Это актуально для крупных компаний с большим бюрократическим аппаратом, где сотрудники тратят много времени на поиск других сотрудников предприятия при согласовании документации, где приходится бегать по кабинетам в поисках нужного специалиста, который должен, например, поставить подпись или передать какое-то сообщение, корреспонденцию, документ.
Подобные вещи актуальны не только в крупных, но и в небольших компаниях, которые занимаются оказанием услуг и в которые приходят люди (поставщики, клиенты, экспедиторы). Многим людям некомфортно ходить по кабинетам задавать вопросы, они могут, столкнувшись с непонятной ситуацией или невозможностью определить, в какой кабинет и к какому специалисту им обратиться, просто развернуться и уйти.
Визуализация в сервисе очень хорошо помогает с точки зрения навигации. Для этого могут быть, например, нарисованы стрелки на полу, цветовая маркировка, таблички у кабинетов с указанием планировки и расположения сотрудников, сидящих в данном кабинете, все это сильно облегчает поиск специалистов.
Это могут быть фотографии людей, чья корреспонденция, к примеру, лежит в определенном ящичке, или бумага наподобие бейджа, который содержит основную информацию о сотруднике, работающем на данном рабочем месте (имя, фамилию, отчество, его должность, номера телефонов и прочее).
Это простые решения, которые с помощью визуализации решают проблемы коммуникации определенного офиса, подразделения, департамента и так далее.
Визуализация документации
Самое распространенное, что делается в визуализации размещения документов – это нумерация папок, к которой опять же нужно переходить только после того, как вы провели сортировку и упорядочивание: выкинули все лишнее, что-то передали в архив, сдали в макулатуру, что-то сразу сожгли, провели упорядочивание.
Правило здесь остаётся неизменным: документация, которой часто пользуются, должна храниться поближе, а использующаяся редко может находиться на дальней полке. После этого проводится нумерация папок, размещение перечня рядом либо на торце, либо на дверце шкафа. Очень часто маркируют папки по цветам в зависимости от каких-либо категорий.
Например, отчетная документация синего цвета, текущий проект - красный цвет, бухгалтерская отчетность – зеленого и т.д.
Часто проводят линии сквозь ряд с папками, они нужны для того, чтобы визуально можно было увидеть отклонение. Если какая-то папка будет поставлена, например, не на свое место, это сразу будет всем заметно. Если у вас в офисе часто случаются такие ошибки, когда человек торопится и ставит папку не на свое место, целесообразно применить такое решение. Человеку, который ставит эту папку не на то место, самому будет легче увидеть отклонения расположения и поставить ее на нужное место. Подобное упорядочивание экономит время всем, это поможет сократить поиски и сортировку.
Применительно к документации существует масса различных решений. Некоторые закрепляют ответственность, например, фотографией ответственного лица, приклеенной к папке. Опять же это делается лишь там, где существует строгое закрепление ответственности и типичный набор содержимого в папке. Например, в случаях, когда, открыв папку, не сразу можно понять, что содержимые документы предназначены для работы другому работнику.
Популярное решение – подписи шкафчиков (где что находится). Это в первую очередь эстетика, упрощение навигации и решение проблемы поиска необходимого.
Схемы зон ответственности сотрудников и зонирование
Перед вами один из примеров, как можно зонировать общие территории, шкафчики, тумбочки и так далее, закрепить ответственность по местам, закрепить за сотрудником место его работы и добавить часть прилегающей общей территории.
Это не означает, что человек постоянно, каждый день должен делать там уборку, сортировку и так далее. Он обязан следить за его состоянием, и если, например, другой сотрудник не выполняет какие-то элементарные правила (например, ставит что-то не на место), то ответственный имеет право подать жалобу либо сделать замечание. Этот метод помогает поддерживать чистоту помещения в нормальном состоянии.
Помните о том, что, когда на рабочих местах порядок, но есть бардак в местах общего пользования, то постепенно этот бардак будет переходить и на рабочие места.
Стандарты
В следующем примере представлен элемент визуального контроля, под названием «Стенд задач 5S». Он может применяться как в производстве, так и в офисе для подержания порядка и контроля за этим. В данном примере персонал офиса состоит из четырех человек, существует определенный график дежурств, и стенд задач показывает, что каждый сотрудник должен сделать в указанный день по этому графику.
На карточках стенда нанесены работы, которые следует выполнить в соответствующий день недели. После выполнения карточка переворачивается зелёной стороной наружу. Всем издалека видно выполнены ли стандартные действия или нет. Стенд будет постоянно напоминать об этом. Кроме того, как визуальный стандарт, стенд помогает осуществлять функцию контроля руководителем.
Следующий пример визуализации – визуализация зон освещенности.
