Запомните правило коммуникации: используйте для выражения своей идеи одну сторону половины бумажного листа. Оно позволит вам всегда излагать свои мысли простым, ясным и четким образом – как при письменном, так и при устном общении. Чем меньше – тем лучше.
Одна сторона половины бумажного листа!
Разумеется, я вполне понимаю, что вы не всегда сможете ограничиться в деловой коммуникации половиной листа. Но это не самое главное. Просто попытайтесь использовать данное правило для упрощения всего – стратегий, идей, речей, презентаций, отчетов, руководств и т. п.
Жаргон – враг простой и ясной коммуникации
Эффективное общение необходимо менеджерам для того, чтобы их подчиненные четко понимали, что значат слова руководителя и чего он ждет от коллектива. Не менее важно, чтобы лидеров понимали большие группы людей как внутри организации, так и за ее пределами. Степень концентрации усилий организации определяет ее шаги и принимаемые решения. Если направление и объем предстоящей работы неясны или приводят людей в замешательство, то их действия и решения окажутся нескоординированными и несбалансированными, что обязательно приведет к ухудшению результата.
Во многом путаница в общении происходит из-за использования профессионального жаргона. Обычно фразы и термины, формирующие таковой, могут иметь множество значений, причем порой противоречащих смыслу ваших слов. С точки зрения коммуникации жаргон не очень-то и нужен.
Я с ходу назову несколько жаргонизмов, которые раздражают меня сильнее всего. Что могут значить в том или ином контексте слова и выражения «синергия», «соединение точек», «изменение парадигмы», «передача конверта» или «низко висящий фрукт»?
Давайте рассмотрим пример: вы говорите мне, что не успеваете сделать работу по проекту, над которым трудится несколько подразделений, но собираетесь «передать конверт» остальным, чтобы закончить вовремя. Что это значит в точности? Какие конкретные шаги вы планируете предпринять? Каким образом вы собираетесь донести до других мысль о срочности и объяснять необходимость завершить работу к назначенной дате? Иными словами, перед тем, как рассказывать, каким образом вы собираетесь достичь целей, вы должны будете сообщить мне массу конкретных деталей.
Однако если жаргонные словечки по своей сути бессмысленны, почему же их так активно используют?
Я предполагаю, что этому есть несколько объяснений. В приведенном выше примере вам как сотруднику гораздо проще будет сказать своему менеджеру какую-то общую фразу типа «передать конверт», чем заявить о своей ответственности за конкретные действия, решения и графики работ. Во многих случаях люди хотят, чтобы их слова звучали весомо, даже если не представляют себе, каким образом собираются выполнять работу в соответствии с графиком. В других случаях сотрудники произносят эти «весомо звучащие» фразы, потому что им кажется, будто менеджер рассчитывает услышать что-то подобное от них как от знающих и вызывающих доверие специалистов.
Концентрация и измерения
В самом начале карьеры меня перевели в Милуоки, для того чтобы я возглавил отдел продаж компании Wisconsin Telephone. В то время в американской телекоммуникационной отрасли уже начинала разворачиваться жесткая конкурентная борьба. Телефонные компании были большими, старыми и сонными гигантскими монополиями. Кроме того, их работа (в отличие от деятельности появлявшихся конкурентов) достаточно жестко регулировалась правительством.
Приехав в Милуоки, я представился Джиму Говарду, президенту Wisconsin Telephone. С самого начала было совершенно понятно, чего он от меня хочет. Мне предстояло любой ценой остановить отток клиентов. Руководитель сказал, что готов поддержать меня всеми способами, однако он абсолютно не верил, что я смогу удержать клиентов от ухода к конкурентам и тем более заполучить обратно нескольких ушедших ранее.
В первый же рабочий день я вызвал шестерых своих менеджеров по продажам на встречу. Я рассказал им о том, что собираюсь дать отпор конкурентам, удержать имеющихся клиентов и вернуть тех, кого мы потеряли. Подчиненные смотрели на меня, новичка, так, будто я только что прилетел с Марса.
Я терпеливо выслушал их объяснения того, почему компания теряет клиентов. Затем я сказал, что начиная с этого момента я не принимаю никаких оправданий в случае потери еще хотя бы одного человека. В завершение встречи я попросил каждого из менеджеров подойти ко мне на следующий день, чтобы обсудить планы, цели, ожидаемые результаты и достижения, связанные с выполнением планов.
Встречи один на один на следующий день оказались достаточно болезненными и разворачивались по одному и тому же сценарию. У менеджеров имелись вполне ясные цели, и практически все эти люди выполняли или даже перевыполняли свои планы. Однако их цели оказались поставлены неверно! У них были планы по количеству звонков клиентам, графики оценки текущих результатов подчиненных. Они отвечали за посещаемость сотрудников, за отсутствие аварий при использовании корпоративного транспорта и за массу других полезных вещей. Нет нужды говорить, что мне было достаточно просто понять, почему мы так быстро теряем клиентов: на их удержании не фокусировал внимание ни один из моих менеджеров. Они думали о других вещах и измеряли свой успех критериями, которые никак не соответствовали желаемому результату.
Я быстро установил для каждого зависимость оценки его работы от роста доходов и удержания клиентов. Мы принялись ежедневно отслеживать результаты и обсуждать идеи по улучшению работы. В дополнение к этому каждый региональный менеджер, менеджер по продажам и торговый представитель должен был посетить интенсивный тренинг по развитию навыков продаж и глубокому ознакомлению с продуктом. Мы запустили целый ряд программ, позволивших сотрудникам сконцентрироваться на работе и улучшить результаты. Нам пришлось избавиться от нескольких плохо работавших людей.
В результате мы начали наращивать доходы и опередили конкурентов уже через 6 месяцев. А через год к нам вернулся целый ряд ранее ушедших клиентов.
Что же мы сделали нового? Мы сконцентрировали усилия на действительно важных задачах и начали использовать корректные показатели для оценки результатов.
Когда вы концентрируетесь на неправильных вещах, то начинаете измерять не те параметры, никак не влияющие на истинный результат. Хочу сказать еще одну вещь по поводу концентрации и измерений: не играйте с цифрами! У Фрэнка был клиент – телефонная компания, эффективность которой измерялась количеством «произведенных вовремя установок телефонных станций». Эта компания обслуживала розничные магазины, и предполагалось, что работы по установке линий должны завершаться ко дню открытия каждого магазина. Когда Фрэнк посмотрел на долю произведенных установок, она оказалась близка к 90 %, чем вполне гордилось руководство.
К сожалению, достаточно скоро Фрэнк обнаружил в расчетах значительный изъян. С точки зрения компании, «вовремя» фактически означало «в течение 30 дней после обозначенного в договоре срока». Этому показателю измерения деятельности явно недоставало честности. Реальное значение показателя (то есть количество установок, действительно завершенных в оговоренные сроки) составляло около 60 %. Так что если вы серьезно относитесь к концентрации и измерениям, то наверняка захотите, чтобы ваши цифры отражали реальное положение.
