Книга Визуализация для эффективности, страница 3 – Филипп Семёнычев

Наряду с преимуществами, перечисленными выше, применительно к предприятиям и организациям, можно выделить следующие преимущества визуального представления информации:

Полное восприятия необходимой информации

Визуализация, т.е. метод представления информации в виде оптического изображения (рисунков, диаграмм, графиков, структурных схем, карт, таблиц и т. д.), является наиболее простым и эффективным способом передачи информации.

Когда информация представлена наглядно, человек её видит и читает, т.е. задействованы основные каналы восприятия информации. Именно поэтому современные менеджеры, проводя совещания, делают записи на флип-чарт, которые видны всем и все наиболее полно усваивают информацию. Именно поэтому, изучая процесс или поток создания ценности, их схематичные изображения делаются на стенах, досках и т.п. Дополнительно, когда информация обсуждается, она усваивается и запоминается ещё лучше. Об этом мы говорили в разделе «Особенности восприятия».

Отсутствие или сокращение ошибок в визуализированной информации

Одно из важнейших преимуществ визуализации. Дело даже не в том, что конкретный человек лучше для себя понимает, усваивает и запоминает информацию. Когда информация представлена визуально, существенно совращается количество ошибок, связанных с её использованием. Любые неточности в такой информации сразу становятся видны, их быстрее выявляют и устраняют. Неточности, связанные с формулировками и интерпретацией одних и тех же данных, также сокращаются, т.к. информация находится перед глазами и такие неточности провоцируют её обсуждение. Доказанный факт, что передающаяся информация воспринимается другим человеком с большой степенью искажения и интерпретируется сугубо индивидуально. Визуализация помогает сгладить проблемы неоднозначного понимания и проблем, связанных с этим.

Попросите свой коллектив представить стол. После нескольких секунд раздумий попросите команду поделиться своими описаниями с окружающими. Теперь задумаемся о том, что если даже такое простой предмет как стол каждый представляет и описывает по-разному, то что говорить о другой, более сложной информации?

Аналогично воспринимается и любая другая информация: через призму индивидуального понимания. Не секрет, что информация искажается при передаче. Приказ, доведённый до коллектива, переданный через несколько уст, будет уже совсем не тем и результат вряд ли устроит руководителя. Поэтому приказы всегда доносятся в письменном виде и дословно. Это только один вид информации, следует понимать, что кроме него существует множество других видов. Чтобы точнее и без потерь передать информацию можно воспользоваться средствами визуализации. Это часто применяют к целям и планам организации, когда доводят их до персонала.

Поддержание высокого уровня информированности

Визуализация помогает работнику не забыть доведённую до него и разъяснённую информацию, а также вспомнить её детали. В случае если информация не востребована или не интересна, она забывается быстрее, чем если информация используется, например, в повседневной деятельности, в таком случае она может оставаться в памяти достаточно продолжительное время.

По графику (см. рисунок) можно сравнить, как уровень доведённой до работника информации меняется со временем. При простой беседе, инструктаже или собрании без использования визуализации, информация усваивается человеком, но с течением времени без присутствия какого-либо подкрепления (напоминания, использования, повторения), она забывается, что демонстрирует первая кривая. Вторая кривая графика показывает динамику уровня усвоенной работником информации при наличии визуального подкрепления, т.е. когда работник периодически возвращается к нужной информации, либо её основной части и вспоминает её. Вместо визуального подкрепления, таким же образом может срабатывать и постоянно востребованная в работе информация.

Возможность контроля и самоконтроля

Что касается осуществления контроля, существует даже отдельное понятие визуального контроля, о котором мы упоминали выше, т.е. контроля с применением средств визуализации, помогающих мгновенно определить состояние контролируемого процесса. Визуальный контроль позволяет ответственному работнику, пройдясь по рабочим местам, посмотрев, оценить, что происходит в процессе. Визуализация помогает сравнить стандартное (правильное) состояние и фактическое, тем самым поняв, существует отклонение или нет. Визуальный контроль – это наиболее быстрый способ контроля, т.к. отсутствует необходимость тратить время на уточнение, всё и так видно.

Например, вы можете увидеть есть ли отклонение от ритма производства, если он представлен визуально и содержит актуальную информацию. Соответственно, вы раньше среагируете на отклонение и не допустите невыполнения плана. Вы можете увидеть отклонение в состоянии рабочих мест. Например, когда отсутствует инструмент на месте оконтуривания или в специальном пазе, как на рисунке ниже (подробней см. в разделе Пример 5S). И многое другое.

С другой стороны, средства визуального контроля являются эффективным и саморегулирующим фактором для персонала, повышающим уровень ответственности при выполнении той или иной работы. Ещё одна психологическая закономерность заключается в том, что если существует возможность стороннего контроля, то работник с большей долей вероятности сам себя контролирует (становится более ответственным). К тому же, применение простых визуальных средств помогает не только руководителям, но и работникам быстро определить соблюдение стандарта или отклонение от него. Так реализуется самоконтроль.

Это всего лишь 4 основных преимущества, по мнению автора. К другим преимуществам можно отнести экономию времени руководителя на сбор и анализ достоверной информации, увеличение скорости решения проблем за счёт того, что любы отклонения с помощью визуализации выявляются быстрее, экономия времени ремонтного, производственного и логистического персонала, в зависимости от применения визуализации и многое другое.

Ответим сразу. Визуализировать можно всё, что угодно. Главное, чтобы в этом был смысл, а конкретная визуализация выполняла соответствующие функции в соответствии с поставленными целями и задачами.

В настоящей книге мы приводим 8 разных направлений применения визуализации, с примерами и описаниями. Эти направления наиболее широко распространены и применяются в бережливых компаниях. Уверен, вы найдёте их полезными. Однако, приведённые в настоящей книге примеры – это всего лишь небольшая часть того, что можно сделать с помощью визуализации. Приведённые примеры служат хорошей пищей для ума. С помощью них и правил применения визуализации, вы сможете сильно «обережливить» вашу компанию. Вы сможете разработать свои средства визуализации для своих задач, которые будут помогать конкретно вам в вашей ситуации. На это рассчитана настоящая книга.