Онлайн книга «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление»
|
• согласование и утверждение планов сотрудников управления на квартал; • контроль исполнения планов сотрудников за предыдущий квартал; • контроль достижения сотрудниками управлении запланированных КПЭ; • согласование/корректировка плана проведения аудитов; • участие в экспертной группе. Ежегодный контур управления: • формирование личного плана работы и КПЭ на год; • разработка и утверждение плана проведения аудитов функциональных подразделений в регионах на год; • согласование и утверждение планов сотрудников управления на год; • согласование и утверждение КПЭ сотрудников на год; • контроль исполнения планов сотрудников за прошедший год; • оценка и утверждение фактически достигнутых сотрудниками КПЭ; • формирование плана разработки (пересмотра/актуализации) нормативно-методических документов, регламентирующих процессы управления; • формирование плана управления на год с выделением ресурсов. Этот пример в основном содержит процессы управления подразделением. Пример. Структура процессов управления директора по производству Ежедневный контур управления: • анализ отчета по производству за сутки, принятие оперативных решений; • проведение оперативного совещания с ИТР [125] департамента производства; • обход производственных участков; • контроль расстановки производственного персонала; • согласование/реализация решений по несоответствующим материалам (в рамках своей компетенции). Еженедельный контур управления: • подготовка к еженедельному совещанию у президента; • согласование плана производства и графика загрузки оборудования на следующую неделю; • анализ отчета по человеческим ресурсам, формирование заявки на человеческие ресурсы; • анализ и согласование отчета по производству за неделю; • согласование заявок на закупку ТМЦ. Ежемесячный контур управления: • анализ и согласование предварительного плана производства на месяц; • согласование плана производства на месяц; • формирование отчета по КПЭ производства за месяц; • согласование графика ТО, ремонта и уборки оборудования на месяц; • согласование графика платежей на месяц; • анализ и согласование ежемесячного отчета по производству; • согласование табеля по ИТР департамента производства (два раза в месяц); • согласование табелей по сменам (два раза в месяц); • согласование заявок на закупку ТМЦ. Ежеквартальный контур управления: • согласование плана производства на квартал по месяцам; • анализ и согласование отчета по производству за квартал; • формирование потребности в ТМЦ на следующий квартал. Ежегодный контур управления: • анализ и согласование плана производства на год; • анализ и согласование бюджета департамента производства на год; • анализ и согласование отчета по производству за год; • формирование отчета об исполнении бюджета производства за год; • согласование плана капитального ремонта и модернизации оборудования; • согласование графика отпусков ИТР департамента производства; • разработка и расчет КПЭ производства на год; • разработка и расчет показателей СМК (системы менеджмента качества) для производства на год; • формирование отчета по СМК в части производства за год. Пример. Структура процессов управления заведующего кафе Ежедневный контур управления: • ежедневный утренний обход кафе; • анализ деятельности кафе за предыдущие сутки; • контроль соблюдения стандартов обслуживания в торговом зале, на кухне и в баре. Еженедельный контур управления: • проведение еженедельной планерки с администраторами, барменами, заведующим производством и сотрудниками кухни; • контроль заявки на столовую и барную посуду и столовые приборы, составленную в понедельник администратором дневной смены; • работа с жалобами. Ежемесячный контур управления: • подготовка и согласование плана работы кафе на месяц; • анализ работы кафе и подготовка отчета о работе кафе за месяц; • рассмотрение и утверждение графиков работы сотрудников кафе; • осуществление поощрений и наказаний сотрудников кафе; • заключение договоров с поставщиками алкогольной продукции, контроль деятельности поставщиков алкогольной продукции; • организация и выполнение обучения персонала на рабочих местах; • проведение аттестации персонала кафе; • выполнение контроля наличия необходимой разрешительной документации и лицензий. Как видно из приведенных примеров, существенная часть работы руководителя связана с планированием ресурсов (человеческих в том числе), организацией работ, контролем, расчетом зарплаты сотрудников, формированием отчетов руководству. Деятельность по непосредственному управлению операционными процессами также занимает долю времени руководителя. Замечу, что структурное подразделение выполняет и/или участвует в нескольких операционных процессах, имея при этом одного руководителя – начальника подразделения. Чем ниже по иерархической лестнице находится руководитель, тем меньше у него процессов управления подразделением и тем больше процессов управления операционными процессами. На верхнем уровне руководства (директор, замдиректора, начальник департамента) доля работы руководителя, связанная с управлением операционными процессами, минимальна. На нижнем уровне управления (начальник отдела, руководитель сектора, группы, участка и т. п.) доля работы по управлению операционными процессами выше. Но она никогда не достигает 100 %. Случаи назначения руководителей нижнего уровня исключительно на управление операционными процессами встречаются очень редко (несмотря на рекомендации премудрых западных книжек по менеджменту). Чаще им приходится совмещать административное управление подразделением и управление операционными процессами. Если мы определили процессы в рамках границ структурного подразделения, то вполне можем описать процессы управления в разрезе контуров (как было показано выше). Если же мы выделяем сквозные бизнес-процессы и назначаем их владельцев (с разной степенью полномочий), то описывать процессы управления этими сквозными бизнес-процессами лучше отдельно (то есть вне контуров управления структурным подразделением). (О назначении владельцев сквозных процессов я рассказал в главе 2.) |