В повседневной практике
Как только ваша команда опубликовала свой внутренний регламент в отношении электронной почты, задумайтесь о средствах обновления, напоминания и вознаграждения, которые будут побуждать вас к поддержанию хороших привычек. Если вы не можете представить свою коммерческую деятельность без электронной почты, обеспечьте непрерывную эффективность ее работы и используйте это средство экономии времени на основе осознанности, вежливости и здравого смысла.
Самопроверка
Насколько успешно вы избегаете неумеренности в пользовании электронной почтой? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.
Вопросы
1. Я научился сосредоточиваться на приоритетах и открываю электронную почту в определенное время дня за исключением работы в чрезвычайном режиме.
2. Вместо того чтобы обременять получателей тяжелыми приложениями, я предоставляю им ссылку и храню эти документы в сети в общем доступе.
3. Моя команда сокращает тянущиеся месяцами цепочки сообщений, используя шаблоны для опроса мнения сотрудников вместо создания еще большего количества текста. Мы ограничиваем количество тех, кто может оставлять комментарии. Время от времени эксперт в предметной области приводит все в порядок.
4. Что касается «мусорных» сообщений, мы просим сотрудников использовать для этого наши внутренние социальные сети. Политика компании не дает таким письмам попасть в электронную почту.
5. Чтобы избежать бестактности, я никогда не пишу письма в раздраженном состоянии. Если времени мало, то прошу объективного человека проверить их до отправки.
6. Мы запретили функцию «ответить всем». Каждый член моей команды использует правила предварительной сортировки для фильтрации обоснованных, но неуместных писем.
7. Если написание письма заставляет нас потеть, то мы понимаем, что лучше справимся с этим с помощью встречи или звонка.
Итоги ________
Глава 13
Неприрученный телефон
Десять лет назад бизнесмены помещали перерывы на телефонные звонки на второе место в списке пяти главных причин потери времени. Современные технологии, с их вездесущими определителями вызывающего абонента и голосовой почтой, возлагают ответственность за потерю времени на нас, владельцев, поэтому жалобы о перерывах на звонки переместились на восьмое место списка раздражителей. Мы признаем, что звонящие абоненты не стали доставать нас больше прежнего. Дело в нашей непроизвольной реакции на специальную мелодию звонка и в нашей любви ко всем приложениям, «помогающим экономить время». Из-за них наши телефоны остаются неприрученными. Технологии невинны, это мы грешим.
Ежедневно появляются десятки дешевых приложений. Можно загружать наши контакты, списки проектов, расписания, семейные фотографии, любимые мелодии. Мы можем напрямую совершать покупки или смотреть фильмы, новости и спортивные события на наших крошечных, утомляющих глаза экранах. Мы можем освободить руки для принятия пищи или вождения автомобиля, но продолжим принимать звонки с помощью гарнитуры – этого оборудования спецагента. По крайней мере на дороге наши руки не должны быть заняты телефоном. Но получается ли у нас?
Человеческая комедия
В Калифорнии закон штата, запрещающий использование телефонов во время вождения, вступил в силу как раз к выходным 4 июля
[7]. Дорожно-патрульная служба, трудившаяся в праздничные дни, легко находила нарушителей. Полицейские сообщили, что одна женщина выбросила мобильник из окна своего внедорожника, когда увидела, что ее преследует патрульная машина. Но она мчалась с такой скоростью, что задержавший ее офицер увидел, как телефон залетел обратно и упал к ней на колени. В тот же день мужчина, остановленный за совершение того же нарушения, клялся, что просто чесал голову своим элегантным, тонким телефоном…
Поиски возможностей оказания услуг корпоративным клиентам
Как бизнесмены (или родители) мы чувствуем вину каждый раз, когда становимся недоступны. Как клиентов нас возмущает грубая реальность ответа автоматизированной службы работы с клиентами: «Ваш звонок важен для нас. В настоящий момент все операторы заняты, предполагаемое время ожидания составит…».
Некоторые компании стремятся обрабатывать звонки «вживую». И на современном конкурентном рынке «живая помощь» ценится настолько, что клиенты переходят к другим поставщикам, чтобы ее получить.
Нужна система, чтобы справляться со всеми звонками
Проводя обучение в одной крупной бухгалтерской компании, мы отметили, как ее сотрудники эффективно обрабатывают звонки в периоды максимальной нагрузки. Вы можете встретиться с похожими трудностями, каким бы ни был сезон высокого спроса в вашем бизнесе. Вот как работает система, созданная этой компанией.
В конце года все ее клиенты (финансовые директора) одновременно хотят получить первоочередное обслуживание.
Финансовые директора звонят, чтобы узнать подробности годовых отчетов, и ожидают «живого» обслуживания, как будто они единственные, кто попал в поле зрения компании, оказывающей бухгалтерские услуги.
Первая линия обороны – секретарь-референт – обычно занимается ожидающими абонентами, чтобы понять суть проблемы, и зачастую довольно умело справляется с этим. Такой помощник обещает дать ответ в скором времени и с минимальным неудобством для позвонившего.
«Предоставьте это мне, – обычно заверяет помощник очередного позвонившего финансового директора. – Вам ответят до обеда».
Но в компании, о которой идет речь, пошли еще дальше. Как только линия секретаря-референта тоже оказывается занятой, звонок автоматически направляется в Центр интеллектуальных сообщений, созданный специально для интенсивной поры этой части года.
Там обученный бухгалтер (иногда пенсионер, нанятый только на этот непростой период) разговаривает с абонентом, выясняет суть проблемы, предоставляет решение и по электронной почте докладывает об этом соответствующему менеджеру по работе с клиентами. Если решение не было найдено, бухгалтер Центра заверяет абонента, что нет нужды перезванивать или повторять сообщение позднее, после чего кратко описывает менеджеру проблему, и клиент получает окончательный ответ уже от менеджера.
Таким образом, эта компания справляется с большим количеством звонков, предоставляя клиентам качественное профессиональное обслуживание – тем, кто в нее обращается, никогда не приходится повторять запросы или ждать туманно обещанного ответного звонка.
Планирование стало решающим фактором экономии времени.
Телеконференции экономят время и деньги
Сегодня компании используют теле– и интернет-конференции для экономии времени и издержек на поездки. Многие поставщики услуг проводят эти мероприятия для многосторонних обсуждений. Абонентам это удобно – буквально копеечная стоимость минуты звонка позволяет заключить сделку, укрепить отношения и при этом не затруднять многочисленных партнеров поездками.
