• Совещание для оценки. Проводится для оценки прогресса продвижения компании или ее отдельных подразделений к поставленным целям. К таким совещаниям иногда привлекают внешнего консультанта или фасилитатора (человека, обеспечивающего успешную групповую коммуникацию). Процесс оценки достаточно сложен и требует подготовки, поэтому, как показывает практика, для него необходимо проводить отдельное совещание. Если оценку делать в ходе, например, делового совещания, то результат будет, скорее всего, неточным.
Таблица 3.4. Преимущества и недостатки совещаний
Таким образом, совещание – это один из способов взаимодействия людей в организации. Для того чтобы совещание было продуктивным, руководителю необходимо четко понимать, когда и с какой целью он собирается его провести. Часть рабочих вопросов, которые выносятся на совещания, можно обсудить другими способами, не отрывая большое количество людей от работы. Приведу примеры.
• Принятие ряда решений можно делегировать сотрудникам организации.
• Передать необходимую информацию можно в письменном виде, а также с помощью электронных средств коммуникации.
• Консультировать можно как в групповом, так и в индивидуальном порядке, используя телефонную и компьютерную связь.
• Оказать поддержку и необходимую помощь сотрудникам не запрещается в процессе руководства деятельностью, а также с помощью более опытного коллеги, выполняющего роль наставника. Как и распределение рабочих заданий, это может происходить в индивидуальном порядке.
Производственные совещания не похожи друг на друга, они отличаются по стилю и культуре проведения, поэтому рассмотрим их подробнее (рис. 3.3).
Рис. 3.3. Культура и стиль совещаний
Линия «состязательный – согласительный»
Состязательный стиль чаще всего типичен для совещаний, участники которых представляют собой группы с различными интересами и взглядами. Как правило, участники таких мероприятий действуют, исходя из следующих соображений.
• Открытая дискуссия для обсуждения спорных вопросов – наилучший способ разрешения ситуации.
• Каждый член совещания может продвигать и отстаивать свою позицию.
• Признают, что общее согласие нереально и решения лучше принимать голосованием.
• Не доверяют даже тем, кто открыто выражает им поддержку.
Согласительный стиль характерен для ситуаций, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Участники придерживаются в своем поведении следующих представлений.
• Наиболее эффективный способ разрешить спорную ситуацию – обменяться мнениями и обсудить разные точки зрения в атмосфере доверия и открытости.
• От членов группы ожидается, что они пожертвуют своими личными интересами ради общей цели, а сотрудники надеются, что их мнения будут приняты во внимание при принятии решения.
• Принимаемые решения должны отвечать как групповым, так и индивидуальным целям персонала.
Как показывает многолетняя практика, совещания с состязательным стилем используют организации с формальной структурой и иерархией. Совещания согласительного стиля ведения присущи менее формализованному формату.
Каково ваше мнение по поводу состязательных и согласительных совещаний?
Какие характеристики, приведенные выше, вы узнали в совещаниях, которые проходят с вашим участием?
Линия «формальный – неформальный»
К левому верхнему квадранту схемы (формальный состязательный стиль), как правило, относятся большие совещания или собрания в бюрократических организациях, например в крупных общественных организациях, правительственных учреждениях. Таким мероприятиям свойственны официальная манера общения, соблюдение формальных процедур и формальных обязанностей, присутствие председателя и секретаря. Для достижения успеха на подобных совещаниях необходимо знание всех правил и процедур, скрытых целей, умение манипулировать информацией, лоббировать свои интересы, не бояться открытого спора и противостояния.
Правый верхний квадрант (формальный согласительный стиль) обозначает деловые совещания успешных компаний. Для принятия решения может использоваться мозговой штурм или обсуждение в малых группах. Микроклимат на таких мероприятиях спокойный, так как отсутствуют скрытые конфликты, много внимания уделяется развитию чувства сплоченности и приверженности. Формальные совещания имеют преимущество в том, что в условиях четко определенных правил дают возможность каждому участнику высказать свое мнение.
Совещания из нижнего правого квадранта (неформальный состязательный стиль) характеризуются наличием внутренней нестабильности, так как здесь отсутствуют установленные правила и процедуры, которые сдерживают и регулируют возникновение конфликтных ситуаций. На таких совещаниях зачастую стихийно могут организовываться неформальные структуры, оказывающие влияние на поведение других участников, а сама процедура может быть сорвана. Подобные совещания чаще всего проводятся в совсем молодой организации, и руководителю следует подумать о том, как изменить ситуацию, если он видит, что его совещание попадает в эту категорию.
Из всего изложенного можно заключить, что на формальных состязательных совещаниях будут оцениваться ваши личные достижения и требуются политические навыки. Для успешного участия в таких совещаниях, помимо изучения документов и подготовки аргументации, нужно лучше узнать других участников, лоббировать интересы тех, кто может поддержать вас. Ценными участниками считаются люди, принимающие активное участие в обсуждении, делающие толковые предложения, с готовностью берущие на себя ответственность за порученные им задания.
На формальных и неформальных согласительных совещаниях внимание уделяется совместному достижению целей посредством коллективной работы. Для участия в таком мероприятии каждому сотруднику потребуется умение слушать других, ясно и четко излагать свои мысли, быть честным и открытым, уважать другие точки зрения, понимать процесс принятия решения. Ценятся участники с высоким уровнем самодисциплины, с ясным представлением о целях, способные аргументировать и мыслить творчески.
Конечно, в реальной жизни нельзя все предугадать и спланировать заранее. Даже хорошо подготовленное совещание может потерпеть фиаско, так как простые на первый взгляд вопросы могут перерасти в сложные, участники могут устать и не принимать активного участия в обсуждении. Тем не менее, имея необходимые знания и регулярно применяя их на практике, вы научитесь эффективно проводить совещания.
Власть, полномочия и влияние
Умение влиять на окружающих чрезвычайно важно для успеха управленческой деятельности. Вам нужно оказывать влияние на сотрудников в группе или команде, за деятельность которой вы несете ответственность, обеспечить достижение согласованных целей.
