Вся беседа длилась около тридцати минут. Через несколько недель Шваб послал Ли чек на $25 тыс.
[23] с письмом, в котором сообщал, что это был самый прибыльный урок в денежном отношении за всю его жизнь!
Этому совету уже почти сто лет, но с годами его ценность только увеличивается: взять самое важное дело и делать его, пока не сделаешь. Потом выбрать следующее самое важное дело и делать его до завершения и т. д.
Как сортировать дела по важности, мы уже рассматривали в предыдущих разделах.
Скептики могут утверждать, что этот принцип в современном мире неприменим, поскольку у современного руководителя слишком много дел и у него просто нет возможности все время заниматься одним из них. Если вы так думаете, то вам нужно снова перечитать предыдущие разделы и еще раз выполнить все относящиеся к ним задания. Там мы говорили о том, как с помощью планирования работы подчиненных руководитель может получить в свое распоряжение некоторое количество свободного времени, в течение которого он может заниматься делами по своему усмотрению. Вот это отвоеванное свободное время вы и можете использовать для того, чтобы сконцентрироваться на выполнении самых важных дел.
Обратите внимание: очень часто для того, чтобы найти решение, нужно изменить формулировку задачи.
Изначальная формулировка была «как справляться с множеством дел», что подразумевает «как в условиях ограниченных ресурсов справляться с множеством дел». Поэтому мы подсознательно искали решение, которое позволит нам растянуть наши ограниченные ресурсы на множество дел.
А правильное решение – без потери эффективности сократить список дел в соответствии с имеющимися ресурсами. И оно очевидно – нужно заниматься только важнейшими делами, на которые хватит ваших ресурсов и которые позволят достичь максимальной эффективности.
Задание 8. Только важные дела
1. Среди своих дел на неделю выберите самое важное и сосредоточьтесь на его выполнении в то свободное время, которое вы уже отвоевали себе как руководитель. Не отвлекайтесь на выполнение других дел, пока не выполните это. После того как выполните его, определите следующее важное дело и занимайтесь им.
2. Ведите учет своих выполненных важных дел за каждую неделю: записывайте их в конце каждой недели.
3. Старайтесь увеличивать их еженедельное количество.
4. По итогам месяца составьте график количества выполненных важных дел по неделям. Проанализируйте, насколько ускорилось после этого достижение вами целей.
Как проводить совещания
Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени поглощают совещания. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы напрасно расходовалось столько времени сотрудников, как при проведении совещаний! Ведь чем больше участников, тем дольше это мероприятие. В некоторых компаниях менеджеры до 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.
Пример
Однажды, когда я был молодым инженером научно-исследовательской лаборатории, в которой работало менее 50 человек, я как-то подсчитал количество времени, проводимого на плановых совещаниях. Получилось, что на работу у меня оставалось всего около 4 часов в неделю, все остальное время я сидел на совещаниях. Пытаясь как-то исправить ситуацию, я распечатал свое недельное расписание, черным закрасил на нем время совещаний и повесил эту мрачную картину над своим рабочим местом.
Начальник увидел этот документ в мое отсутствие. Говорят, содрал его со стены, черкал, кричал, что это неправда… Но через пару недель после этого количество и продолжительность совещаний он сократил почти в два раза. Только за счет этого мое свободное время руководителя увеличилось почти в пять раз!
Как вы думаете, это произошло случайно?
Можно ли вообще обойтись без совещаний? Наверное, нет: главная задача руководителя – организовывать работу других людей. Для этого нужно обмениваться информацией друг с другом. Совещание – один из удобных способов такого обмена информацией. Поэтому, чтобы сократить расходы времени сотрудников до приемлемого уровня, руководителю нужно:
♦ убедиться, что в данном случае без совещания обойтись совершенно невозможно;
♦ организовать правильную подготовку и проведение совещания.
Существуют целые книги, специально посвященные тому, как правильно готовить и проводить совещание. Мы же выделим только наиболее важные правила, позволяющие сохранить пользу совещаний и при этом сократить расходы времени в разумных пределах.
Рекомендуется созывать совещание, когда:
♦ вы нуждаетесь в информации или совете, которые вам может предоставить только групповое обсуждение;
♦ вы хотите, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;
♦ вы хотите поделиться информацией или поставить всех в известность о конкретной ситуации;
♦ вы имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения;
♦ вы считаете, что группа испытывает необходимость в таком совещании. Лучше не созывать совещание, если:
♦ предмет обсуждения – это личный вопрос, который должен быть улажен один на один;
♦ у вас нет времени на его подготовку;
♦ проще и эффективнее решить задачу другим способом: записка, электронная почта, телефонный звонок, коллективное обсуждение в сети;
♦ задача не настолько важна, чтобы тратить на нее столько времени;
♦ участники совещания не имеют возможности к нему подготовиться. Подготовка к совещанию обычно включает в себя следующее:
♦ определение цели и ожидаемых результатов совещания;
♦ составление списка участников;
♦ распределение ролей во время совещания;
♦ определение даты, времени, места проведения и продолжительности совещания;
♦ выяснение следующих вопросов:
• какую информацию нужно подготовить для участников совещания;
• какую подготовку должны провести участники совещания до его начала;
• что должно быть сделано для организации проведения совещания.
Цель совещания
Первое, что нужно уяснить: у каждого совещания должна быть цель и должен быть результат (табл. 4.7).
Таблица 4.7. Примеры возможных целей и результатов совещания
