Хорошей иллюстрацией данного принципа может являться практика президента США Д. Эйзенхауэра, который рассматривал все дела, используя два критерия – важность и срочность. На основе этого он располагал все дела в ячейки простой матрицы, показанной на рис. 2.2.
Задачи категории А (срочные и важные) необходимо решать незамедлительно. Задачи Б (важные, но не слишком срочные) требуют внимания и определения сроков исполнения, без которых они в какой-то момент рискуют превратиться в задачи А, а вы будете к этому не готовы. Задачи В целесообразно перепоручить подчиненным или специалистам, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком важны. Наконец, в отношении задач Г необходимо набраться мужества и сказать себе: «Эти задачи не стоят моих усилий и времени. О них нужно просто забыть».
Рис. 2.2. Матрица Эйзенхауэра
Ловушка, в которую попадает большинство людей, – это то, что они занимаются в основном делами из категорий Г и В и не справляются с задачами А и Б. Часто это происходит потому, что дела из категорий Г и В сделать проще и их результаты сразу видны (а это подтверждает собственную эффективность сотрудника).
В процессе практической деятельности многих менеджеров и управленцев сформировался комплекс принципов и методов, помогающих организовать рабочее время. Рассмотрим самые интересные из них.
Принцип вынужденной эффективности
Когда у вас нет времени для завершения работы, последствия невыполнения которой могут быть достаточно серьезными, вы вынуждены использовать любые средства (раньше вставать, позже ложиться и т. д.), но завершить работу, чтобы избежать возможных негативных последствий. Статистика убедительно показывает, что у вас никогда не будет достаточного времени для того, чтобы переделать все дела.
Принцип вынужденной эффективности помогает сосредоточить усилия только на самых значимых и важных делах, выполняя их качественно и в назначенные сроки. При этом нецелесообразно стараться переделать все накопившиеся дела, так как это может привести к перенапряжению и, как следствие, к потере работоспособности и возникновению стресса. Когда у скульптора Родена спросили, как ему удается из грубого камня делать такие изящные скульптуры, поражающие плавностью линий, он ответил: «Я беру кусок мрамора нужного размера и все лишнее отсекаю». Если менеджер хочет работать продуктивно, он должен научиться, подобно великому скульптору, «отсекать все лишнее» в своей деятельности.
Подготовка рабочего места
Ваше рабочее пространство должно быть свободно от всего лишнего, не относящегося к тем вопросам, которые вы в данный момент решаете. И напротив: все, что может потребоваться в процессе работы, должно быть под рукой, чтобы вам не приходилось вставать для получения необходимого материала или ресурса. Рабочее место должно быть удобным и располагающим к продолжительному труду. Посмотрите на свое рабочее место со стороны и задайте себе вопрос: «Какими деловыми качествами обладает человек, имеющий такое рабочее место?» Если эти качества соответствуют вашим представлениям о себе, значит, все организовано правильно. Если нет, подумайте, что следует изменить.
Принцип «От бочки к бочке»
Бизнес-консультант Брайан Трейси на семинарах приводит отличный пример, иллюстрирующий этот принцип: «Много лет назад мне пришлось пересечь сердце Сахары – плато Танезруфт (на местном языке означает “земля страха и жажды”»), расположенное на самом юге современного Алжира. К тому времени французы уже много лет практически не присутствовали в этом районе, и изредка встречавшиеся нам бывшие заправочные станции пришли в полную негодность и совершенно обветшали.
Пустыня в этом районе Сахары имеет протяженность с запада на восток 500 миль. Здесь нет воды, чего-либо, что можно было бы употребить в пищу, ни травинки, ни даже мух. Рельеф местности совершенно плоский, отчего она напоминает безбрежную песчаную стоянку, простирающуюся во всех направлениях, что не охватывает глаз.
Более 1300 человек погибли, пытаясь пересечь этот участок Сахары в прежние годы. Нередко бывало так, что песок заносил проложенную дорогу и путники сбивались с маршрута.
Чтобы решить проблему с отсутствием в этой местности каких-либо естественных ориентиров, французы пометили дорогу черными 55-галлонными (200-литровыми) бочками из-под нефти, расставив их с интервалом в пять километров. При этом, когда человек стоит у одной бочки, следующая кажется ему расположенной на самом горизонте этого совершенного плато, что объясняется кривизной земной поверхности.
По этой причине в любой точке дороги нам всегда виднелись две бочки: одна, которую мы миновали, и та, которая впереди, в пяти километрах от предыдущей. И этого было достаточно.
Все, что нам надо было делать, это идти к следующей бочке. Таким образом мы смогли пересечь самую большую в мире пустыню, делая это по принципу “одна нефтяная бочка за один раз”».
Аналогичным образом можно выполнить любую сложную работу, разбив ее на этапы и руководствуясь правилом выполнять одно посильное дело за один раз.
Метод «Ломтик колбасы» (или «Едим слона по частям»)
Метод «Ломтик колбасы» основан на аналогии между процессом поедания палки колбасы, нарезанной мелкими ломтиками, и разделением сложной задачи на более мелкие. Подобно тому как мы съедаем палку колбасы, отправляя в рот ломтик за ломтиком, мы можем выполнять любую сложную работу, разбив ее на мелкие части и выполняя их одну за другой. Успешно выполнив часть работы, мы испытываем моральное удовлетворение и создаем хороший стимул, чтобы взяться еще за одну, затем за следующую и т. д.
Метод «Швейцарский сыр»
Этот метод основан на том, что вы приступаете к сложной работе постепенно, проделывая в задаче отверстия наподобие тех, что видны на срезе швейцарского сыра.
Приступив к сложной работе фрагментарно, вы начинаете ощущать движение вперед и формируете мотивацию продолжать решение задачи до получения необходимого результата. Этот метод эффективен в тех случаях, когда вы можете уделить решению какого-либо вопроса лишь непродолжительное время.
Методы «Ломтик колбасы» и «Швейцарский сыр» помогут в случаях, когда предстоящая работа психологически подавляет своими масштабами.
Сегментация времени
По-настоящему важная работа требует, как правило, больших и непрерывных промежутков времени. Многие менеджеры по продажам отводят ежедневно определенное время в течение рабочего дня на телефонные разговоры с покупателями. Они устанавливают для себя правило, например, с 10 до 12 часов каждый день беспрерывно звонить потенциальным клиентам. Начинать нужно с рабочего плана. Чем лучше план, составленный вами, тем легче эффективно использовать каждую минуту рабочего времени. Установлено, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут рабочей деятельности.
