Как часто неожиданно свалившаяся на нашу голову проблема парализует, заставляя либо игнорировать ее, либо совершать необдуманные и спонтанные действия! Не мне рассказывать вам, какую цену зачастую имеют неправильные решения. Именно поэтому давайте поэтапно пройдемся по всему алгоритму решения проблем, состоящему из пяти логичных шагов.
Шаг 1. Установление проблемы. Когда мы столкнулись с какой-либо проблемой или сложной задачей, прежде всего нужно четко и грамотно сформулировать эту проблему или задачу, поставить перед собой цель. Звучит вроде бы банально и очевидно, но в реальной жизни мы нередко игнорируем этот этап. «Зачем тратить время на поиск каких-то формулировок, когда надо решать проблему?» — рассуждают многие. И зря, потому что часто так получается, что решаем мы непонятно что. Недаром говорят: «Четко сформулированная проблема уже наполовину решена». Чем более конкретно мы сформулируем проблему, тем легче будет найти решение. Четко и членораздельно ответьте себе на вопрос: «В чем состоит сама проблема?». Может быть, никакой проблемы и нет вовсе. А может быть, все ее интерпретируют по-разному.
Помните, что невозможно справиться со всеми проблемами скопом и за один раз. Поэтому есть ключевое правило: «Решайте проблемы по мере их поступления». С другой стороны, всегда помните, что возникающие проблемы обычно не бывают изолированными и автономными, они взаимосвязаны и очень часто имеют одни и те же причины. Вот почему большинство известных в науке концепций решения проблем исходят из одинакового посыла: сначала четко определите причину основной проблемы. Это решается как раз на этапе номер два.
Шаг 2. Анализ ситуации. Теперь нужно собрать всю необходимую информацию. Стоит полностью проанализировать свою проблему. Если необходимо, разложить ее на составные части. Что ей предшествовало? Из-за чего она появилась? Это повторяющая проблема? Кто за нее ответственен? Какие причины текущей ситуации? Как эту проблему (если она была раньше) решали? Насколько проблема действительно актуальна, важна, приоритетна для вас? Действительно ли она требует мгновенного решения? Можно задавать эти, а также любые другие вопросы, которые помогут широко и глубоко посмотреть на ситуацию. В большинстве случаев именно неизвестная информация о проблеме и ситуации — ключевой фактор анализа, и без тщательного выявления всех обстоятельств и нюансов невозможно переходить к поиску путей решения. Без некоторых данных у нас просто не будет полной картины. Этот принцип можно сформулировать так: «Более важным является не то, что мы знаем о проблеме, а то, чего мы не знаем». Именно поэтому второй шаг имеет такое большое значение.
Зачастую мы видим проблему там, где ее вовсе нет. В бизнесе я часто сталкиваюсь и с другой распространенной ситуацией: люди решают не те проблемы, которые стоило бы решать, то есть упускают из вида действительно горящие и принципиально важные задачи, распыляя свое внимание на какие-то мелочи. Именно поэтому я рекомендую применять классическую схему, которая называется матрицей Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра
[300] — один из самых популярных приемов в тайм-менеджменте, но его легко можно использовать не только для приоритизации дел, но и для решения проблем. Матрица представляет собой четыре квадранта, образованных двумя осями: осью важности по вертикали и осью срочности по горизонтали. Получается, что каждый квадрант имеет свои характеристики. Как несложно догадаться, начинать надо с решения проблем, которые попадают в квадрант «важно и срочно». Далее — «важные и не срочные». После этого «не важные и срочные». А вот от не важных и не срочных проблем лучше всего вообще избавиться, потому что они не стоят вашего времени и усилий.
В жизни часто бывает: мы тратим кучу сил и времени на то, что вовсе не заслуживает внимания, и кидаемся на решение абсолютно не тех проблем. Решить их до конца не можем. Сваливаются новые проблемы. Эмоциональный фон ухудшается, стресс нарастает. В конце концов возникает эффект снежного кома. Возьмите за правило на этом этапе задавать себе принципиально важный вопрос: «А ту ли проблему я решаю?»
Шаг 3. Разработка вариантов действий. Если вы окончательно решили для себя, что проблема приоритетна и действительно требует незамедлительного решения, стоит переходить к разработке вариантов действий. Я недаром употребляю множественное число и пишу о вариантах действий. Даже если решение проблемы лежит вроде бы на поверхности, надо продумать несколько альтернативных способов ее решения. Мы часто обманываем сами себя, видя перед собой вроде бы простые решения, которыми предпочитаем незамедлительно воспользоваться, вместо того чтобы посмотреть на ситуацию шире и глубже и поискать альтернативы. Нередко самые очевидные на первый взгляд решения таят в себе опасность, ведь мы уверены в том, что они наиболее правильные. А кто знает — вдруг другие подходы сэкономят время, ресурсы и нервы? Мой опыт подсказывает, что стоит выбирать не самые простые и очевидные решения, а самые рациональные. Запомните: срочных идеальных решений не существует!
Подберите как можно больше вариантов решений проблемы. Ройте так глубоко, насколько это возможно. Помните, что здесь действует правило «Чем больше, тем лучше». Важно смотреть на проблему максимально широко, избегать зашоренности, чтобы в дальнейшем было из чего выбрать. Всегда задавайте себе вопрос: «Может быть, стоит посмотреть на эту ситуацию совершенно с другой точки зрения?» (О поиске нестандартных и креативных решений мы будем подробно говорить в следующей главе.)
К сожалению, решая многие проблемы на автомате, мы становимся заложниками многочисленных когнитивных искажений и наступаем на грабли. Именно поэтому я предлагаю еще раз вспомнить ментальные ловушки, которые связаны с процессом принятия решений:
Если вы читали часть II, в которой объясняется эта схема, давно, рекомендую перечитать ее, чтобы понимать, как и почему эти когнитивные искажения могут помешать выработке и выбору правильной стратегии выхода из проблемной ситуации.
Шаг 4. Выбор варианта действий. После того как вы разработаете варианты решения, каждое из них нужно тщательно проанализировать, а потом выбрать оптимальное — наиболее безопасное и результативное. Для этого стоит сравнить их между собой. Немаловажную роль играет грамотный прогноз последствий каждого варианта. Какие возможны риски и угрозы? Конечно, любой прогноз неточен, однако в большинстве случаев он помогает избежать явных ошибок. Всегда стоит обращаться не только к своему опыту, но и к чужому. Я люблю повторять: «Дураки учатся на своих ошибках, а умные — на чужих».
