Первым делом, чтобы оторваться от конкурентов и выполнить высокие требования мировых стандартов, мы с коллегами организационными и обучающими мероприятиями довели качество телефонного и живого общения сотрудников отдела обслуживания до максимального уровня – 99 % от стандарта. Организовали стабильную работу курьерского отдела по сбору дополнительной информации о переменах в жизнедеятельности клиентов, чтобы на этой почве обновить отношения и увеличить количество потребляемых ими продуктов фирмы. Пересмотрели премиальную политику, которую, как мы уже обсудили, необходимо регулярно менять. Организовали конкурсы внутри отделов по достижению лучших экономических показателей с мотивацией в виде адекватной премии. Организовали внутренними силами очень качественные курсы в отделах о методах продаж и по изучению технической информации об обработке наших продуктов. На совещаниях обсуждали вопросы повышения качества управленческих решений и их надлежащего исполнения.
Результатом стало значительное улучшение внутрифирменного климата, поднялся настрой команды на успешное преодоление кризиса и укрепилась уверенность в достижении фирмой докризисных показателей.
Как видите, преодоление кризиса полностью лежит организационно на реальных грамотных профессиональных действиях руководства. Как В. И. Чапаев, оно всегда должно быть впереди на боевом белом коне.
Большинство обывателей видит в бухгалтерии женщин, окруженных горой документов на столах. Шкафы бухгалтерских кабинетов забиты тугими папками с накладными, проводками, счетами, банковскими выписками, отчетами и другими бумагами. Бухгалтеры – это статисты, которые просто обрабатывают многочисленные платежные документы, как думает большинство. Но есть такая фраза: «Деньги делают деньги», – которая имеет для бухгалтерии практический смысл. Ярким примером организаций, зарабатывающих колоссальные деньги, служат банки и фондовые биржи. Оказывается, бухгалтерия – это тоже кузница денег. В процессе жизнедеятельности фирмы, если дела идут успешно, остается свободная прибыль, которую можно разместить на депозитных счетах и получить дополнительный доход в виде процентов по вкладам. Можно задержать оплату счетов и образовавшуюся сумму тоже разместить в виде депозитных счетов – пусть даже всего на две недели, но при значительных суммах в миллионы рублей заработок будет тоже значительным. На свободные остатки денег, хранящихся в банке, можно купить на фондовой бирже ценные бумаги.
Мой сотрудник купленные фирмой ценные бумаги выставлял на бирже как залог и покупал на них еще ценных бумаг, и так двенадцать раз. Сумма дохода, конечно же, вырастала в двенадцать раз, что по итогам месяца давало солидную прибыль.
Одна моя знакомая, финансовый директор, однажды подметила, что предприятие использует в своей деятельности десятки тысяч деревянных поддонов в год, нашла их дешевле в два раза по стоимости, потому что они были произведены из вторсырья, на чем сэкономила миллионы рублей.
Можно найти много других примеров экономии денежных средств предприятия, которые демонстрируют бесконечную фантазию грамотных финансовых управляющих. Бухгалтеры – такие же члены успешной команды, не менее других заинтересованные в финансовом росте компании, которые должны вносить свой посильный вклад в ее процветание. Задача экономии денежных средств лежит в первую очередь на их плечах, потому что они видят затраты в динамике. Если затраты на ремонт какого-то автомобиля стали расти из месяца в месяц, значит, его нужно немедленно продать какому-нибудь частному лицу, которое доведет его до хорошей рабочей формы с минимальными затратами, поскольку на предприятии сделать это значительно сложнее. Можно поискать, где покупать дешевле канцтовары, горюче-смазочные материалы, бытовую химию и многое другое, что на небольшом предприятии порой просто некому поручить.
Больной вопрос для любой фирмы – выбивание долгов. Казалось бы, чего проще, если есть договор, в котором в виде проявления лояльности к клиенту указано, что срок оплаты поставки составляет следующие пять дней. Значит, максимум на шестой день должны поступить ожидаемые суммы. Но не тут-то было! Существует такая категория плохих руководителей, оплачивающих только самые насущные долги, без которых предприятие должно остановиться: горючее, связь, аренду, энергию, налоги, иногда сырье. Все остальное, как они считают, можно оплатить, когда появятся свободные деньги. А сырья нужно все больше и больше, и свободные деньги вовсе не появляются. Значит, ремонтные, рекламные, транспортные, обслуживающие компании должны постоянно выбивать деньги с таких горе-руководителей. Бухгалтеры говорят, что шефа нет, денег нет, звоните в конце месяца. Как быть?
Ответов много, некоторые из них будут изложены далее.
Первый, самый эффективный, заключается в следующем. Наш сотрудник звонит в бухгалтерию должника и максимально вежливо напоминает о долге. Чтобы отвязаться, там говорят, что оплатят в ближайшие дни. И вот тут применяется хитрый прием-вопрос: «А когда точно вы оплатите? Через два дня? Хорошо, я вам позвоню в 14 ч через два дня». В указанное время наш бухгалтер снова звонит должнику и напоминает о долге, который все еще не оплачен. Снова вопрос: «А когда оплатите? Завтра в 11 ч?» Ровно в 11 ч наш бухгалтер остается настойчив и снова просит оплатить. Теперь бухгалтер-должник уже осторожен и реально рассчитывает оплатить, понимая, что с него не слезут, назначает реальную дату оплаты, и деньги поступают.
Подведя итог, скажем, что простой вопрос о том, когда оплатите, никакого эффекта на должника не производит и желания отдать деньги не вызывает. Нужно последовательными действиями оказать планомерное давление на психику наученного горе-шефом бухгалтера и подавить ее, добившись успеха.
Нужно звонить каждый раз с разных телефонов, иначе ваш номер телефона внесут в черный список.
Бывает, фирма-должник реально находится в тяжелом финансовом положении, но это не значит, что надо простить долг. Нужно послать письмо-предупреждение о необходимости рассчитаться, а в случае отказа – претензию официальной формы о подаче искового заявления в суд и взыскании с ответчика дополнительных судебных издержек, что зачастую действует отрезвляюще, и до суда не доходит.
В реальности нужно просто налаживать добрые деловые отношения с партнерами, без оскорблений, наездов, ругани и нервов. Мы все находимся в одном правовом поле и должны помогать друг другу, тогда выжить и добиться успеха будет гораздо легче. А это значит, что уметь добиваться победы в разговоре должны не только сотрудники отдела продаж, но и все остальные работники. Чтобы мотивировать такого опытного сотрудника-психолога, от фантазии и умения которого находить общий язык с самыми неудобными должниками зависит финансовая обеспеченность фирмы, я рекомендую не жалеть премий и беречь его как одного из самых ценных кадров.
Как мы видим, привычная бухгалтерия – это всего лишь часть большого финансового организма, которая должна управляться грамотным, волевым, небезразличным и безгранично преданным хозяину бизнеса финансовым директором.
Глава 15. Роль IT-технологий в успехе компании
IT-отдел также обслуживает бизнес и носит вспомогательный характер, но без него работа компании невозможна. Если в совсем недалеком прошлом на предприятии было два прибора: счеты и городской телефон, то теперь технических устройств намного больше.
