При коллективном обсуждении технологии постановки задачи перед подчиненным и делегирования в данной игровой ситуации формулируются правила:
· Необходимо начинать формулировку задачи с результата и времени, в течение которого ее нужно выполнить. То есть руководительница должна была сказать: «Завтра в 10:15 я выступаю на совете директоров. К этому времени мне нужна готовая презентация».
· Далее нужно сформулировать мотивацию для выполнения задачи: «Слушайте внимательно! Это важно!»
· Затем необходимо обеспечить запись задания: «Возьмите блокнот и ручку, надо будет записать информацию».
· Конечно, по ходу нужно дать возможность сотруднику задать вопросы для уточнения задания: «Какие у вас вопросы? Все понятно?»
· Отлично, если есть возможность получения информации по ходу выполнения задания: «Я буду занята на переговорах с клиентом, но вы можете получить дополнительную информацию у нашего офис-менеджера, если это понадобится».
· Нужно обязательно сформулировать завершающую мотивацию по выполнению задания: «Действуйте! Вы хорошо работаете, мы довольны вашей работой!»
Информация о правилах делегирования
После анализа результатов живой и яркой игры участники самостоятельно читают раздаточный материал с правилами делегирования и подчеркивают те моменты, с которыми они согласны и которые можно внедрить в практику работы.
Затем проводится коллективное обсуждение прочитанного раздаточного материала. Идеи, с которыми слушатели согласны, отмечаются в учебной тетради; позиции, с которыми группа не согласна, разбираются более подробно. В некоторых случаях тренер может предложить учесть всю нормативную информацию по правилам делегирования, особенно если участники являются сотрудниками регламентированной компании. Однако в креативных рекламных компаниях, фирмах, в которых предусмотрен свободный график или имеется виртуальный офис, могут быть приняты другие правила делегирования, которые формулируются по ходу коллективной дискуссии и визуализируются на флипчарте. В любом случае игра запомнится каждому участнику, запустит учебную мотивацию правильного делегирования, и этот навык обязательно проявится в офисе.
Технологичная информация по правилам делегирования представлена ниже (7).
Правила делегирования: что, когда, кому, как?
Что делегировать:
· рутинную работу;
· мелкие, незначительные дела;
· работу, требующую узкой специализации;
· подготовительную работу (например, сбор информации);
· участие в совещаниях, если сотрудник может представить позицию руководителя.
Нежелательно делегировать:
· управленческие функции (определение политики предприятия, решение стратегических задач, постановку целей, контроль результатов, руководство сотрудниками);
· задачи высокой степени риска;
· нестандартные задачи;
· актуальные срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и проверки;
· задачи доверительного характера.
Когда делегировать:
· при повышении сотрудника в должности;
· при приеме нового сотрудника, имеющего соответствующую специализацию;
· в случае проблемных или кризисных ситуаций, когда вам нужно переключиться на решение важных проблем;
· при появлении новых сфер деятельности, соответствующих специальности сотрудника.
Кому делегировать:
· сотрудникам, находящимся в непосредственном подчинении;
· сотрудникам, имеющим соответствующую специализацию;
· способным сотрудникам;
· сотрудникам, имеющим свободное время;
· сотрудникам, которые хотят выполнить трудные или дополнительные задачи;
· сотрудникам с учетом их мотивации;
· сотрудникам, нуждающимся в приобретении опыта;
· сотрудникам, которых нужно проверить.
Как делегировать:
· крупные и важные задачи – в приказном порядке, лучше – в письменном виде;
· новые и сложные задачи – пятиступенчатым методом:
· мотивируйте сотрудник а;
· объясните задачу;
· расскажите (покажите), как делать;
· скажите о способах контроля, коррекции и оценки;
· установите сроки и делегируйте;
· заблаговременно, сразу после составления плана;
· объясняя смысл и значение задачи;
· объясняя всю задачу целиком, а не частями;
· объясняя, идет ли речь об отдельном случае или о постоянном выполнении данной задачи;
· поручая однородные задачи одному и тому же сотруднику;
· не поручая одну и ту же работу двум разным сотрудникам, не знающим об этом (если нет политической цели);
· с передачей полной инструкции, как это выполнить;
· предоставляя сотруднику возможность повышения квалификации;
· обеспечивая сотруднику доступ к необходимой информации;
· избегая слишком частого контроля, чтобы не перечеркивать делегирование;
· не забывая советовать и рекомендовать при необходимости;
· требуя отчеты о проделанной работе;
· контролируя конечные результаты;
· хваля за успехи, критикуя за ошибки.
Формирование навыка самоменеджмента и делегирования
Для формирования навыка самоменеджмента и делегирования тренер предлагает участникам написать план рабочего дня, который наступит после окончания тренинга. План составляется с учетом принципа блочности (разделения дня на три блока: начало дня, середина дня и завершение рабочего дня), а также правил позитивного начала дня, важных дел – на свежую голову, согласования совместных задач, делегирования, устранения поглотителей и др. (7, 10).
Пример плана рабочего дня приведен ниже (это структура плана, без учета специфики работы).
Организация рабочего дня
Начало дня:
· позитивное настроение утром;
