Процесс-ориентированный ответ на письмо № 2:
«Я согласен, что мы должны вернуться к этой проблеме. Вот что я предлагаю.
Где-нибудь на следующей неделе пришлите мне все, что вы помните из нашего обсуждения этой проблемы. По получении этого письма я заведу для этого проекта сетевую папку и положу туда документ, в котором будет собрано то, что вы мне прислали, вкупе с моими собственными воспоминаниями о нашей прошлой дискуссии. В этом документе я выделю два-три наиболее перспективных шага к дальнейшему развитию.
Затем мы можем попробовать эти шаги на протяжении нескольких недель, после чего сверим результаты. Я предлагаю запланировать для этой цели телефонный разговор где-нибудь через месяц. Ниже я перечисляю даты и время, когда буду доступен для звонка. Когда вы будете пересылать мне свои заметки, напишите заодно сочетание даты и времени, которое наиболее для вас удобно, и мы будем считать этот ответ подтверждением встречи. Жду возможности углубиться в эту проблему».
Процесс-ориентированный ответ на письмо № 3:
«Спасибо, что ответили мне. Я собираюсь прочесть ваш черновик статьи и прислать вам отредактированную версию, снабженную примечаниями, к пятнице (10-е число). В этой присланной вам версии я исправлю все, что смогу исправить сам, и отмечу комментариями те места, где, по моим представлениям, вы лучше меня сможете внести нужные исправления. После этого у вас будет все необходимое, чтобы отшлифовать окончательный вариант статьи и отправить ее в издательство, поэтому я оставлю это на вас. Вам нет необходимости отвечать на это письмо или связываться со мной после того, как я пришлю вам отредактированную версию, за исключением, разумеется, того случая, если у вас возникнут дополнительные вопросы».
Составление этих примерных ответов я начал с того, что обозначил проект, стоящий за сообщением. Заметим, что слово «проект» я здесь использую в самом широком смысле – оно может относиться к чему-то большому, несомненно являющемуся проектом, например к дальнейшей разработке научной проблемы (пример № 2), но также легко применимо и к небольшим техническим задачам вроде договоренности о встрече за чашкой кофе (пример № 1). Затем я потратил несколько минут на то, чтобы продумать процесс, который приведет нас от текущего состояния к желаемому результату при минимуме переписки. Конечным шагом было написать ответ, в котором четко описывался этот процесс и место, где мы в нем находимся. Приведенные примеры касаются ответов на письма, но не должно быть сомнений, что тот же самый подход применим и в случае, когда вы пишете новое сообщение с чистого листа.
Процесс-ориентированный подход к электронной переписке может значительно смягчить воздействие этой технологии на ваше время и внимание. Для этого имеются две причины. Во-первых, он сокращает количество сообщений в вашей папке входящих – порой весьма значительно (даже такой простой вопрос, как соглашение о встрече за чашкой кофе, может вылиться в полдюжины или десяток сообщений на протяжении многих дней, если вы не будете осторожны с ответами). А это, в свою очередь, уменьшает количество времени и умственных сил, которые вы тратите на просмотр входящих писем.
Во-вторых, если позаимствовать термин у Дэвида Аллена, хорошее процесс-ориентированное письмо немедленно «замыкает контур» в отношении текущего проекта. Когда какой-либо проект инициируется отсылаемым или полученным вами сообщением, он остается в вашем мысленном ландшафте «на повестке дня» – в том смысле, что он был доведен до вашего внимания и в конце концов вам необходимо с ним что-то сделать. Данный метод замыкает эту болтающуюся цепочку, как только она начинает формироваться. Благодаря тому что вы проработали весь процесс, добавили в свой список задач и календарь все связанные с ним обязательства со своей стороны и довели сделанное до сведения другой стороны, вы освобождаете голову для других вещей. Чем меньше умственного мусора, тем больше умственных ресурсов остается свободными для углубленного мышления.
Вначале процесс-ориентированный подход к переписке может показаться нелогичным. Прежде всего, он требует, чтобы вы дольше обдумывали свои сообщения перед тем, как их написать. Если брать в расчет только данный момент, можно сказать, что вы тратите на переписку больше времени, чем прежде. Однако важно помнить о том, что две-три лишние минуты, потраченные на это занятие, сэкономят вам гораздо больше времени в будущем, поскольку вам больше не придется читать и отвечать на массу ненужных писем.
Другое возражение состоит в том, что процесс-ориентированные сообщения могут показаться неестественными и чересчур формальными. Текущее общепринятое соглашение относительно электронной почты требует, чтобы она велась в разговорном тоне, который не вяжется с более систематическим подходом процесс-ориентированной переписки с обычными для нее графиками и вариантами дальнейших решений. Если это вас беспокоит, могу предложить вам предварять свои письма более пространной разговорной преамбулой. Вы даже можете отделить процесс-ориентированный раздел от разговорного вступления при помощи разделительной линии или озаглавить его «Предлагаемые шаги», так чтобы его формальный тон выглядел более уместным в контексте вашего письма.
В конечном счете все эти мелкие затруднения оправдают себя. Открыто применяя осознанный подход к тому, что предлагают вам сообщения, мелькающие в вашей папке входящих, вы в огромной степени сократите негативное воздействие этой технологии на свою способность делать действительно значимую работу.
Совет № 3. Не отвечайте на письма
В мою бытность аспирантом в MIT я имел возможность общаться со знаменитыми учеными. При этом я отметил, что многие из них обладали поразительной и довольно редко встречающейся способностью: получая электронное письмо, они, как правило, не отвечали на него.
Со временем я узнал, какие соображения стояли за этим поведением. По их мнению, задача отправителя – убедить своего корреспондента, что отвечать стоит. Если вам не удалось написать достаточно убедительно, а также значительно сократить усилия, требующиеся от профессора, чтобы вам ответить, – ответа вы не получите.
Вот пример письма, которое, скорее всего, не дождется ответа от большинства носителей знаменитых имен в институте:
Добрый день, профессор! Хотелось бы как-нибудь зайти к Вам поговорить о <таком-то предмете>. Сможете ли Вы найти время?
Ответ на такое послание требует слишком много работы («сможете ли Вы найти время?» – слишком расплывчатый вопрос, чтобы на него можно было ответить сразу). Кроме того, здесь нет никакой попытки обосновать, что этот разговор будет стоить времени, потраченного на него профессором. Помня об этих критических замечаниях, посмотрим на другую версию того же письма, имеющую больше шансов на ответ:
Добрый день, профессор! Я работаю над проектом, идентичным <такому-то предмету> вместе с моим руководителем <профессором таким-то>. Не мог бы я зайти к Вам в четверг, в течение последних пятнадцати минут Вашего рабочего времени, чтобы более подробно рассказать о том, чем мы занимаемся, и, может быть, найти какие-то соответствия с Вашим текущим проектом?
