Онлайн книга «На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов»
|
Новый дизайн упаковки Новые лампочки Гибридные автомобили Работа на дому Правильная стратегия Распределите свои идеи по категориям (можете добавить мои). Вот какие группы идей получились у меня. Я расставил их в логическом порядке. Некоторые идеи из моего списка не попали ни в одну из категорий. Отсеивание несущественных идей – важный этап написания текста. Этап 2: распределение по категориям Энергия Новые окна Термостат с регулируемой температурой Новые лампочки Отходы Утилизация отходов Новый дизайн упаковки Прибыль и убытки Энергозатраты Налоговые льготы Затраты на реставрацию Транспорт Оплата проезда на общественном транспорте Работа на дому Нематериальные блага Правильная стратегия Имидж компании Теперь нужно написать план текста. Подумайте о целевой аудитории – топ-менеджерах вашей компании. Что больше всего их волнует? Какие аргументы будут для них наиболее убедительными и логичными? Ниже показан план написания служебной записки. Учтите, что в начало плана я добавил введение, а в конец – заключение. Я сгруппировал категории по двум общим темам – как организация будет заботиться об окружающей среде и почему это важно. Наконец, я поменял местами разделы о прибылях и убытках и о нематериальных благах. Возможно, руководству компаний будет интересен только конкретный финансовый результат. Этап 3: план Введение Как Энергия Термостат с регулируемой температурой Новые окна Новые лампочки Отходы Утилизация отходов Новый дизайн упаковки Транспорт Оплата проезда на общественном транспорте Работа на дому Почему Прибыль и убытки Энергозатраты Налоговые льготы Затраты на реставрацию Нематериальные блага Правильная стратегия Имидж компании Заключение Структурирование текста
Когда план составлен, можете начинать писать текст. Три ключевых элемента любого текста – введение, основная часть и заключение. Мы обсуждали их в предыдущей главе. Это не случайно: писать нужно так, чтобы читателям был понятен ход ваших мыслей. Начните с введения
Я считаю, что в хорошем введении должны быть отражены: • контекст; • основная мысль текста; • структура текста. Читателю понадобится информация справочного характера, чтобы понять, зачем изучать текст. В служебной записке ее можно изложить так: Исполнительный комитет рассматривает комплекс реформ, благодаря которым компания будет бережнее относиться к окружающей среде. В служебной записке объясняется, какие меры могла бы предпринять компания и почему они принесут пользу. Затем нужно подчеркнуть основную мысль служебной записки. Сообщите читателю суть ваших аргументов. Вот пример изложения основной мысли: Здесь приводятся аргументы в пользу реализации экологического проекта для улучшения финансовых показателей компании. Расходы на проект окупятся за счет снижения энергетических затрат, экономии на налогах и улучшения имиджа компании. В заключительной части нужно пояснить, о чем говорится в служебной записке и какова ее структура (заголовки, подзаголовки). Это поможет читателю следить за ходом ваших рассуждений. Структуру текста нужно описать в одном абзаце. Вот хороший пример: Во-первых, здесь описаны способы охраны окружающей среды: снижение энергозатрат, количества личных автомобилей и отходов. Во-вторых, представлены аргументы, доказывающие, что такие изменения принесут компании пользу в виде налоговых льгот, снижения энергозатрат и появления перспективных маркетинговых возможностей. Резюме и заключение
Есть много мнений по поводу различий между правильными резюме и заключением. Резюме – сжатое изложение основных мыслей статьи или служебной записки. Заключение должно быть исчерпывающим: нужно дать советы читателям, объяснить особенности государственной политики или указать области дальнейшего исследования проблемы. Я не против резюме. Они играют важную роль – особенно «сводные резюме» для руководства, у которого часто нет времени изучать длинные и сложные документы. Если служебная записка или статья слишком длинная или содержит много информации, нужно сначала дать сводное резюме, а потом переходить к введению, чтобы за несколько минут читатель мог понять ключевые идеи. Эта часть документа крайне важна, потому что именно ее обычно и читают! Это правда: многие сотрудники изучают только сводное резюме. Кроме резюме, в статье и служебной записке должно быть заключение – более подробное, чем обычное резюме. Умный читатель, добравшийся до заключения, уже знает все ключевые идеи и ищет в нем чего-то нового. Я не люблю заключений, в которых повторяются положения основной части текста, – это признак лени. Я об этом читал уже дважды: в сводном резюме (или во введении) и в основной части статьи или служебной записки. Далее приведены два абзаца с выдержками из одной и той же статьи о медицинском исследовании. Один из них – резюме, а другой – заключение. Какая информация есть в заключении, но отсутствует в резюме? Можете ли вы определить, где резюме, а где заключение? {81} Абзац 1 Как говорилось выше, благотворительные фонды должны использовать семь показателей эффективности для анализа успешности прикладного медицинского исследования (ПМИ). В рамках исследований необходимо оценить объем и разнообразие источников финансирования, уровень привлечения квалифицированных работников, успешность препаратов на стадии разработки, количество публикаций и ссылок в рецензируемых научных журналах, доступность информации для других компаний, объем идей, используемых сторонними организациями, и желание сотрудничать с другими компаниями. Эти показатели – основа для определения эффективности ПМИ. |