Онлайн книга «Международный деловой этикет на примере 22 стран мира»
|
Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто:) или:(. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например,)))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения. Но не стоит увлекаться смайлами при составлении делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека. Когда их очень много, текст воспринимать становится тяжело и теряется официальный стиль письма. В основном сетевые аббревиатуры и смайлы используются при общении с клиентами или партнерами через ICQ [29], на деловых форумах, через интернет-чаты или мессенджеры (клиенты сетей мгновенных сообщений). Электронные письма не нужно делать слишком длинными. По правилам сетикета, их объем должен составлять половину от текста, написанного на бумаге. В том случае, если вам все-таки необходимо отослать большой объем информации, следует оформить ее в виде вложения, а в самом сообщении поместить краткий сопроводительный текст с перечнем вложенных документов. Помните, что не следует отсылать письма в выходные дни и во второй половине дня пятницы. Работа с вложениями («Attaches») Отправляя вложение, вы должны позаботиться о том, чтобы оно дошло до вашего адресата. В первую очередь позаботьтесь об объеме и формате вложения. Готовя пересылку большого вложения, превышающего 200–500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-серверы, веб-интерфейс, облачные сервисы (Google-диск, Яндекс-диск и др.). Обращайте внимание на формат вложения. Если ваше письмо содержит вложенный файл с расширениями EXE, CMD, ВАТ, COM, SCR, РРТ, MDB, DLL, DOC, XLS – есть риск, что адресат его не получит. Часто почтовые серверы или почтовые клиенты блокируют такие вложения. Чтобы избежать этого, воспользуйтесь функцией архивирования (zip., гаг.). Отправляя вложение, обязательно сделайте комментарий к нему. Степень подробности комментария определяет ситуация. Если у вас есть договоренность и получатель ждет письма с вложением, то достаточно указать на вложение в поле «Тема». Однако лучше все-таки помещать комментарий в теле письма. Например, …По нашей договоренности высылаю документы для заключения договора. Документы во вложении: 1. Проект договора 2. Смета расходов 3. Выписка из ЕГРИП… Работа с полем «Важность» письма («Priority») Используйте маркировку важности «Высокая» («High») при отправке действительно важного сообщения (такого, на которое получателю надо обратить внимание в первую очередь). Не злоупотребляйте этой маркировкой. Делайте пометку «высокая» только в отношении действительно важных писем. Их в переписке не может быть много. Возьмите за правило отправлять не более 1–2 таких писем в месяц. Иначе ваши получатели со временем перестанут реагировать на проставленный вами статус сообщения. Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте У каждого из нас бывают случаи, когда мы не можем оперативно отвечать на электронные письма. Причины могут быть разные – отпуск, болезнь, участие в различных деловых форумах и т. д. В этом случае лучше использовать автоответы, которые сообщат адресату, что вас нет на рабочем месте и к кому он может обратиться для получения интересующей его информации. Например, Уважаемые коллеги. В период с 23 по 27 октября 2017 я буду в командировке, поэтому оперативно отвечать на ваши письма не смогу. В период моего отсутствия все вопросы по обучению прошу решать с менеджером по обучению Ольгой Ивановой. Ее контакты: тел.: +7–123–123–12–12–12, e-mail: ivanova@kompany.ru. Если ваш вопрос может быть решен только при моем непосредственном участии – мой моб. тел.: +7–123–123–11–11 (время звонка с 18.00 до 21.00 по Мск.) … Позитивное завершение письма Последнее, что остается во внимании адресата при прочтении вашего письма, – финальные фразы. Задача финальных фраз – закрепление эмоционально-позитивной атмосферы делового общения. Старайтесь создавать у вашего адресата хорошее впечатление или настроение, чтобы ему и далее хотелось общаться с вами. Варианты финальных фраз • Буду рад сотрудничеству! • Будем рады сотрудничеству с Вами! • С готовностью отвечу на Ваши вопросы. • Если у Вас возникли трудности с оформлением или отправкой отчетов, пожалуйста, напишите об этом. Мы постараемся помочь. Благодарим за содействие! • Если у Вас возникнут вопросы по заполнению документов, позвоните или напишите нам. Мы обязательно поможем. • С надеждой на плодотворное сотрудничество… • Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы. • С искренним уважением… • С уважением… • С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество… • Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным! • Будем рады Вашему решению стать нашим клиентом! А вот таких фраз, как «Благо Желаю», «БлагоДарю», «Благо Дарю» и т. д., стоит избегать. Такие фразы вызывают недоумение, а иногда и раздражение у адресата – он не просил у вас никакого блага и ничего не просил ему дарить. Подпись и блок контактной информации Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно. Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. В электронную подпись следует включать: • свое полное имя, отчество и фамилию. Помните, как вы будете подписывать свои электронные письма, так к вам и будет обращаться адресат. Именно поэтому не стоит включать в подпись только свои инициалы или сокращенно-уменьшительное имя. Наименование должности, без сокращений и аббревиатур. Адресат должен понимать, что входит в круг вашей профессиональной компетенции; |