Второе совещание проходило 14 марта в кабинете Б.З. Кобулова. Присутствовали 15–20 человек, включая начальников УНКВД по Смоленской, Харьковской и Калининской областям, их заместителей, являвшихся одновременно начальниками Особых отделов военных округов, комендантов УНКВД, которые обычно осуществляли расстрелы заключенных. Докладывал о предстоявшей операции начальник Управления по делам о военнопленных (УПВ) НКВД СССР П.К. Сопруненко. Б.З. Кобулов заявил: «По решению высшего руководства четырнадцать тысяч поляков, арестованных в сентябре 1939 г., должны быть расстреляны» .
13 марта начальники Козельского, Старобельского и Осташковского лагерей и их особых отделений были вызваны в Москву (см. № 5), где 15 марта прошло совещание в УПВ НКВД СССР. По всей видимости, аналогичные совещания были проведены и с руководящими работниками НКВД УССР и БССР. Несколько ранее в Москву, в штаб конвойных войск, были вызваны командиры бригад и дивизий, части которых несли внешнюю охрану трех спецлагерей и на которые была возложена обязанность конвоирования осужденных к месту расстрела.
В преддверии операции многие задействованные в ней лица были повышены в званиях: П.К. Сопруненко, общевойсковой майор, стал капитаном ГБ; начальник УНКВД по Харьковской области капитан госбезопасности П.Е. Сафонов – майором ГБ; звания старших лейтенантов госбезопасности были присвоены комендантам Харьковского УНКВД Т.Ф. Куприю, Калининского УНКВД A.M. Рубанову, Смоленского УНКВД И.И. Грибову, а также начальнику Козельского лагеря В.Н. Королеву, шефам особых отделений трех спецлагерей Г.А. Эйльману, М.И. Лебедеву и Г.В. Корытову. Соответствующие приказы были отданы и наркомами внутренних дел УССР и БССР.
Начиная с 7 марта проводится интенсивная подготовка и к депортации семей тех, кого высшая партийная инстанция предписала расстрелять. Решение о проведении депортации приняли 2 марта 1940 г. и Политбюро ЦК ВКП(б), и Совет народных комиссаров (СНК) СССР. 7 марта Л.П. Берия направил наркомам внутренних дел УССР И.А. Серову и БССР Л.Ф. Цанаве приказ о подготовке к выселению семей польских офицеров, полицейских и заключенных тюрем (см. № 2). Депортацию следовало подготовить к 15 апреля, семьи выселять на 10 лет в Казахстан. Строжайше предписывалось провести операцию в один день, начав ее на рассвете.
Для более четкого проведения массового выселения семей тех, кто подлежал расстрелу, Л.П. Берия приказал П.К. Сопруненко срочно подготовить списки военнопленных трех лагерей с указанием состава семей и их адресов (см. № 3). Реестры следовало составлять по городам и другим населенным пунктам западных областей Украины и Белоруссии и направлять в НКВД УССР и БССР. Нарком приказал подготовить и списки тех, чьи семьи проживали на территории Польши, оккупированной Германией (см. № 3, 6). Если данные о проживавших на советской территории людях представляли практический интерес для органов НКВД СССР в связи с планировавшейся депортацией, то адреса тех, кто находился в генерал-губернаторстве, не могли быть использованы ими. Не исключено, что списки живших в центральных польских воеводствах людей готовились по договоренности с Германией. Во всяком случае, одновременное проведение печально известной нацистской «Акции А-Б» по уничтожению польской интеллектуальной и государственной элиты и сталинских операций по расстрелу около 22 тысяч поляков и депортации 25 тысяч их семей весьма симптоматично.
7 марта П.К. Сопруненко во исполнение приказа наркома направил распоряжение начальникам Старобельского, Козельского и Осташковского лагерей о порядке составления списков с приложением его формы (см. № 4). Для организации этой работы в лагеря были направлены руководящие работники УПВ, которые со всей энергией взялись за выполнение «ответственного задания» (см. № 7). С предстоявшей депортацией был связан и приказ Берии наркому внутренних дел Казахской ССР С.Н. Бурдакову (см. № 11).
16 марта начинается работа по составлению справок на военнопленных трех лагерей и заключенных тюрем, по которым в соответствии с решением Политбюро ЦК ВКП(б) от 5 марта 1940 г. «тройка» должна была принимать решение о расстреле военнопленного или заключенного. Справки на офицеров и полицейских должно было представлять Управление по делам о военнопленных, на заключенных – НКВД УССР и БССР. Форма справки поступила к Сопруненко от Кобулова 16 марта (см. № 8). В последнюю графу – «Заключение» следовало вписывать краткую формулу обвинения и статью УК РСФСР (для заключенных тюрем – УК УССР и УК БССР). В связи с этим из лагерей в Москву были отозваны сотрудники УПВ (см. № 9). Составлению справок придавалось огромное значение. Заказывать форму для них в типографиях категорически запрещалось ввиду сугубой секретности проводимых работ (см. № 15). Первые три графы справок заполнялись еще в лагерях, которые бросили все силы на выполнение этого задания. В одной из шифровок П.К. Сопруненко обращал особое внимание начальника Старобельского лагеря А.Г. Бережкова на необходимость отмечать во второй графе справок адрес семьи военнопленного с указанием названия населенного пункта, уезда, воеводства (см. № 15). 19 марта начальник Осташковского лагеря П.Ф. Борисовец сообщил в УПВ: «Работа начата 19-го. Дела будут доставлены 21-го нарочным» . 20 марта П.К. Сопруненко предложил П.Ф. Борисовцу прекратить составление справок на тех военнопленных, в отношении которых были оформлены следственные дела (6050 таких следственных дел, в которых имелись обвинительные заключения, к 1 февраля 1940 г. были переданы на Особое совещание НКВД СССР). На остальных лиц следовало заполнить опросные листы и дополнения к ним, обратив особое внимание на пункт о служебной деятельности. В не законченные следствием дела необходимо было вложить весь агентурно-оперативный материал на военнопленного и справку утвержденной Б.З. Кобуловым формы. 31 марта П.Ф. Борисовец доложил, что им посланы в Москву 345 дел с агентурным и иным оперативным материалом на тех лиц, по которым ранее следствие проведено не было. В Козельском и Старобельском лагерях справки-заключения составлялись на весь контингент, так как их дела ранее не готовились для передачи на Особое совещание и, соответственно, обвинительных заключений в отношении них не существовало. С 21 марта в УПВ стали поступать подготовленные в Козельском и Старобельском лагерях справки. В частности, из Старобельска в Москву к 23 марта были направлены материалы на 760 человек (см. № 14). 30 марта Сопруненко потребовал присылать справки в первую очередь на высший, затем на старший и средний офицерский состав, в последнюю – на врачей, учителей, агрономов, других гражданских лиц, на которых не имелся компрометирующий материал (см. № 18). Сопруненко пристально следил за тщательностью подготовки присылаемой из лагерей в УПВ документации. 29 марта он направил в Козельск шифровку: «[В] присланных личных делах пленных большая путаница. Искажены фамилии, имена [в] фотографиях и основных документах. Справки заполняются небрежно, [в] плохой редакции. Предлагаю обеспечить четкую работу [по] заполнению справок, уточнению всех вопросов на месте. Управлению высылать проверенные, уточненные учетные дела» .
Наряду с оформлением материалов на контингент трех спецлагерей на местах принимались и другие меры по подготовке к операции. С 16 марта была запрещена переписка всех военнопленных. Начальство ужесточило пропускной режим, усилило охрану лагерей, сосредоточило на соответствующих железнодорожных станциях большое количество подвижного состава и т. д. Представитель центрального аппарата НКВД СССР в Старобельском лагере капитан госбезопасности И.Д. Безруков сообщал в Москву, что в Харькове все готово, а в Старобельске имеются вагоны (см. № 14).
