CD, DVD и дискеты
Пришло время собрать старые дискеты, компакт-диски и DVD с данными. Не путайте эти диски с видео— и аудио-записями: последние нужно хранить возле телевизора и проигрывателей. Сейчас мы займемся только дисками с информацией.
Соберите и просмотрите их. Сравните данные на дисках с данными на жестких дисках и убедитесь, что все необходимые файлы есть и в компьютере. Чтобы избежать еще большей путаницы, пока мы не дошли до главы 9, повествующей о сортировке компьютерных файлов, проверьте, все ли файлы, импортируемые на компьютер, сохранились в «Моих документах». Можно даже создать новую папку и назвать ее «20XX док импорт».
Проверьте все резервные диски на наличие дубликатов и убедитесь, что у вас есть все последние сохранения. Здесь речь не идет о перестраховке (спросите любого, чей компьютер ломался!), многократные копии многократных копий излишни: вы сможете восстановить данные с одной из резервных копий. Любые диски с личной информацией, которые вы выбрасываете, нужно сломать или уничтожить перед утилизацией: вы же не хотите, чтобы ваши личные дела попали в недобрые руки.
Инструкции по эксплуатации
Все инструкции нужно собрать и хранить либо в прозрачном полиэтиленовом пакете, либо в общей папке (или в двух, в зависимости от объема) по подкатегориям. Во-первых, их нужно выудить из всех тумбочек, уголков и столов, где они могут валяться. После этого выбросьте все инструкции к оборудованию, которого у вас давно нет. Отправьте их в макулатуру.
Оставшиеся можно расположить в алфавитном порядке. Сгруппируйте их по подкатегориям: «Мелкая бытовая техника», «Крупная бытовая техника», «Офисное оборудование» и т. д. или оставьте в случайном порядке. Всякий раз принося в дом новый агрегат, кладите его инструкцию к остальным. И всякий раз избавляясь от какого-либо прибора, избавляйтесь и от инструкции к нему. Если аппарат можно отправить на переработку, туда же отправляйте и инструкцию. Если вы продаете или дарите прибор, отдавайте и инструкцию вместе со всеми комплектующими.
Хранилище контактов
Во второй главе мы создали коробку контактов для всех обратных адресов из поступающей почты. Предлагаю все случайные визитные карточки, спичечные коробки и другие обрывки с наспех записанными телефонными номерами отправлять в этот лоток. И раз в неделю (или с другим интервалом) обязательно переписывайте хотя бы часть в бумажную или цифровую записную книжку либо добавляйте в адресную книгу.
Неважно, постоянно вы общаетесь с людьми и приносите домой визитки или редко обмениваетесь информацией, возьмите за правило добавлять примечания на обратной стороне, чтобы напомнить себе, кто, где и почему дал вам визитку. Например, вот так.
Стюарт: Рождество 20XX
Работал со Стивом: проект «Троян»
Жена: Салли
Если вы посещаете конференции или другие мероприятия, где активно общаетесь, возьмите пластиковый пакет и собирайте туда все визитки. Напишите на пакете название мероприятия и дату в качестве подсказок.
Многие мои клиенты, прежде чем вняли моим советам, были завалены случайными визитками от людей, которых не могли вспомнить. Это не только не приносит пользы, но и может сыграть против вас. Вы никогда не узнаете, есть ли в этой стопке люди, которым вы могли бы помочь или которые были бы полезны вам — упущенные возможности отправляются в мусорное ведро.
Комфорт для клиентов
Если вы встречаетесь с клиентами в домашнем офисе или в жилом помещении дома, важно поддержать профессиональную атмосферу вокруг рабочего места. Оберткам от продуктов, объедкам и прочим следам жизнедеятельности здесь не место. Необходимо также иметь под рукой все файлы, имеющие отношение к посетителям, или бланки, необходимые для работы. Еще один довод в пользу удобной и простой в обслуживании системы архивации — она действительно облегчит вам работу.
Время собирать
Вы уже проделали подобное упражнение с инструкциями по эксплуатации. Теперь пройдитесь по дому и соберите все оставшиеся документы, касающиеся работы офиса. Почта уже пристроена, равно как и инструкции, но повсюду по-прежнему лежат кипы документов. Давайте отправим их все в одну коробку, пока в случайном порядке. Шаг первый: их нужно найти. Шаг второй — рассортировать.
Сортировка, уборка и перепланировка
Что хранить, а что выбросить
Теперь, когда мы собрали беспризорные бумажки со всей квартиры, пришло время рассортировать их. Во-первых, отделить хлам и сразу же выбросить. Не стоит сожалеть о подобных бумагах.
• Рекламные листовки.
• Запросы, ходатайства, приглашения от благотворителых учреждений, которым не собираетесь помогать.
• Запросы, ходатайства, приглашения от фирм, к которым вы не имеете отношения и с которыми не собираетесь работать.
• Запросы, ходатайства, приглашения о событиях, которые вы не планируете посещать.
• Истекшие скидочные купоны.
• Истекшие гарантии и договоры на обслуживание, обязательно извлеките информацию о техподдержке или контакты изготовителей.
• Устаревшие ежедневники, планы (храните календари, ежедневники или другую документацию о своих деловых поездках, если вам нравится отслеживать этапы своей карьеры).
• Общая информация о счете, выписки, которые вы прочитали или не собираетесь читать.
• Поздравительные открытки без личных приписок.
• Чеки на товары, не облагаемые налогом (средства личной гигиены, продукты питания).
• Приглашения на мероприятия, которые уже состоялись.
• Инструкции по эксплуатации для приборов, которых у вас уже нет.
• Инструкции по инсталляции уже установленных программ.
• Истекшие страховые полисы (после сравнения старых с новыми, чтобы убедиться, что страховка распространяется на те же случаи).
• Визитные карточки людей, которых вы не помните.
• Карты или атласы старше трех лет.
• Периодические издания и каталоги (не старше трех месяцев для периодических изданий; старые каталоги меняются на новые).
• Статьи (вырезки), если вы их не читали или не обращались к ним более двух лет (включая рецепты!).
• Дубликаты чего-нибудь (если не копируете для кого-то, то поместите их в «Актуальные вопросы» плюс конверт с именем получателя).
• Туристические брошюры (были вы там или нет, это не сувениры).
• Финансовые, банковские документы (проконсультируйтесь с бухгалтером).
▪ выписки, оплаченные чеки старше семи лет;
