Книга Хватит платить за все! Снижение издержек в компании, страница 51 – Владислав Гагарский

2.4.4. Секретарь инициатора работ передает проект приказа руководителю проекта на согласование в течение 1 рабочего дня с момента получения последнего указания по данному вопросу.

2.5. Согласование приказа.

2.5.1. Согласование приказа производит руководитель проекта после получения его проекта от секретаря инициатора работ.

2.5.2. В ходе согласования руководитель проекта осуществляет следующие действия:

а) проверяет приказ на полноту и правильность зафиксированной информации;

б) визирует проект приказа.

2.5.3. Результатом данной работы является завизированный руководителем проекта проект приказа.

2.5.4. Руководитель проекта передает завизированный проект приказа инициатору работ через его личного секретаря.

2.5.5. Если в результате проверки руководитель проекта выявляет неточности в предоставленной информации или не согласен с отдельными положениями, то он договаривается о встрече с инициатором работ, на которой разрешает возникшие вопросы.

2.6. Утверждение приказа.

2.6.1. Утверждает приказ инициатор работ, после получения согласованного его проекта от руководителя проекта.

2.6.2. В ходе утверждения инициатор работ осуществляет следующие действия:

а) проверяет приказ на полноту и правильность зафиксированной информации;

б) визирует проект приказа.

2.6.3. Результатом выполнения данных работ является утвержденный приказ о реализации проекта.

2.6.4. Инициатор работ передает утвержденный приказ руководителю проекта через секретаря в течение 1 рабочего дня после подписания для:

а) его выполнения;

б) ознакомления всех участников проекта.

2.6.5. Если в результате проверки инициатор работ выявляет неточности в предоставленной информации или не согласен с отдельными положениями, то он инициирует процесс внесения изменений в приказ с последующим повторным согласованием с руководителем проекта.

3. Планирование работ проекта

3.1. Общая характеристика процесса.

3.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:

а) постановка задачи руководителям групп проекта;

б) создание структурной декомпозиции работ;

в) расстановка сроков выполнения работ и контрольных точек;

г) планирование человеческих ресурсов;

д) утверждение плана проекта.

3.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А2.

3.1.3. Условием начала работ по процессу является наличие у руководителя проекта перечня основных направлений проекта и приказа о реализации проекта.

3.1.4. Условием окончания работ по процессу являются наличие в компании утвержденного плана проекта и факт его передачи руководителям групп проекта.

3.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.

3.2. Постановка задачи руководителям групп проекта.

3.2.1. Постановку задач руководителям групп проекта производит руководитель проекта после получения от инициатора работ приказа о реализации проекта и на основании перечня основных направлений проекта.

3.2.2. При постановке задач руководитель проекта выполняет следующие действия:

а) распределяет направления проекта между группами проекта;

б) поручает руководителям групп проекта организовать разработку структурной декомпозиции работ по направлениям проекта и спланировать человеческие ресурсы после определения им сроков выполнения работ и контрольных точек;

в) определяет сроки и длительность выполнения поручения;

г) поручает секретарю проекта составить соответствующее распоряжение и передать его руководителям групп проекта.

3.2.3. Результатом данных работ является комплекс указаний в виде распоряжения о начале проекта, которое включает в себя деление направлений проекта между группами и сроки предоставления результатов работ.

3.2.4. Все указания и распоряжения даются руководителям групп в устном виде в рамках общего совещания по проекту, а затем дублируются в письменном (электронном) виде в формате распоряжения. Совещание и подготовка соответствующего распоряжения проводятся в течение 3 рабочих дней с момента получения руководителем проекта приказа о реализации проекта.

3.3. Создание структурной декомпозиции работ.

3.3.1. Формирование структурной декомпозиции работ (СДР) выполняет группа проекта по направлению, после получения от руководителя проекта распоряжения о начале проекта. Формированием структурной декомпозиции работ руководит руководитель группы проекта по направлению.

3.3.2. При формировании группой структурной декомпозиции работ руководитель выполняет следующие действия:

а) поручает специалистам группы разработать перечень работ необходимый, с их точки зрения, для реализации задач проекта;

б) контролирует процесс создания перечня с целью обеспечения высокой степени детализации, которая позволит расставить сроки выполнения каждой работы в интервале от 2 до 5 рабочих дней;

в) объединяет перечни специалистов в структурную декомпозицию работ и организует совещание группы по верификации и корректировке СДР;

г) корректирует и визирует СДР.

3.3.3. Результатом данных работ является завизированная руководителем группы проекта по направлению структурная декомпозиция работ.

3.3.4. Руководитель группы проекта по направлению передает СДР руководителю проекта в течение 5 рабочих дней с момента получения распоряжения о начале проекта.

3.4. Расстановка сроков выполнения работ и контрольных точек.

3.4.1. Расстановку сроков выполнения проекта и контрольных точек производит руководитель проекта после получения СДР от руководителей групп проекта по направлениям.

3.4.2. При выполнении работ по данной процедуре руководитель проекта выполняет следующие действия:

а) объединяет предоставленные СДР по направлениям в СДР проекта;

б) расставляет сроки выполнения каждой работы, руководствуясь желаемыми сроками реализации проекта, формируя тем самым расписание проекта;

в) определяет наиболее проблематичные в исполнении участки проекта и расставляет по ним контрольные точки;

г) определяет наибольшие разрывы в реализации проекта без контроля и расставляет соответствующие контрольные точки;

д) визирует полученное расписание проекта.