Эти изменения также необходимо учитывать при работе с методом ALPEN. Для лучшего понимания давай рассмотрим пример:
Шаг 1 и 2: Запиши задачи/оцени их продолжительность!
✓ Провести встречу с клиентом (15 минут)
✓ Настроить новое программное обеспечение (45 минут)
✓ Подготовить презентацию (45 минут)
✓ Перезвонить коллеге (15 минут)
✓ Ответить на электронные письма (30 минут)
✓ Проверить резюме (45 минут)
✓ Написать отчет о проекте (90 минут)
✓ Организовать поездку (60 минут)
Шаг 3: Запланируй буферное время!
✓ В твоем распоряжении 8 часов (480 минут). Из них распланируй 50 процентов (т. е. 240 минут).
Шаг 4: Прими решение!
✓ Написать отчет о проекте (90 минут)
✓ Подготовить презентацию (45 минут)
✓ Провести встречу с клиентом (15 минут)
✓ Перезвонить коллеге (15 минут)
✓ Ответить на электронные письма (30 минут)
✓ Настроить новое программное обеспечение (45 минут)
Шаг 5: Последующий контроль!
✓ Является ли твой план разумным и сбалансированным?
Задание
Спланируй свой следующий день, используя метод ALPEN!
#9. Getting Things Done или Как привести дела в порядок
Одно предложение
Пользуясь этим методом, ты организуешь свою повседневную жизнь с помощью списков и, таким образом, сможешь отслеживать все предстоящие важные задачи.
Как это работает
Getting Things Done – это метод тайм-менеджмента Дэвида Аллена, основанный на идее занесения в списки всех задач, сроков их исполнения и идей. Таким образом, ты следишь за повседневной жизнью и получаешь контроль над сложными задачами. Система метода Getting Things Done (коротко: метод GTD) не дает четких предписаний, как выполнять работу, а фокусируется на записи и организации задач. Эта техника гарантирует, что больше не придется держать в голове слишком много информации. Появится ясность: все, записанное в списке дел, больше не давит на тебя. Метод GTD прост в использовании, он дает тебе ощущение достижения уже через короткое время. Тем не менее, следует соблюдать некоторые основные принципы и придерживаться порядка их выполнения:
✓ Сбор
✓ Обработка
✓ Организация
✓ Просмотр
✓ Выполнение
На первом этапе ты собираешь все задачи, которые на данный момент важны. Сюда входят все дела от «покраски садового забора» до «ведения переговоров о зарплате». Затем ты их обрабатываешь и определяешь, когда ты хотел бы ими заняться.
Далее в рамках этой оценки ты определяешь конкретные действия: «купить краску» или «назначить встречу с руководителем». Этот шаг особенно важен, потому что он позволяет трансформировать цели в действия. Затем ты организуешь свои задачи, занося их в список дел или календарь. Важно, чтобы ты освободил голову и сохранил данные на внешнем носителе – это единственный способ разгрузиться. Составив список однажды, ты должен регулярно просматривать и пересматривать свои задачи, чтобы иметь возможность отслеживать текущие события и реагировать на них соответствующим образом. На последнем шаге ты решаешь, какие задачи из своего списка ты будешь выполнять, исходя из времени и энергии.
Для реализации метода GTD Дэвид Аллен рекомендует использовать разные списки и регулярно их обновлять. К ним относятся:
✓ Входящие задачи
✓ Проекты
✓ Следующие шаги
✓ Ожидание
✓ Идеи
Все задачи, встречи и идеи, с которыми ты сталкиваешься в течение дня, собираются в списке входящих задач. Затем они преобразуются в конкретные действия (см. выше) или добавляются в более крупные планы мероприятий и перемещаются в список проектов. Задачи, над которыми ты хочешь работать дальше, попадают в список следующих шагов. Если в какой-то момент тебе понадобится помощь других или нужно дождаться соответствующей информации, перемести свой проект в список ожидания. Ты можешь собрать новые идеи, задумки или вещи, которые ты хотел бы однажды сделать в списке идей, и систематизировать их позже.
Руководство
Метод «GTD» поможет тебе целостно организовать повседневную жизнь и создать «внешнюю память». Начни с текущей исходной позиции и выполни следующие шаги:
Шаг 1: Выбрось все из головы!
✓ Записывай все: каждую маленькую задачу, срок исполнения или напоминание, которое ни в коем случае нельзя забыть.
Шаг 2: Сразу определи свое первое действие!
✓ Для каждой задачи реши, что нужно сделать в первую очередь.
Шаг 3: Определи важность и срочность!
✓ Оцени свои задачи и назначь крайние сроки исполнения.
Шаг 4: Упорядочи свой список и сохрани его на внешнем носителе!
✓ Разбей свои задачи на категории и храни их в электронном виде (на компьютере/смартфоне) или бумажном списке.
Шаг 5: Регулярно проверяй свой список!
✓ Поддерживай актуальность списков и ежедневно просматривай задачи.
Для реализации этого метода – и особенно для управления различными списками – могут быть очень полезны специализированные приложения (Trello, Evernote, Wunderlist и т. д.).
Пример
