Однако правила со временем меняются. Сегодня это может выглядеть так.
• Шеф генерирует идеи, а вы должны продумать, как их осуществить.
• Шеф объясняет вам цели своего замысла и устанавливает ограничения. Ваша задача — убедиться в том, что такой проект действительно необходим, и подумать, как претворить общие пожелания в конкретные результаты.
• Далее вы должны составить перечень работ и график их выполнения, список необходимых ресурсов.
• Затем вы руководите ходом работ и устраняете возникающие проблемы.
Нет смысла менять что-либо в этом порядке. Если ваш начальник займется детальной разработкой плана, то кто тогда будет решать стратегические вопросы? Однако не стоит автоматически брать на веру все, в чем он уверен. Вам следует лично участвовать в разработке плана. Так вы сможете понять ожидания начальника от проекта, предложить свои подходы, поставить вопросы.
Но есть одна трудность: большинство начальников, поручая вам проект, не напоминают, что нужно уяснить задачу, оценить реализуемость и т. д. Часто вам даже не дают времени на планирование и анализ, а заставляют немедленно начать работу, ссылаясь на жесткие сроки.
Здесь следует проявить инициативу, независимо от того, просят вас об этом или нет. Если шеф хочет, чтобы вы успешно выполнили проект, поступайте так, чтобы оправдать эти ожидания.
Ваши первые шаги
Ключ к успеху проекта — активность. Не ждите, пока вам скажут, что делать, а делайте то, что считаете нужным и целесообразным.
• Вы добываете информацию, потому что она вам необходима.
• Вы управляете процессом, потому что знаете, как сделать это лучшим образом.
• Вы привлекаете к проекту нужных, по вашему мнению, людей.
• Вы анализируете предполагаемые проблемы и риски проекта и ищите способы их преодоления.
• Вы делитесь информацией с теми, кого считаете нужным проинформировать.
• Всю информацию, касающуюся проекта, вы записываете.
• Вы отвечаете за проект и часть ответственности передали другим его участникам.
Борьба с попытками уменьшить значимость проектного менеджмента
Будьте готовы к тому, что вашу активность попытаются "притормозить". Вот перечень обычных возражений, призывающих вас расслабиться, а также ваши возможные ответы.
• Умение руководить проектом — это хорошее дополнительное качество, но отнюдь не необходимое.
Ответ. Хорошие руководители проектов часто создают впечатление, что они добиваются успеха, ничего лично не делая. Кажется, что они не применяют никаких особых методов и технологий, а результат получается сам собой. К сожалению, практика показывает, что причины неудач многих проектов часто обусловлены неэффективным применением принципов проектного менеджмента: недостатками планирования, бестолковой организацией, слабым контролем за выполнением работ.
• Ваш проект на грани срыва сроков; у вас нет времени на планирование.
Ответ. К сожалению, логика здесь прямо противоположная. В критической ситуации вы как раз не можете позволить себе отказаться от плана. Почему? Потому что у вас кризис, жесткие сроки и ограниченные ресурсы, вам нельзя допускать ошибки. А ошибки всегда неизбежны, если работаешь под сильным давлением и действуешь под влиянием эмоций (два характерных признака кризисной ситуации).
• Структурированный проектный менеджмент годится только для больших проектов.
Ответ. Независимо от размера проекта, методика та же. Необходимо ответить на вопросы: какой результат нужно получить? Какие работы будут выполняться? Кем они будут выполняться? Когда это должно быть сделано? Соответствует ли все это целям проекта?
В больших проектах на ответы уходят недели и месяцы, а в маленьких (на несколько дней работы) может хватить 15 минут. Но все вопросы должны быть решены.
• Ваш проект требует творческого подхода и новых решений. Результат его выполнения нельзя предсказать с достаточной степенью точности.
Ответ. Одни проекты более предсказуемы, другие — нет. Однако люди всегда рассчитывают получить конкретный результат в определенное время. Поэтому планирование при управлении проектами с высокой степенью неопределенности особенно важно, так как позволяет оценить возможное влияние непредвиденных факторов и изменений.
Ошибочные суждения о проектном менеджменте
Существует ряд заблуждений по поводу проектного менеджмента. Вот три самых распространенных.
• Для управления проектами дополнительное время не требуется.
Ответ. На все требуется время: на обсуждение проекта с заинтересованными в нем людьми, на разработку плана проекта, на создание команды исполнителей, на контроль за ходом работ и на отчетность по выполнению заданий. Но гораздо больше времени вы сэкономите, если в результате этой работы сумеете избежать многих проблем и получите ожидаемые результаты.
• Проектный менеджмент — это одни графики и диаграммы.
Ответ. Графики и диаграммы помогают проанализировать и наглядно отобразить информацию по проекту. Хотя информация сама по себе не гарантирует успеха проекта.
• Проектный менеджмент — это всего лишь умелое использование специального программного обеспечения.
Ответ. Программное обеспечение позволяет записать, проанализировать и сохранить все данные по проекту. Как и в предыдущем случае, информация в чистом виде не гарантирует успеха проекта.
И наконец, хорошие новости
Вероятно, вы подумаете: "Ну хорошо, вот я услышал обо всех этих продвинутых методах планирования, но стоит ли игра свеч?" Уверяю вас, стоит. Применив на практике принципы управления проектами, вы обнаружите, что:
• можете сделать больше;
• можете сделать все быстрее;
• можете сэкономить ресурсы.
Слишком хорошо звучит, чтобы быть правдой? Поверьте, это вполне возможно, потому что вы сможете:
