Книга Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы, страница 37 – Игорь Манн, Ренат Шагабутдинов

• новые статьи можно переслать с определенного сайта себе на почту.

И так далее. Вариантов использования – масса, все зависит от ваших задач.

В приложениях MS Office есть функции, которые могут использоваться часто и быть при этом запрятанными в не самые доступные разделы меню. Но их можно вывести на панель быстрого доступа – то есть в ряд иконок в самой верхней части окна.

Примеры таких функций:

• закрепление верхней строки или других областей в Excel (Вид → Закрепить области → Закрепить верхнюю строку);

• использование шаблонов в Outlook (Главная → Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму);

• вставка даты и времени в Word (Вставка → Дата и время).

Как видите, в этих случаях нужно совершить от двух до четырех действий. Чтобы сократить этот путь до одного действия, щелкните правой кнопкой на нужный пункт меню и нажмите «Добавить на панель быстрого доступа»:

Теперь нужная функция будет всегда под рукой – над панелью инструментов:

Сейчас, когда к почтовому ящику привязаны многие сервисы, иметь ненадежный пароль в почте – опасно. Да и в других приложениях и сайтах ему лучше быть надежным.

Надежный пароль – это сочетание строчных и заглавных букв, цифр и символов. Например:

Желательно иметь разные пароли в разных сервисах. Если вам сложно сочинить разные пароли, придумайте изменяемую часть – например, часть цифр может меняться от сервиса к сервису.

Еще один вариант – использовать название сервиса/сайта в качестве части пароля. Этот прием предложил Артур Думчев в своей книге «Помнить все» ^[56] . Выберите базовый пароль и вставляйте в него название домена или сервиса:

• 77Base_Parol&8 – базовый вариант;

• 77BaFace_PaBookrol&8 – для Facebook;

• 77BaEver_PaNoterol&8 – для Evernote.

И так далее. Таким образом, у вас всегда будет достаточно сложный пароль и вам не придется вспоминать новый на каждом сайте.

В этом разделе мы собрали несколько бизнесхаков и метрик для тех, кто анализирует данные и наглядно их представляет.

Кроме того, в приложениях мы собрали десятки полезных функций и приемов работы в Google Docs и Excel. Если вы потребитель аналитики и не занимаетесь ею самостоятельно, можете пропустить это приложение. Но если вы работаете с таблицами и ищете смысл в больших и малых данных, эти приемы сберегут вам немало времени.

Управленческая информация должна быть актуальной и «живой». Что это значит? Что ее нельзя хранить в форматах PDF или Word, например. Потому что тогда вы не сможете:

• быстро обновить данные;

• поменять одну из переменных – и посмотреть на то, как это изменение отразится на итоговых показателях (провести сценарный анализ);

• добавить новые показатели.

Все это возможно в таблицах, где легко обновлять и обрабатывать данные. Вы можете извлечь данные из таблицы и представить в наглядном отчете в PDF. Но помните: ни одно изменение в исходных данных в этом отчете не отобразится. А принимать решения лучше на основе актуальной информации.

В аналитике принято сравнивать данные (отчетность, показатели) с какой-то базой: предыдущим периодом, аналогичным периодом прошлых лет, с конкурентами, со средним показателем по отрасли, по региону, с нормативами и т. д.

Сравнение может быть абсолютным (в отделе стало работать на три человека больше) и относительным (было шесть сотрудников, а стало девять: прирост на 50 %!).

Ни то ни другое сравнение не показательно само по себе. Процентный прирост может быть огромным (возможно, вы слышали про эффект низкой базы: бегуны быстро прогрессируют в первые годы, рост продаж нового направления в бизнесе может быть стремительным в первые месяцы и годы, пока рынок не пресытился), но без абсолютных цифр эта информация не поможет вам делать выводы и принимать решения.

Приросты считаются так:

Сначала дадим определения:

• среднее арифметическое – сумма всех элементов выборки, разделенная на их количество;

• мода – значение, которое встречается чаще всего;

• медиана – такое число из выборки, что ровно половина элементов этой выборки больше него, а половина – меньше.

В качестве среднего могут указывать и среднее, и медиану, и моду. В компании с огромной зарплатой руководителя и низкими зарплатами сотрудников будет высокая средняя зарплата, не очень высокая медианная (то есть зарплата человека, которая меньше зарплаты половины сотрудников и больше зарплаты другой половины сотрудников) и совсем невысокая мода (то есть зарплата, чаще всего встречающаяся в компании).

Рассмотрим простой пример в числах.

Пусть в компании есть восемь руководителей, которые получают по 3 тысячи неких денежных единиц, 20 сотрудников, получающих по 2 тысячи единиц, и 27 сотрудников, которые получают по 200 единиц.

Средняя зарплата в компании = 69 400 / 55 = 1261 денежная единица.

Медиана = 2 тысячи единиц. Это зарплата того человека, который «богаче» одной половины коллег и «беднее» другой половины.

Мода = 200 единиц, это самая часто встречающаяся зарплата.

Когда какой показатель использовать?

На практике мода используется редко. Намного больший интерес представляют среднее и медиана.

Среднее арифметическое крайне чувствительно к выбросам (нехарактерным для изучаемой выборки слишком большим или слишком малым значениям) одно случайное экстремальное значение может сильно сместить ваше среднее.