Чтобы «спать спокойно» и не потерять сотни тысяч рублей, вам нужно понимать, как избежать этих трех ситуаций.
Итак, рекомендации по первой ситуации: что делать, чтобы не оштрафовали за неправильно оформленные документы.
Десять способов сэкономить
50 000 рублей на штрафах
от трудовой инспекции
1. Заключайте с работниками трудовой договор
в письменной форме.
С 2015 года ужесточили ответственность за отсутствие трудового договора. Поймите, в принципе, ничего страшного для вас в трудовом договоре нет. Скорее даже наоборот.
Чаще всего трудовые договоры не заключает совсем малый бизнес, опасаясь, что придется платить очень много налогов из-за указанной в нем зарплаты.
Однако трудовой договор – это прежде всего ваша безопасность. Конечно же, размер налогов зависит от размера зарплаты, но это всего лишь один пункт в договоре, и этот момент можно безопасно оптимизировать.
За отсутствие трудового договора вы будете оштрафованы.
2. Проверьте, чтобы в трудовом договоре был минимальный набор из шести обязательных условий.
Эти условия указаны в статье 57 Трудового кодекса РФ:
1) место работы;
2) трудовая функция (должность, профессия);
3) дата начала работы;
4) условия оплаты труда;
5) условия труда на рабочем месте;
6) условие об обязательном социальном страховании.
Это минимальный общий перечень. Он может быть дополнен в зависимости от ситуации. Подробнее можете посмотреть в этой же статье Трудового кодекса РФ.
Просто формально за отсутствие любого из пунктов вас могут оштрафовать, и не важно, что это никому вреда не принесло.
3. Договор должен быть максимально конкретный, с подписью работника, удостоверяющей, что он получил копию трудового договора.
Должностные инструкции должны быть максимально полными. Это ваш «запасной парашют». Если вы увидите, что расстаться по-хорошему все-таки не получится, то сможете фиксировать нарушения должностных инструкций.
Для этого инструкции должны быть максимально конкретными, направленными на достижение конкретного конечного результата.
Например, менеджер по продажам должен делать 50 исходящих звонков в день с конкретного телефона (чтобы можно было отследить количество), должен высылать минимум 30 коммерческих предложений в день строго до 15.00. Если сотрудник изначально согласился на такое (а раз подписал договор, то согласился), значит, вы имеете право с него требовать, а за невыполнение – брать объяснительные записки и налагать дисциплинарные взыскания до тех пор, пока их не накопится достаточно для увольнения.
Если нет подписи работника, то с него нечего и требовать. Если нет подписи, что работник получил экземпляр трудового договора, то вас оштрафуют!
Обязательно пропишите в договоре:
должностные обязанности, потому что если они не прописаны, то должны быть приняты и утверждены должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием;
условия оплаты труда (оклад, проценты, за что платятся проценты), потому что если они не прописаны, то должно быть принято и утверждено положение об оплате труда работников;
премии и прочее материальное стимулирование, потому что если они не прописаны, то должно быть принято положение о премировании и материальном стимулировании работников.
4. Никаких «неофициальных» штрафов в трудовом договоре!
Некоторые работодатели накладывают денежные штрафы на работников за те или иные проступки (например, за опоздание). Однако Трудовой кодекс позволяет налагать на работника только три вида дисциплинарных взысканий:
замечание;
выговор;
увольнение.
Поэтому если вы пропишете в договоре, что работник будет оштрафован деньгами, и этот договор попадет к трудовому инспектору, оштрафованы будете уже вы.
5. Трудовые книжки: правильно заполняем и ведем учет.
Порядок ведения трудовых книжек установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225 «О трудовых книжках». Также у вас должны быть:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы книг установлены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69.
Сам факт отсутствия этих документов – основание для наложения штрафа.
6. Минимальная зарплата выше МРОТ (минимального размера оплаты труда).
Какую минимальную зарплату можно указать в трудовом договоре? Главный ориентир – это МРОТ. Его точный размер указан в Федеральном законе от 19.06.2000 года «О минимальном размере оплаты труда».
Так, с 1 января 2015 года МРОТ составляет 5 965 рублей.
Однако, помимо общероссийского МРОТ, есть еще региональные соглашения между администрациями регионов и профсоюзами, которыми минимальный размер оплаты труда может быть повышен!
Так, например, в Санкт-Петербурге МРОТ на 2016 год составляет 11 700 рублей. Так что размер МРОТ необходимо отслеживать ежегодно. Ориентироваться нужно на региональные соглашения.
Если в ваших трудовых договорах зарплата будет ниже МРОТ, это станет основанием для наложения штрафа.
7. Зарплата два раза в месяц – и не реже чем каждые полмесяца.
В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса, работодатель должен выдавать зарплату минимум дважды в месяц – не реже чем каждые полмесяца. Соответственно, если вы выдаете зарплату раз в месяц – это нарушение. Если вы выдаете зарплату реально два раза в месяц, но оформляете одну расчетно-платежную ведомость, то это будет расценено как выдача зарплаты один раз в месяц.
Эти условия никак нельзя изменить соглашением между работником и работодателем. Попытки были, но Роструд запрещает (письмо Роструда от 01.03.2007 года № 472-6-0). Если у вас одна расчетно-платежная ведомость в месяц, либо будет доказано, что зарплата выплачивалась раз в месяц, это станет основанием для наложения штрафа.
8. Просто сделайте обязательные локальные акты организации.
Почему я пишу «просто сделайте»? Потому что практического толка в них очень мало, большинство их и не делает, однако за сам факт отсутствия этих документов вас оштрафуют.
К общим документам относятся:
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
