Книга Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса, страница 94 – Дэвид Аллен

Карта – любой инструмент для создания нужной степени концентрации и направления, например: календарь, списки действий и проектов, повестки дня для встреч, стратегические планы, должностные инструкции, контрольный список для путешествий, контрольный список для еженедельного обзора.

Карты ориентации – специально созданные списки или справочные материалы, необходимые в определенных обстоятельствах (например, повестка встречи, календарь, списки проектов и следующих действий).

Категории – объединение похожих предметов, обычно в формате списка, в папке или в отдельном месте.

«Когда-нибудь / может быть» – общая категория для организации проектов и действий, которые вы хотите периодически просматривать, чтобы иметь возможность что-то предпринять когда-нибудь в будущем.

Комплексная система управления жизненным циклом – сочетание инструментов, структуры, содержания и методов, используемое для поддержания соответствующего образа жизни. Система организации и обзора рабочего процесса, затрагивающая все аспекты личной жизни и профессиональной деятельности, которая обеспечивает качественную взаимосвязь всех текущих обязательств, напоминаний и информации для оптимального контроля и концентрации в любом месте, в любое время.

Контекст – физическая или психологическая среда, наиболее подходящая для оценки напоминаний и информации об определенных действиях, например: дома, на деловой встрече, в поездке, за компьютером, ощущение творческого потенциала, у телефона, разговор с партнером и т. д.

Контроль – один из двух ключевых элементов процесса управления (наряду с перспективой). Используется для описания стабильной ситуации, с которой вы можете справиться, а не попыток что-либо сделать (например, держать под контролем вождение автомобиля, ситуацию на встрече или кухню).

Контрольный список – любой список, который используется для напоминания или оценки дополнительных шагов, процедур и/или составляющих какой-то деятельности, например: чек-лист для путешествий; процесс резервирования информации в компьютере; задания для детей, определяющие готовность к школе.

Корзина «Входящие» – физическая или электронная корзина для сбора входящей информации с целью последующей обработки.

Лист ожидания – категория для отслеживания того, что вы ждете из других источников.

Модель анализа повседневной работы – категории того, что мы делаем в течение рабочего дня, которые включают: 1) выполнение запланированной работы; 2) выполнение неожиданно появившейся работы; 3) планирование работы (обработка входящей информации).

Модель естественного планирования – интуитивный процесс мышления, состоящий из пяти этапов, к которому прибегает мозг для достижения любого желаемого результата.

«Незавершенка» – набор необработанного «разного», который собрался в физическом или ментальном пространстве.

Необходимая вовлеченность – состояние удовлетворенности статусом какой-то задачи, позволяющее исключить ее из зоны внимания.

Обдумать – позволить чему-либо остаться в системе, не предпринимая действий сразу, чтобы оценить это позже; например, это относится к напоминаниям, обычно хранящимся в списке «Когда-нибудь / может быть», в картотеке или календаре.

Обзор – процесс анализа соответствующих карт (см. «Карта»), проводимый на периодической основе или по мере необходимости для обеспечения ясности и концентрации.

Обработка – процесс определения значения чего-либо, что неожиданно возникло после этапа сбора информации, например: «Нужно ли мне сейчас что-то с этим сделать? Если да, то что? Выбросить? Отложить, обдумать? Сохранить для справки?»

Организация – процесс физической или цифровой сортировки похожих предметов в отдельные категории и места (например: список телефонных звонков, которые нужно сделать; полка для книг, которые нужно прочитать; список проектов, которые нужно завершить).

Организованный (предмет) – когда что-то соответствует тому, что это для вас означает.

Основание: Текущие действия – вещи на физическом, очевидном уровне деятельности, например письма, телефонные звонки, обсуждения, разные дела, встречи.

Открытый вопрос – вопрос, который мы считаем нерешенным. При неправильном управлении постоянно неэффективно нас беспокоит.

Оценка (подобна «Обзору») – процесс оценки содержания любого уровня горизонта или категории с точки зрения перспективы.

Перспектива – один из двух ключевых элементов процесса управления (наряду с контролем). Относится к точке зрения, фокусу, уровню горизонта.

Продуктивное состояние – состояние контроля, спокойствия, концентрации и значимой вовлеченности в процесс. Состояние полного присутствия, оптимальное для достижения продуктивности.

Проект – любой результат, которого можно достичь в течение одного года за счет завершения нескольких шагов (см. Горизонт 1); любое обязательство в заданных временных рамках, обзор которого необходимо проводить хотя бы раз в неделю.

Прояснение (подобно «Обработке») – процесс определения, что именно означают для вас собранная информация и предметы, какова природа любых их производных и что вы намерены делать с результатами.

Путь к совершенству в GTD – пожизненное обучение, совершенствование и адаптация процесса управления собственной жизнью и работой. Создание и использование комплексной системы управления жизненным циклом, динамически управляемой и обеспечивающей оптимальную ориентацию для любых обстоятельств до конца жизни.

Работа – все, что необходимо выполнить, что еще не завершено.

Рабочий процесс – последовательность действий, определяющаяся входящей информацией и обязательствами с начала до момента завершения.

«Разное» – все возникающее в вашем физическом и ментальном пространстве, что требует какого-то решения или действия, но еще не организовано и не определено.

Результат – итоговый результат на любом уровне; обычно относится к «желаемому результату», то есть характеристика успешного завершения.

Сбор – процесс сбора (а в некоторых случаях – генерирования) предметов и идей, которые вы считаете потенциально значимыми; вещи, которые привлекли внимание или интерес, чтобы решить, что с ними делать.

Свободное время – небольшие промежутки свободного времени, случайно появляющиеся в течение рабочего дня, во время которых также можно действовать продуктивно, если использовать напоминания и материалы, подходящие для контекста.

Система напоминаний в формате картотеки – бумажный или цифровой инструмент планирования, обеспечивающий возможность напоминаний с привязкой к дате, которые попадают к вам для оценки конкретно в эту дату или недалеко от нее.