Книга Детский клуб. Совершенствуем систему управления, страница 37 – Софья Тимофеева

✓ правила и нормы охраны труда.

Администратор подчиняется непосредственно директору клуба/управляющему клубом.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Администратор обязан:

соблюдать условия Трудового договора, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об охране конфиденциальности информации;

исполнять должностные обязанности по охране труда и обеспечению безопасности детей;

разделять интересы детского клуба;

нести полную материальную ответственность за вверенные денежные средства;

строго соблюдать кассовую дисциплину;

приходить на рабочее место своевременно до начала смены и быть полностью готовым к встрече детей;

проверять готовность центра к новому рабочему дню. Обо всех выявленных недостатках сообщать директору клуба;

не приходить на работу в нездоровом состоянии, предупреждая о своей болезни заранее;

на работе всегда носить бедж с именем и должностью;

приходить на работу в аккуратной, чистой одежде, предпочтительно делового стиля, не слишком открывающей части тела, с прической или аккуратно убранными волосами, не пользоваться парфюмерией с резким или сильным запахом;

прилагать усилия к эффективному и культурному обслуживанию посетителей, создавать для них комфортные условия;

встречать с улыбкой детей, клиентов, посетителей и сотрудников центра. Использовать в разговоре дружелюбную интонацию, говорить четко и внятно;

приветствовать входящего в центр в течение 20 секунд после его прихода;

не принимать расслабленные позы, не опираться на мебель и оборудование, не держать руки в замке, в карманах, скрещенными на груди в присутствии клиента и тем более при общении с ним;

не ставить детям какие-либо клинические или медико-педагогические диагнозы;

не вести личную беседу при клиентах и посетителях;

всегда благодарить за звонок и приглашать собеседника посетить детский клуб;

консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;

хорошо ориентироваться в структуре, содержании и графике проведения занятий клуба. При изменении графика доводить новый график до сведения работников;

принимать меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций;

рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и докладывать о них руководителю. Вести журнал посещаемости детского клуба;

не рекомендовать специалистов, не работающих в детском клубе;

следить за днями рождения детей, поздравлять их с праздником в клубе или отправлять поздравительное сообщение. Отвечать за вручение подарка. Ненавязчиво предлагать родителям провести день рождения ребенка в клубе;

информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;

осуществлять выдачу информационных и рекламных материалов (визитки, буклеты, флажки, расписание и т. д.) посетителям;

обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей;

обеспечивать выдачу материальных ценностей сотрудникам клуба и контроль за рациональным расходованием материалов и средств;

вести учет в рамках своей компетенции и представлять директору информацию в соответствии с установленными формами отчетности;

принимать звонки и вести их учет. Предупреждать телефонным звонком клиентов, записавшихся на пробное занятие;

в случае отмены занятий по какой-либо причине осуществлять корректировку расписания, немедленно предупреждая об этом руководителя и не менее чем за два часа до занятия – родителей;

осуществлять контроль за состоянием рекламы внутри помещения и на здании;

обеспечивать чистоту и порядок в помещении (при необходимости вытирать пол, стены, сиденье унитаза и т. д.) и на прилегающей к нему или зданию территории;

обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты;

следить за хранением и наличием медикаментов в аптечке. При необходимости покупать лекарственные средства, согласовав перечень с директором клуба. Нести ответственность за отсутствие необходимых лекарственных средств и за сроки их годности;

проводить опрос родителей о состоянии здоровья детей, составляя списки детей-аллергиков, и доводить эту информацию до сведения сотрудников, которые работают с детьми;

участвовать в подготовке и проведении праздников;

не обсуждать детей и их семьи, не поддерживать подобные разговоры с нянями и водителями, доставляющими детей на занятия в клуб;

не разглашать размеры заработной платы и другие сведения, составляющие коммерческую тайну. Обсуждать вопрос заработной платы только с руководством компании;

способствовать поддержанию доброжелательных отношений между коллегами;

присутствовать на общих собраниях. Отсутствие разрешается только по уважительной причине и по предварительному согласованию с директором;

принимать участие в корпоративных тренингах и семинарах, днях открытых дверей, корпоративных праздниках и прочих запланированных мероприятиях, которые проходят в нерабочее время. Совместно с коллегами участвовать в подготовке мероприятий;

подготавливать офис к закрытию (отключать освещение и оргтехнику, активизировать системы охранной сигнализации и пр.);

составлять список и информировать руководство о днях рождения сотрудников;

в случае обращения представителей любой конкурирующей организации или государственных органов по каким бы то ни было вопросам проводить посетителей к директору клуба, не вступая с ними в разговор. На все вопросы следует отвечать: «Этот вопрос находится в компетенции директора клуба».

Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены и уточнены исходя из конкретных обстоятельств.

3. ПРАВА

Администратор имеет право:

знакомиться с проектами решений директора клуба, касающихся деятельности администратора;

в пределах своей компетенции сообщать директору клуба/управляющему клубом обо всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению;

давать распоряжения и указания, осуществлять необходимые действия по устранению причин возникновения конфликтной ситуации;

вносить предложения директору клуба по улучшению работы, относящейся к его должностным обязанностям, предусмотренным настоящей должностной инструкцией;