Определи задачу и раздели ее, используя тактику салями, на мелкие подзадачи, которые ты последовательно выполнишь!
#6. АВС-анализ
Одно предложение
С помощью АВС-анализа ты можешь определить приоритет различных задач и отсортировать их по степени важности.
Как это работает
Действительно важные задачи ты сможешь найти в своей повседневной жизни, только проанализировав и оценив все свои действия. Только тогда ты сможешь быть продуктивным и разумно использовать время. Полезным инструментом для достижения этого является так называемый АВС-анализ. С его помощью ты можешь классифицировать свои задачи и присваивать им разный уровень приоритета. Выполнив это, ты будешь знать, какие задачи особенно важны для достижения поставленных целей и где таятся «пожиратели времени».
Присваивая соответствующий приоритет каждому запланированному действию, ты подчеркиваешь пользу соответствующей задачи – и, таким образом, устанавливаешь важность ее выполнения. В частности, используя АВС-анализ, ты определяешь цель и назначаешь приоритет от A до С для всех запланированных действий. Затем ты сортируешь свой выбор на задачи категории «А», «В» и «С» и начинаешь над ними работать. Задачи категории «А» представляют собой наиболее важные задачи («Что обязательно нужно сделать?»), задачи категории «В» представляют собой задачи средней важности («Что следует сделать?»), а задачи категории «С» наименее важны для достижения вашей цели («Что можно сделать?»).
Эта классификация дает понять, что лишь немногие задачи имеют решающее значение для твоего успеха (задачи типа «А») и вносят значительный вклад в достижение целей.
БОЛЬШАЯ ЧАСТЬ ТВОЕГО ВРЕМЕНИ ЗАНЯТА ВТОРОСТЕПЕННЫМИ ДЕЛАМИ («C»-ЗАДАЧАМИ), ХОТЯ ЭТИ ДЕЙСТВИЯ МАЛО ВАЖНЫ ИЛИ СОВСЕМ НЕ ВАЖНЫ.
Поэтому, согласно АВС-анализу, применяется следующее правило:
✓ Сосредоточься на задачах категории «А» – трать меньше времени на задачи «В» и практически не трать время на задачи «С»!
При выполнении АВС-анализа и постановке трех вопросов (Что обязательно нужно/следует/можно сделать?), как правило, приходят на ум и другие ключевые действия, которые до этого при планировании оставались без внимания. В таком случае ты можешь расширить список дел, пересмотрев установленные тобой ранее приориты. Добавление или удаление задач требует повторного анализа ценности каждой задачи.
И напоследок несколько советов по практическому применению АВС-анализа:
✓ Категорию «А» следует присваивать задачам продуманно (только самым важным!)
✓ Интенсивно работать только над одной или двумя задачами категории «А» в день (от трех до четырех часов).
✓ Категорию «В» также не следует присваивать задачам слишком необдуманно (должно прослеживаться их непосредственное влияние на цель!)
✓ Не слишком долго работать над двумя-че-тырьмя задачами категории «В» в день (достаточно одного-двух часов).
✓ Задачи категории «C» – это все виды деятельности, которые не имеют прямого влияния на достижение цели (мелкие дела и рутинная работа).
✓ Над задачами категории С не следует работать более одного часа в день.
Если ты регулярно оцениваешь каждое свое действие и понимаешь, какие задачи приближают тебя к цели, – значит сделан значительный шаг к улучшению тайм-менеджмента. Простое разделение на три приоритетные категории (A, B и C) способствует фокусированию на главном и мгновенно помогает отличать важное от второстепенного.
Руководство
ABC-анализ прост и может использоваться для любого типа постановки целей. Выполнив четыре небольших шага, ты легко сделаешь оценку своего списка дел:
Шаг 1: Определи цель!
✓ Чего ты хочешь достичь?
Шаг 2: Оцени свои действия!
✓ Какое влияние оказывают мои действия на цель?
Шаг 3: Определи приоритетность задач и присвой им категории «A», «B» и «C»!
✓ Что нужно, следует и можно сделать для достижения цели?
Шаг 4: Выполни задачи категории «А» в первую очередь!
✓ Ты позаботишься о задачах категории «B» и «C» позже!
Старайся оценивать максимально объективно полезность этих задач для своих самых важных целей. После того как ты разбил на категории все задачи в списке дел, проверь свои результаты. В течение короткого времени приоритеты могут сместиться, а это означает, что и оценка задач изменится.
Классификация твоих действий по категориям задач «A», «B» или «C» – это каждый раз индивидуальная оценка. Никто, кроме тебя, не может определить, какие задачи в данный момент важны, а какие – нет.
Немного потренировавшись, ты быстро поймешь, как это работает, и будешь уверенно расставлять приоритеты. Тем не менее имеет смысл регулярно перепроверять АВС-анализ, чтобы распределение по категориям соответствовало текущим интересам.
Пример
Для лучшего понимания посмотрим на этот пример. Предположим, это твой список дел:
✓ Перезвонить г-же Мейер
✓ Прочитать окончательный отчет
✓ Подготовить доклад для совещания
✓ Купить подарок на день рождения Томаса
✓ Ответить на электронные письма
✓ Изучить данные о продажах
✓ Парикмахерская
✓ Заняться спортом
В зависимости от твоей личной цели, необходимо установить приоритеты. Для цели «Подготовка к совещанию» план может выглядеть так:
✓ Цель: ты хочешь подготовиться к завтрашнему совещанию.
✓ После выполненного ABC-анализа список дел выглядит так:
