Книга Международный деловой этикет на примере 22 стран мира, страница 25 – Елена Игнатьева

Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.

Если имя адресата неизвестно, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line». В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной службы».

Тема письма

После указания адресата можно добавить уточнение относительно содержания письма. Эта строка информирует получателя о содержании самого письма. Например,

Re. (или Ref.): your letter 21.10.2017 – относительно вашего письма от 21.10.2017

Для того чтобы послать личное сообщение, после фамилии нужно указать «Лично» (Personal – США, Private – Англия).

Текст письма и обращения

Обратите внимание, что в отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков: каждый новый абзац начинается в край левого поля листа и отделяется от следующего межстрочными интервалами. Красная строка в начале абзацев отсутствует.

Всем известно, что в России после обращения употребляют восклицательный знак. В Европе же в этом месте ставится запятая, а в США – двоеточие.

При адресации письма фирме и необходимости в том, чтобы оно было прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию…» – Attention of или сокращенная форма Attn.

Если известна занимаемая адресатом должность в компании, вежливо будет указать ее после имени.

Attn. Mr. Brown, Head of Department – Вниманию мистера Брауна, начальника отдела

Окончание письма и подпись

Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению. При этом в ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.

Подпись автора письма должна сопровождаться его полным именем, указанием занимаемой должности либо имеющегося звания.

Tom Brown, Head of Department (Том Браун, директор департамента)

Sir Smith, Editor-in-Chief (господин Смит, главный редактор)

В том случае, если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – per pro) либо «По поручению».

Jackson and Co pp B. Salivan – по поручению Джексон и Ко подписал Б. Саливан

Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и за время переписки у вас установились отношения более чем просто формальные, в конце допустимо писать Best regards… (C наилучшими пожеланиями…)

Приложение (Encl.)

Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта и т. п., то в последней строчке должно быть указано Encl.

Кроме того, можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце Encl. или как Encls. Приложения располагаются ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма.

Best regards,

Отправить копию (Сс):

Сообщение Сс: Ms. Ann Brown после строчки приложение Encl. означает, что копия письма будет послана Ms. Ann Brown.

Оформление почтового конверта

Кроме содержания письма, международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта.

1. На первой строчке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту, варианты которой были рассмотрены ранее. После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все необходимые титулы.