(C) Перезвонить г-же Майер
(B) Прочитать окончательный отчет
(A) Подготовить доклад для совещания
(C) Купить подарок на день рождения для Томаса
(C) Ответить на электронные письма
(B) Изучить данные о продажах
(C) Парикмахерская
(C) Заняться спортом
Действие: сначала ты готовишь доклад для совещания, затем читаешь окончательный отчет и изучаешь новые данные о продажах. Все остальное (категория C) должно подождать.
Задание
Поставь себе конкретную цель на день и расставь приоритеты для задач с помощью АВС-анализа!
#7. Матрица Эйзенхауэра
Одно предложение
Используя матрицу Эйзенхауэра, ты можешь распределять задачи по категориям, разделять важные и срочные дела и решать, о чем нужно позаботиться в первую очередь.
Как это работает
В повседневной жизни тебе приходится сталкиваться с разнообразными проблемами. И часто с первого взгляда неясно, идет ли речь о важных задачах или не очень, и насколько они критичны по времени. Но именно эта способность различать важна для тайм-менеджмента. Она помогает в конце дня определить, приблизился ли ты к своим целям или потратил энергию впустую. Метод, который использовал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, может помочь тебе разбить на категории и структурировать список дел. Он называется «матрица Эйзенхауэра». Этот метод надежен и работает всегда. При работе с ним задавай себе два вопроса для каждой задачи:
✓ Важна или не важна эта задача?
✓ Срочная или несрочная эта задача?
Задача считается важной, если она оказывает прямое влияние на твою главную цель и помогает тебе продвигаться вперед. В противном случае задача классифицируется как неважная. Задания считаются срочными, если их нужно выполнить оперативно, иначе они потеряют смысл, или промедление грозит негативными последствиями. Во всех остальных случаях (например, если нет дедлайна) задачи не считаются срочными. На основе этих двух вопросов и четырех различных возможных комбинаций ответов создается матрица решений, в которой каждая задача находит свое место.
Таким образом, каждый список дел можно оценить с точки зрения конкретной цели и временных рамок. Так выглядит общая матрица Эйзенхауэра:
Если задача классифицируется как важная и срочная (задачи категории «А»), ты должен выполнить ее немедленно и лично. Для важных задач, которые не являются срочными (задачи «B»), устанавливаются сроки исполнения, они выполняются самостоятельно, но в более поздний срок. Задачи, которые оцениваются как срочные, но не важные (задачи «C»), могут быть делегированы. Если задача не является ни важной, ни срочной, то вообще не стоит ею заниматься (задачи «Р»).
С помощью системы Эйзенхауэра ты можешь легко и быстро сортировать свои задачи. Как только ты оценишь все свои дела по степени важности и срочности, то вдруг обнаружишь, сколько лишних действий ты совершаешь каждый день. Поначалу это осознание может шокировать – но оно необходимо. Потому что, последовательно применяя принцип Эйзенхауэра в течение нескольких недель, расставляя задачи по приоритету и отбрасывая неважные мелочи, ты начнешь планировать более рационально. И тем самым сэкономишь свое время. Много времени.
Руководство
В рамках принципа Эйзенхауэра ты оцениваешь важность и срочность своих задач. Эти параметры, в свою очередь, зависят от главной цели и имеющегося времени.
Следующие три шага покажут тебе, как это сделать:
Шаг 1: Определи главную цель!
✓ Чего ты хочешь достичь?
Шаг 2: Определи важные/неважные задачи!
✓ Какие задачи помогут тебе достичь цели?
Шаг 3: Определи срочные/несрочные задачи!
✓ Какие задачи срочные/несрочные?
После того как проведена оценка списка дел, можно расставить приоритеты для задач. В результате ты получишь четыре категории в такой последовательности:
✓ Задачи «А» (важные и срочные)
✓ Задачи «В» (важные, но не срочные)
✓ Задачи «С» (не важные, но срочные)
✓ Задачи «D» (не важные и не срочные)
Начни с выполнения задач «А», а затем продвигайся по списку дел. Сосредоточься только на важных аспектах и исключи все второстепенные действия.
Пример
С помощью двух категорий «Важность» и «Срочность» ты можешь классифицировать все задачи и решить, какой приоритет им присвоить.
Пример 1 (задачи «А»: важные и срочные):
✓ Обработать запрос важного клиента
✓ Перезвонить руководителю
✓ Отвезти ребенка в больницу
✓ Оплатить аренду
✓ Заполнить налоговую декларацию (срок сдачи – 5 дней)
Пример 2 (задачи «В»: важные, но не срочные):
✓ Заполнить налоговую декларацию (срок сдачи – 5 недель).
✓ Организовать отпуск
✓ Написать отчет по проекту
✓ Найти новых клиентов
