручки и бумаги существуют электронные приложения, которые позволяют отслеживать, как вы проводите время, что удобно, если вы много времени работаете на компьютере. Если вы можете самостоятельно устанавливать внешние программы на рабочий компьютер, то я настоятельно рекомендую RescueTime (Rescuetime.com – бесплатная программа, доступная для PC, Mac и Android) или Toggl (Toggl.com – также бесплатное приложение для PC, Mac, iPhone и Android). RescueTime отслеживает время автоматически в фоновом режиме, а Toggl позволяет делать это вручную.
• Если вы обнаружили, что склонны откладывать дела на потом, не волнуйтесь, это нормально. По данным исследователей, которых я интервьюировал, прокрастинация свойственна всем, в том числе и некоторым самым известным экспертам в области продуктивности. Не будьте слишком строги к себе, когда записываете, сколько времени тратите на проволочки и откладывания, – и не бойтесь быть честным перед собой.
• Если вам противна сама мысль об отслеживании времени и энергии в течение недели или больше, попробуйте делать это хотя бы в течение нескольких дней. Как только вы начнете наблюдать некоторые закономерности, у вас проснется интерес и захочется продолжить измерения. Моя рекомендация – отслеживать распределение времени в течение недели, а энергетический уровень – в течение двух-трех недель, если сможете.
Отслеживание времени и энергии достаточно утомительно, это правда. Но отдача настолько колоссальна, что я до сих пор раз в несколько месяцев повторяю эти измерения, хотя по сравнению с первыми измерениями отдача от процесса уже не столь велика. Этот процесс сам по себе мотивирует уменьшить количество времени, которое вы уделяете делам, дающим низкую отдачу. Но даже если такая мотивация не возникает, не беспокойтесь: я познакомлю вас с самыми эффективными способами управления временем, вниманием и энергией.
