Чтобы найти правильные задачи, давайте сделаем небольшой экскурс в экономику и познакомимся с эффектом Парето. После этого легче будет оценить, какие задачи имеют для тебя важность, а какие действия лишь тратят твое время.
Вильфредо Парето был итальянским профессором экономики; его сильной стороной была статистика. В одном из своих самых известных исследований он доказал принцип 80/20, который впоследствии стал известен под названиями «эффект Парето», «распределение Парето» или «принцип Парето».
Речь идет о следующем: Парето обнаружил, что богатство распределено в обществе очень неравномерно. В частности, он установил, что 80 % богатства принадлежит 20 % населения. Это распределение можно обобщить и применить ко многим областям, помимо экономики.
Общий принцип Парето таков: только 20 % усилий обеспечивают 80 % результата. Дисбаланс часто бывает еще выше: 90/10, 95/5 или 99/1. Но обычно применяется соотношение 80/20. Применительно к тайм-менеджменту это означает следующее:
✓ За 20 % своего времени ты достигаешь 80 % успеха.
Оставшиеся 80 % времени тратятся на оставшиеся 20 % результата. Другими словами, если у тебя есть список дел с десятью задачами, которые предстоит выполнить, две из них имеют такую же ценность, как остальные восемь, вместе взятые. Графически это выглядит так:
Некоторые из твоих задач приведут к цели намного быстрее, чем остальные, и именно эти задачи нужно найти. Поэтому каждый раз, когда ты приступаешь к новой задаче, спрашивай себя: «Является ли это действие частью ценных 20 %?» Если нет, отодвинь их на второй план! Отныне сосредоточься в первую очередь на задачах, которые приносят хорошие результаты. Сортируй задачи, расставляя приоритеты и используя все преимущества эффекта Парето.
Руководство
Ты можешь использовать принцип Парето всякий раз, когда хочешь сравнить между собой задачи, которые служат одной и той же цели. Вот как ты можешь решить, принесет ли действие большую выгоду или совсем незначительную:
Шаг 1: Поставь цель и запиши ее!
✓ Чего ты хочешь достичь?
Шаг 2: Составь обзор необходимых рабочих задач!
✓ Какие задачи ты должен выполнить?
Шаг 3: Определи свои задачи для 20 % времени!
✓ Какие задачи дают лучшие/наибольшие результаты?
Шаг 4: Определи свои задачи для 80 % времени!
✓ Какие задачи приносят совсем немного успеха?
Шаг 5: Расставь приоритеты!
✓ Сосредоточься исключительно на задачах из списка 20-ти процентов и не обращай внимания на все остальные!
Тебе придется немного поэкспериментировать, чтобы выяснить, какие действия повседневной и профессиональной жизни приносят высокие результаты. Как только ты определишь, что входит в список 20 процентов, сразу окажешься на пути к коренному изменению распределения времени и задач.
Пример
На первый взгляд распределение Парето 80/20 кажется негибким и непрактичным. Но на самом деле это совершенно не так. Принцип Парето можно применить ко многим сферам жизни, и он поможет тебе правильно расставить приоритеты.
Давай посмотрим на некоторые примеры этой закономерности:
✓ 80 % твоих результатов являются следствием 20 % всех усилий.
✓ 80 % прибыли предприятия приходится на 20 % продукции.
✓ 80 % оборота обеспечиваются 20 % клиентов.
✓ 80 % твоего прогресса в обучении достигается за счет 20 % лекций.
✓ 80 % своего свободного времени ты проводишь с 20 % самых близких друзей и знакомых.
Невозможно однозначно определить задачи Парето. Однако, как правило, достаточно знать, какие задачи больше, а какие меньше способствуют успеху или достижению желаемых результатов. Вот несколько примеров вопросов, которые помогут это понять:
Какие задачи…
… обязательны для твоей цели?
… особенно неприятны?
… ты часто откладываешь?
… приносят результат здесь и сейчас?
… продвигают тебя вперед в долгосрочной перспективе?
… упрощают все остальное?
… необходимы/не нужны?
… ты можешь вычеркнуть без последствий?
Задание
Найди 20 % задач в своем списке дел (и в своей жизни), которые обеспечивают тебе 80 % всех результатов, и займись исключительно этими делами!
#3. Формула SMART
Одно предложение
С помощью формулы SMART ты можешь сформулировать четкие и мотивирующие цели.
Как это работает
Цели очень важны для тайм-менеджмента. Если в повседневной жизни ты не ставишь перед собой никаких целей, то никогда не сможешь разумно и рационально использовать свое время, ведь в твоем распоряжении слишком много разных вариантов действий. Без четкой формулировки цели существует риск того, что большая часть твоего внимания и энергии будет потрачена впустую на второстепенные вопросы. Как же следует формулировать цели? Ответ прост: как можно более четко! В управлении проектами есть хороший и простой подход: цели должны быть SMART. Вот что стоит за формулой SMART:
