Есть и другой, более решительный способ получить объективную информацию — это фотография Вашего рабочего дня, проведенная кем-то из Ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к Вам человеку, так как он становится обладателем негативной информации о Вас. Ибо в подавляющем большинстве случаев фотография дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем сильнее стимул исправить положение. Мы настолько затвердели в своих привычках, что для изменения их нам необходимо потрясение, не меньше... В этом плане фотография может оказаться более сильным стимулом к работе по самосовершенствованию.
Итак, первое, с чего следует начать, — это сильное желание изменить существующее положение со своим временем. Без такого желания ничего не получится — из-за нашего консерватизма, нежелания менять устоявшиеся, привычные методы работы.
Что дадут рекомендации
161
Эти рекомендации помогают получить выигрыш во времени в среднем 25—30%. Мы знаем людей, которые стали успевать за день (и не только на работе) сделать в 2 раза больше дел. Но это, конечно, исключение, хотя и приятное. Цифра
6 Зак. 352же 30% выигрыша времени является совершенно реальной (и наиболее вероятной) для всякого человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил и приемов. Так показывают результаты опросов тех, кто принял эти рекомендации.
5.2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ
Данные рекомендации могут быть полезными руководителю, специалисту и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени — как на работе, так и после нее.
И хотя они написаны применительно к труду управленца, большинство приведенных правил полезно всякому человеку — от министра до хозяйки дома.
Правило 1. Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке
их важности.Р
Это — первое и существенное звено в рациональной организации времени.
Один из парадоксов времени состоит в том, что, когда мы тратим время на планирование времени, его становится больше.
В памятке-правилах "Как надо работать", разработанных А.К. Гастевым [см. 14], первые два абзаца звучат так: "Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работы продумать досконально. Большинство работ не удается потому, что они с самого начала не были хорошо продуманы". Сделанные нами специально подчеркивания много раз повторяющегося слова "продумать" имеют целью обратить внимание на это слово, как наиболее точно отражающее основную мысль.
Планирование работы на день рекомендуется проводить следующим образом [см. 15].
В специальном блокноте дела на день записываются в порядке приоритетов:
-» 1. Важнейшие дела (в порядке их важности).
-» 2. Срочные дела (в порядке срочности).
-* 3. Текущие, несрочные дела (в порядке важности).
-» 4. "Пока не спросят".
Небольшие усилия помогут превратить этот блокнот в источник ценной информации для анализа затрат времени:
Сделав дело, зачеркивая запись, поставьте (хотя бы ориентировочно) потраченное на него время.
Если дело сделано полностью, зачеркните, например, прямой сплошной чертой, если не полностью — волнистой; если это дело на поверку оказалось не Вашим — пунктирной линией. Впрочем, каждый для себя сам может выработать подобные знаки, несущие дополнительную информацию.
Просматривание записей может открыть Вам глаза на особенности Вашего делового стиля и использования времени.
План лучше составлять с утра. Если Вы составили его накануне, то утром проверьте себя ("утро вечера мудренее"): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отфильтруются, и понимание степени важности различных вопросов станет более объективным.
Правило 2. Беритесь прежде всего I за важнейшие и за срочные дела. Г
Обычно 80% времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20%. И наоборот, из 10 дел всегда найдется 2—3, сделав которые, Вы уже будете довольны всем днем.
Если решать только вопросы, которые "хватают за горло", то столкнешься с лавинообразным их нарастанием. Если же вопросы решаются "в зародыше", то тратится меньше времени.
Как прозорливо заметил еще вождь мирового пролетариата: "Кто берется за частные вопросы без предварительного решения общих, принципиальных, тот неминуемо будет на каждом шагу натыкаться на эти нерешенные вопросы". Правда, необходимо проявить немалую волю и выдержку, чтобы не быть затянутым пресловутой "текучкой" мелких вопросов, большинство из которых уже к концу дня не можем и припомнить.
Применительно же к плану дня это выглядит так: не давайте обстоятельствам "сталкивать" себя с намеченного пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все возможное.
Как это осуществить — об этом речь далее.
Правило 3. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на 1 час.
Количество обращений к управленцу так велико, что средний интервал между обращениями — не более 8 минут. Однако если учесть, что значительная часть времени уходит на совещания, ходьбу по кабинетам и т.д., то в остальное время эти интервалы значительно меньше. Поэтому не приходится надеяться на вдумчивое (без помех) рассмотрение важнейших дел, требующих, как правило, значительного времени.
Если у вас есть секретарь или подходящий помощник, то они могут оградить Вас от многих мелких вопросов. (Хороший секретарь экономит руководителю до 30% рабочего времени.)
Практика "закрытых дверей" является единственно приемлемой при написании серьезного документа, решении принципиально важного вопроса. Для этого необходимо запереться, включить автоответчик, а если его нет — попросту отключить телефон!
Если запереться нет возможности, можно уединиться там, где Вас без подсказки (в случае край-
ней необходимости) не найти: в чьем-то временно свободном кабинете, в библиотеке, в конференц- зале или другом свободном помещении.
Иных столь же эффективных способов уйти от текучки мировая практика не выработала.
При этом, как показывает опыт, за время уединения удается сделать то, что является наиболее важным и необходимым на данный момент. Именно за этот час Вы и получите наибольшие результаты, которые создают удовлетворенность рабочим днем, ощущение исполненного долга, осознание силы воли.
Правило 4. Не распыляйтесь, занимайтесь в каждый момент только одним делом.
Уподобьте себя песочным часам: они в каждый момент пропускают через свое горлышко только одну песчинку. Пропускайте через свое сознание в каждый момент только один вопрос — важнейший на данный момент и не переходите к другому, не закончив этого вопроса.
