Если невозможно сформулировать цель или результат, то совещание собирать нельзя.
Составление списка участников
Цель совещания определяет состав участников. Пригласите на совещание людей, которые:
♦ принимают решения по вопросам, связанным с достижением цели совещания;
♦ обладают знаниями, необходимыми для достижения цели совещания;
♦ будут исполнять принятые решения;
♦ по роду своей деятельности должны ознакомиться с информацией, которую вы предоставите во время совещания.
Приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете повысить свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков.
Особенно будьте осторожны с такими вещами, как статус совещания и предоставление информации участникам. Очень многие зря теряют время, принимая участие в совещаниях только потому, что должны поддерживать свой статус или должны быть в курсе происходящего. Вы можете резко сократить количество участников (и их расходы времени), если договоритесь заранее с теми, кто заинтересован только в информации и в поддержании статуса, о рассылке им протоколов совещания с возможностью для них дать потом свои комментарии.
Распределение ролей во время совещания
При подготовке к совещанию убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Один человек в процессе совещания может играть несколько ролей. Рассмотрим основные.
Лидер – тот, кто принимает решение о проведении совещания (или от чьего имени оно организовывается), определяет его цель, утверждает состав участников, принимает окончательное решение и подводит итоги.
Ведущий – тот, кто непосредственно проводит совещание, организовывает обсуждение, предоставляет слово участникам, следит за объективностью рассмотрения различных точек зрения, гасит возможные конфликты. В общем, именно он проводит совещание через все стадии вплоть до принятия окончательного решения и подведения итогов.
Эксперт – лидер мнения или главный специалист по теме обсуждения. Его задача – с высоты своих знаний предлагать идеи, разрабатывать или оценивать решения.
Секретарь – формулирует ключевые моменты, идеи и решения, которые являются результатом совещания. Он же ведет протокол совещания, предоставляет его на подпись лидеру и организовывает рассылку всем участникам, исполнителям и тем, кто должен быть проинформирован.
Организатор – организовывает и выполняет все мероприятия, необходимые для подготовки и обеспечения совещания.
Очень может быть, что для небольших групп вы сами будете исполнять все роли. В этом нет больших проблем при условии, что вы в каждый момент времени будете играть только одну роль и не будете их смешивать. Потому что если смешать, например, роль эксперта и роль ведущего, то у вас может появиться подсознательный соблазн выделить свое мнение как эксперта и ограничить возможность высказываться для других экспертов.
Определение даты, времени, места проведения и продолжительности совещания
Дату, время и место нужно выбирать так, чтобы обеспечить удобство проведения совещания и дополнительно сократить расходы времени на его проведение.
Начнем с места. Идеально – комната для переговоров. Если у вас ее нет – кабинет лидера совещания. Если и этого нет – любое помещение, в котором могут разместиться все участники, включая коридоры и другие явно не приспособленные для этого места.
Дату и время лучше выбирать так, чтобы не разрывать день на части: сразу с утра, перед обедом, сразу после обеда, в конце дня. Во всех этих случаях экономится время сотрудника на переход к месту совещания: он либо сразу приходит на него из дома или с обеденного перерыва, либо сразу с него идет на обед или домой. Казалось бы, мелочь, но мы экономим при этом как минимум 5-10 минут х количество участников.
Из практики и научных исследований известно, что если человека отвлечь, на то, чтобы снова вернуться в рабочий режим, он тратит дополнительное время. Поэтому производительность работы сотрудников за один продолжительный отрезок времени будет выше, чем если разбить его на два отрезка времени.
Продолжительность совещания в любом случае не должна превышать 1 час. После этого времени сосредоточенность участников на предмете совещания существенно снижается
[24], а расходы времени катастрофически растут.
Поэтому чем короче совещание, тем лучше. И в этом вам помогут:
♦ тщательная подготовка (об этом мы поговорим отдельно);
♦ хорошая работа ведущего – он должен вести совещание в темпе и не позволять участникам отвлекаться на обсуждение других тем. Если в процессе проведения совещания всплывут другие важные вопросы, то для их обсуждения лучше назначить отдельные совещания, а ход проведения этого лучше не ломать;
♦ специальные мероприятия – нельзя позволять участникам расслабляться и снижать внимательность. Для этого существует много методов, включая такие экзотические, как замена удобных кресел на жесткие стулья. Короткие совещания вообще рекомендуется проводить стоя.
Какую информацию нужно подготовить для участников совещания
Участникам любого совещания желательно предоставить возможность предварительно ознакомиться с информацией по обсуждаемым вопросам. Это правило обязательно в случае обсуждения вопросов с длинной историей, множеством уже совершенных действий и т. д.
Каждый человек по-разному обрабатывает информацию: одному достаточно просто взглянуть, а другому нужно все прочитать и взять сутки на обдумывание. Поэтому идеальный вариант – когда информация перед совещанием рассылается за день или несколько дней. Тогда участники придут на совещание не просто подготовленными, а с уже заранее сформированными мнениями, которые останется только обсудить.
Какую подготовку должны провести участники совещания до его начала
Во многих случаях нужно требовать от участников, чтобы они тоже провели подготовку к совещанию: собрали информацию, написали отчет о своей работе к отчетному собранию, нашли мнение эксперта к собранию по выработке решения. В таких случаях требования к участникам о том, какую подготовку они должны провести, нужно передать им вместе с другими материалами о совещании (датой, временем, повесткой дня, информацией для участников и т. п.).
Ответственность за сбор материалов от участников до начала совещания возлагается на организатора.
Что должно быть сделано в рамках организации совещания
Чем тщательнее проведена подготовка, тем выше будет результативность совещания и тем меньше затраты времени на его проведение. Поэтому лучше всего составить план подготовки совещания. Для этого можно использовать следующий список вопросов:
