Книга Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове, страница 26 – Реджина Лидс

У вас на столе нет места для лотков? Попробуйте использовать настенные держатели с кармашками — повесьте их у входа в кабинет. Если коллеги обычно не только заносят документы, но и остаются поболтать, настенный держатель положит этой традиции конец. Все, что им нужно будет сделать, — бросить бумагу в кармашек. Так вас перестанут отвлекать от работы разговорами.

8. Мои файлы вечно трещат по швам. В чем причина и как с этим бороться?

Давайте сначала поговорим о том, как нужно использовать файл. Свежие материалы можно класть либо сверху, либо снизу — главное знать, где их искать, и оставаться последовательными.

А теперь я вынуждена поинтересоваться: не храните ли вы в файле все документы по данной теме, избегая при этом принятия решений? Не помещаете ли в файл документы, которые на самом деле нужно выбросить, отправить в шредер или сдать в макулатуру? Вам кажется, что сбагрить все в один файл — хороший способ обойти процесс принятия решений и заодно гарантия от ошибок, но в действительности это гарантия того, что в файлах будет хаос.

Помните, что нужно хранить актуальные данные. Периодически просматривайте их и удаляйте документы, которые потеряли значимость в связи с обновлением информации. Вычеркивать пункты списка неотложных дел любят все — очистка файлов от устаревших документов способна доставить не меньшее удовольствие.

9. Мне не хватает места для файлов. Что делать?

Скорее всего, вы не используете весь потенциал имеющегося в вашем распоряжении пространства. Ведь очень часто материалы, которые нужно выбросить или отправить в архив, воруют столь нужное пространство.

На прошлой неделе, наводя порядок в картотечном ящике стола, не обнаружили ли вы файлов своего предшественника? Или, может быть, хранили там еду и косметику? А ящик-то предназначен для документов, которые используются ежедневно. Кроме того, в нем можно хранить личные файлы.

НАЗНАЧЬТЕ ДЕНЬ УБОРКИ В ОФИСЕ

Один в поле не воин. Вы готовы перевернуть офис вверх дном и создать новую файловую систему — так пусть коллеги к вам присоединятся! Почему бы не предложить им официальный День уборки офиса? Вот несколько полезных советов:

Выберите день, когда в офисе традиционно бывает наиболее спокойная обстановка.

Приготовьте дополнительные контейнеры для мусора (возможно, придется прибегнуть к услугам профессионалов).

Узнайте у руководства, можно ли обеспечить участников мероприятия дополнительными офисными принадлежностями (папками с файлами, держателями и т.д.).

Подпишите у начальника заявку на приобретение недостающих принадлежностей.

Объявите шуточный конкурс и подготовьте смешные призы за самую быструю уборку, самые красивые файлы, самый аккуратный кабинет, самое большое количество выброшенного мусора и т.д.

Запаситесь водой и здоровой едой — к примеру, фруктами и сыром: мозгу, принимающему решения, нужна энергия!

Если вы работаете в дружелюбном коллективе, это будет замечательный день. А если все получится удачно, мероприятие может стать ежегодным. Тем не менее я бы рекомендовала сделать участие в нем добровольным. Кто-то обязательно будет напуган мыслью о том, что ему придется что-то выбросить. Попытайтесь вдохновить такого человека на подвиги коллективным примером. И дайте ему понять, что вы всегда готовы помочь.

Если вы вычистили картотечный ящик и в нем хранятся только часто используемые и личные файлы, но места все еще не хватает, значит, пришло время поговорить с руководством. Моим клиентам нередко предоставляют ящики в других картотеках. Даже если она находится за пределами офиса, они радуются тому, что у них появилось дополнительное пространство. Там можно хранить редко используемые, но все же важные файлы. В конце этого месяца, когда вы будете составлять список главных файлов, не забудьте их туда включить. Этот список будет лежать в справочном скоросшивателе на вашем столе.

Клиенты очень часто говорят мне, что на обычных подвесных папках для файлов есть линии, по которым обложку папки легко согнуть, тем самым превратив ее в папку с широким дном и сэкономив деньги. К сожалению, эти линии — декоративный элемент. Если вы согнете обложку, у вас и в самом деле получится папка с широким дном, но она будет слишком короткой, а из такой папки документы торчат так, что вы вряд ли сможете закрыть картотечный ящик. В папках же с широким дном есть специальный картонный вкладыш. (Перед выходом из магазина обязательно убедитесь в наличии в купленных вами папках таких вкладышей!) Если вы разбили файлы на крупные категории и вам необходимо держать материалы в одном месте, воспользуйтесь этими папками — они как раз для этого и придуманы.

КАК РАБОТАТЬ С ОБЩИМИ ФАЙЛАМИ

Вообще-то эта глава призвана помочь в создании личной картотеки. Но в крупных компаниях и корпорациях есть еще и общие файлы. Какова бы ни была существующая в компании система, ее нужно уважать и стараться поддерживать. Если вы не отвечаете за поддержание системы этих файлов, хорошенько подумайте, прежде чем высказывать свое мнение о том, как улучшить эту систему. Желая сделать доброе дело, вы можете обидеть людей, которые отвечали за эту систему многие годы. Непрошеный совет очень часто воспринимается как осуждение, а ваше стремление помочь может обернуться против вас.

Если же вы отвечаете за общие файлы, то, прежде чем менять систему, обязательно проведите опрос среди сослуживцев. Что им нравится в существующей системе? Что бы они хотели изменить? Есть ли у них предложения, как это сделать? Предварительный опрос коллег сделает переход на новую систему менее болезненным. Неважно, насколько плоха имеющаяся система, многие к ней привыкли и скорее будут жаловаться, нежели решатся пробовать что-то новое.

ЛУЧШИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ДЛЯ КАРТОТЕКИ

На следующей неделе мы будем готовы сделать последний шаг к созданию новой, улучшенной файловой системы. Ниже дан список принадлежностей, которые могут для этого понадобиться. Поинтересуйтесь, нет ли их уже у вашей компании, и если нет, то не может ли она заказать их для вас. Избегайте соблазна покупать ненужные вещи.

Подвесные папки для файлов с широким дном: набора из 25 таких папок обычно вполне достаточно. Лично я предпочитаю двухдюймовые (5 см). Этот тип папок идеален для организации файловой системы. Они крепятся на стенки картотечного ящика или на направляющие картотеки. Если направляющих у вас нет, измерьте свой ящик и приобретите их.

Кроме того, вам понадобятся обычные подвесные папки. Папки с широким дном лишь дополняют их, но не заменяют!

Подвесные папки — один из ключевых элементов вашей будущей файловой системы, но, скорее всего, вам понадобится кое-что еще. Вот что я обычно использую при работе с клиентами:

Папки A3 или A4, светлые или темные (или и те и другие).

Машинку для печати ярлыков с дополнительными картриджами. (Если вы предпочитаете ярлыки, изготовленные на компьютере, заранее запаситесь расходными материалами.)