Помните о законе Парето
Пока вас не было, список дел пополнился огромным количеством пунктов. Но не все требуют немедленного внимания. «Многие приходят на работу и сразу открывают почту», – замечает доктор Памела Додд, автор книги «25 лучших приемов тайм-менеджмента» (The 25 Best Time Management Tools and Techniques). Вместо этого она предлагает определить 20 % наиболее важных задач, которые приведут к 80 % результата – к плавному возвращению в рабочий ритм.
Вносите изменения
«Отпуск подталкивает к размышлениям, – пишет Транк. – Но все это окажется впустую, если вы вернетесь в офис и продолжите делать то же самое». По мнению Пенелопы, людям необходимо задуматься о том, какие изменения внести в жизнь, чтобы подстроиться под новый взгляд на вещи.
К примеру, если на отдыхе вы вспомнили об увлечении фотографией и захотели снова им заняться, то, вернувшись, постарайтесь не назначать встречи по пятницам после 15:00. Так вы сможете уходить с работы немного раньше и тратить время на хобби.
Часть девятая
Оптимизируйте социальные сети и электронную почту
Мы уже рассказывали, как взять под контроль вещи, бумаги, цели, приоритеты и даже режим сна. Но ни один уважающий себя автор, который пишет об управлении временем, не может пройти мимо советов о жизни в сети – по крайней мере с точки зрения тайм-менеджмента.
В современном мире онлайн-жизнь включает в себя отбор, сортировку, организацию и контроль огромного количества информации, в том числе электронной почты, социальных сетей и файлов на компьютере.
По данным исследования Microsoft, американцы в среднем проводят семь часов в день за компьютером. Опрос компании Accountemps показал, что на поиск информации работники тратят по шесть недель в год.
Статистические данные могут показаться не связанными между собой. Но это не так. Люди часто ищут что-то на компьютерах. Сколько времени на прошлой неделе вы потратили на то, чтобы найти файл, затерявшийся где-то в ноутбуке?
Мучительный поиск нужного контракта с клиентом подталкивает к мысли, что в периодической уборке нуждаются не только шкафы, но и папки на компьютере. Приведем несколько проверенных способов усовершенствовать жизнь онлайн и освободить больше времени в процессе.
46
Наведите порядок в компьютере
За последние годы объем памяти в компьютерах увеличился во много раз, поэтому вопрос хранения файлов стоит не так остро – в отличие от дурной привычки забивать пространство информацией без разбора. Делимся несколькими способами сохранить порядок на жестком диске.
● Удалите старые ненужные черновики документов, у которых есть обновленная версия.
● Удалите файлы, в которых содержится неактуальная информация.
● Удалите пустые папки, которыми никогда не пользовались.
● Разберитесь с папками, у которых разные названия, но одинаковое содержимое.
● Удалите сотни (или даже тысячи) лишних фотографий из последней поездки.
Избавившись от старого и ненужного, можно приступать к созданию логичной системы.
Попробуйте воспроизвести систему хранения бумажных документов. Чем больше основные папки и категории напоминают привычную нецифровую систему, тем легче искать и сохранять различные документы.
В дополнение к этому создайте на рабочем столе папку «В работе» или «Текущее», чтобы сохранять там все, над чем вы работаете в данный момент, и иметь к этому легкий доступ. Пусть в основном компьютер и служит архивом, но в этой папке можно держать последнюю информацию и проекты.
Наконец, организуйте и обновите закладки в браузере. Там тоже может быть сохранено огромное количество ссылок без особой структуры. Воспользуйтесь возможностями браузера, чтобы создать папки с понятными названиями, которые можно объединить и наполнить закладками.
47
Возьмите под контроль электронную почту
Для многих папка «Входящие» стала полигоном задач, которые необходимо выполнить. Начните уборку в почтовом ящике с удаления старых ненужных писем. Затем опустошите корзину.
Из-за того, что у многих достаточно места для хранения писем, этот шаг часто пропускают. Однако по собственному опыту можем сказать: чем больше человек стремится держать почту в порядке, тем меньше времени ему требуется на поиск необходимой информации.
Организуйте систему хранения электронных писем. Один из способов – создать папки по категориям, которые используются для работы. К примеру, если обычно вы организуете работу по клиентам, в названиях папок укажите их имена. Если по продукту, упомяните его название.
Наконец, не стоит попадать в ловушку и игнорировать файлы на компьютере. Это та же самая ситуация, что с ящиками, шкафами и даже целыми комнатами: в беспорядке они превращаются в черную дыру и начинают высасывать энергию. Случайные файлы всплывают то здесь, то там, и в памяти компьютера остается множество хлама.
48
Разберитесь с папкой «Входящие»
Если вам когда-нибудь приходилось искать что-то конкретное в захламленном шкафу, вы знаете, сколько времени и сил это отнимает. Продираться через коробки со старьем, стопки бумаг, мелочи со свадьбы тетушки Милдред – всё это съедает минуты и часы, а еще проверяет терпение на прочность. Беспорядок в папке «Входящие» способен вызвать те же эмоции и так же вывести из себя. Потратив несколько минут и наведя порядок сейчас, вы сохраните в 10 раз больше времени в будущем.
В работе с почтовым ящиком – два направления. Первое – удалить ненужные письма и рассортировать по категориям оставшиеся. Второе – распределять новые письма при их поступлении.
Для начала удалите все письма, которые вам больше не требуются (не забудьте очистить папку «Спам»). На вашем компьютере наверняка достаточно места, чтобы хранить целое собрание Библиотеки Конгресса, поэтому так привлекательна мысль пропустить этот шаг. Но помните: чем больше порядка в почте, тем меньше времени вы тратите на поиск информации.
Следующий шаг – организовать систему папок, которая позволит относительно легко находить старые сообщения. Можно воссоздать в почте те же папки, которые используются для организации рабочих документов. К примеру, если вы структурируете бумаги по именам заказчиков, так же стоит поступить и с папками в электронной почте. Если вы распределяете их по датам, назовите папки соответствующим образом.
Сколько раз вы возвращались к одному и тому же письму (смотрели, открывали, перечитывали), а затем переключались на другую задачу, ничего не сделав с предыдущей? Как только вы приведете почтовый ящик в порядок, не позволяйте новым письмам его нарушить. Не откладывайте работу с письмом, не ждите, что оно само себя прочитает и напишет ответ. Алан Лакейн в своей известной книге «Искусство успевать»
[5] рекомендует обращаться к каждому документу только раз. Тот же принцип распространяется и на письма. Простое решение – обрабатывать каждое письмо, когда оно поступает, предпринимая одно из следующих действий.
