Архивация — вот что вам нужно
Итак, что представляет собой качественная система архивации, как ее быстро разработать и сделать удобной в использовании?
В архивации нет ничего загадочного. Как и при сортировке на кухне, мы начинаем с категорий. От категорий переходим к подкатегориям и под каждую подкатегорию собираем все документы. Разница в том, что вместо автоматизированных рабочих мест, буфетов и шкафчиков мы используем офисные шкафы, столы и тумбы. Словом, тот же процесс сортировки и упорядочения.
Начните с секций стола или шкафа: каждой категории присвойте собственную секцию. Тогда у каждой подкатегории в секции будет собственная папка. А после разложите документы по папкам в своих подкатегориях.
Разработав систему, подпишите секции, наклейте бирки на все папки и поместите в них соответствующие документы в хронологическом порядке: самые старые бумаги вниз, новые — наверх. Папки в ящиках разложите в алфавитном порядке, и вот здесь можете немного поварьировать. Можете сложить папки от А до Я или от Я до A, слева направо или сверху вниз. Ну как? Проще не придумаешь!
Чем больше секций, тем дальше можно изолировать определенные виды документов друг от друга. Вот иллюстрация структуры архивного шкафа.
Ящик (Категория)
Папка (Подкатегория)
— Документ (самый давний).
— Документ.
— Документ (самый новый).
Вот список секций в моей системе регистрации.
Административный: Личное
Административный: VirgoMan
Финансы и домашнее хозяйство
Клиенты (А — Н)
Клиенты (О — Я)
Исследования: Личное
Исследования: Профессиональное
И вот что они содержат.
Административный: личное
Здесь хранятся документы обо всех аспектах моей жизни, включая медицинские карточки, закладные и контракты, счета и выписки, налоговые декларации, страховые полисы, резюме. Если речь идет лично обо мне, Эндрю Меллене, а не о моем бизнесе, в данной секции найдется место для всего. Здесь я также храню отчеты о путешествиях, поездках по редким маршрутам, к которым хочу вернуться. Тут же папка с картами и прозрачным пластиковым конвертом с туристической информацией о моем городе — я дарю ее гостям.
Административный: VirgoMan
Здесь все, что касается моего бизнеса. Пустые бланки контрактов, рекламные проспекты и флаеры, газетные вырезки, переписка с офисом, папки клиентов, включая копии контрактов с клиентами, с агентом и издателем. Счета на оплату офисных расходов. Файлы моего помощника.
Финансы и домашнее хозяйство
Несколько лет назад я сделал в доме капитальный ремонт. Когда я купил дом, у него был разрушенный фундамент, что продавец преднамеренно утаил, и это закончилось судебным иском с моей стороны. Здесь хранятся документы по судебному процессу наряду со всеми квитанциями и документацией для ремонта и реконструкции. Они подтвердят мои расходы на ремонт, когда я буду продавать дом. Я не держу здесь ежемесячные счета за коммунальные услуги — эти бумаги хранятся в отделе «Административный: личное». Только окончательные расчеты за определенные ремонтные работы.
Клиенты (А — Н) — (О — Я)
Эти документы принадлежат непосредственно клиентам. Банковские выписки, налоговые декларации, переписка между клиентами и их поставщиками или кредиторами, квитанции — все лежит в этих ящиках. Если бы у меня была их копия нашего контракта, она хранилась бы здесь.
Исследования: личное
Эта секция содержит статьи и документы, интересующие меня лично. Здесь информация и статьи обо всем: от проектов домашней реконструкции и работы в саду до здоровья и фитнеса. Статьи об окрашивании бетонированных полов и морозоустойчивых растениях. А также статьи о йоге и медитации и папка с материалами об интересных местах, которые хочу посетить.
В этом и соседнем ящиках вещи, интересующие меня, но не связанные со мной напрямую. Но, когда я вижу интересную статью в журнале или газете о недорогом путешествии или новейшем методе, который я мог бы применить, я храню их в этом ящике. Они не скапливаются бумажной грудой на столе.
Честно говоря, я не так уж часто заглядываю сюда. По крайней мере раз в год просматриваю содержимое секции, чтобы избавиться от устаревшей информации.
Исследования: профессиональное
В этом ящике содержатся статьи и документы, интересующие меня с профессиональной точки зрения. Опросы общественного мнения, информация о развитии бизнеса, маркетинговых технологиях, новых системах хранения, франчайзинге — все это и многое другое хранится здесь.
К этому ящику я обращаюсь достаточно часто. Раз в несколько недель отвожу пару часов, чтобы просмотреть его содержимое и разбудить в душе творческие порывы. Если я не назначу встречу самому себе — если она не запланирована в ежедневнике — она не состоится. Вместо этого я проведу время с клиентом или найду другое занятие. Это здорово. Но мне необходимо определенное количество времени выделять на превентивное построение бизнеса, а также на обдумывание, как увеличить его эффективность и получать от него больше удовольствия.
Эту секцию хотя бы раз в год я также очищаю от устаревшей информации.
Используя эти ящики в качестве примеров, проиллюстрирую их дальнейшую структуру.
Административный: VirgoMan (ящик в картотеке)
Регистрация домена и хостинг (папка с файлами):
• Запрос на регистрацию домена (самый давний документ на дне).
• Свидетельство о регистрации.
• Счет 19XX (на пять лет вперед).
• Обновление регистрации.
• Счет 20XX (на пять лет вперед).
• Обновление регистрации.
• Счет 20XX (на пять лет вперед).
А вот другой пример.
Административный: личное (ящик в картотеке)
Медицинские карточки (папка с файлами):
• Результаты анализов (10.11.1995) (самый давний документ на дне).
• Направление от участкового терапевта (УТ).
• Результаты анализов (02.02.1999).
• Результаты анализов (14.03.2002).
• Направление от УТ.
• Результаты анализов (16.01.2005).
• Направление от УТ.
• Результаты анализов (17.05.2009).
Теперь вы понимаете, что организация бумаг не трудна сама по себе, просто занимает время. Если документ не подшит, будет очень трудно его найти.
