Действительным подспорьем здесь может стать "список тревог". Последующие обращения к этому списку показывают, что большая часть тревог оказалась напрасной. Это, с одной стороны, способствует решительности, а с другой — выявляет действительные опасности.
5.5. ГДЕ ВЗЯТЬ НЕДОСТАЮЩЕЕ ВРЕМЯ
По вертикали:
Одна из главных союзниц медлительности — ... , проявляющаяся в том, что продолжать дело легче, чем начинать новое.
Делегируя полномочия подчиненному, руководитель должен оставить ему право на ... .
Обычно по ... процентов бумаг решение может быть принято с первого прочтения.
Эффективный прием самоконтроля расходования времени — ... дня.
Один из приемов экономии времени — ... чтение.
Составьте ... дня.
Мы забываем ... процентов того, что слышим.
Не ... количества бумаг на столе.
16. Мы забываем ... процентов того, что делаем.
Множество малозначительных дел, мешающих производительному расходованию времени.
Дела маловажные занимают в среднем ... процентов рабочего дня.
22. Эффективный прием контроля расходования времени — ... рабочего дня.
26. ... систему контроля.
28. Мы забываем ... процентов того, что видим.
По горизонтали:
Совещание необходимо проводить лишь в том случае, когда оно ... .
В первую очередь надо делать только ... дела.
Следование приведенным правилам позволит сэкономить не менее чем ... процентов времени.
Результат неэффективного использования времени — ..., от которых страдают здоровье и качество жизни большинства деловых людей.
11. Передача части прав и ответственности подчиненным.
"Времени не хватает тому, кто не ... его использовать.
Один из рациональных методов контроля — контроль по ... точкам.
Один из случаев, когда мы стараемся отложить дело, — когда имеет место ... ситуация.
Мы откладываем дело в надежде, что "обойдется", если дело — ... .
При делегировании полномочий оптимален контроль по ..., а не по методам исполнения.
21. Группа дел, за которые следует браться только после выполнения важнейших и срочных дел.
Совещание нужно собирать только в случае, если без него не ... .
Руководитель должен предоставлять подчиненному ... в пределах его компетенции.
Какая группа дел должна выполняться вслед за важнейшими делами?
Одна из главных союзниц медлительности — ..., управляющие нами.
Не надейтесь на ..., записывайте информацию, представляющуся Вам полезной.
Техника личной работы, использования времени многих преуспевших людей послужила ... для разработки изложенных выше правил.
Мы часто воздерживаемся поручать кому-то какое-либо дело потому, что проще ... самому.
Многие деловые люди работают от ... до ... .
Обычно с первого прочтения принимается решение в среднем по ... процентам бумаг.
Мы часто откладываем ... дело, ибо не знаем, как к нему подступиться.
Переработки наносят ущерб ... .
ГЛАВА 6
ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
6.1. ДЕЛОВОЙ РАЗГОВОР, ПЕРЕГОВОРЫ
["J Значение делового общения
Более 70% времени деловой человек тратит на общение. Поэтому от того, насколько грамотно построено это общение, зависит немало: результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, клиентами и сотрудниками, удовлетворенность работников фирмы своим трудом, морально-психологический климат в коллективе, взаимоотношения с другими организациями и с государственными органами — это и многое другое зависит именно от искусства делового общения.
Искусство общения основывается на использовании психологических факторов и умелой организации самого процесса общения. Ради краткости мы сделаем упор на организацию общения, при этом будут постоянно использоваться психологические факторы общения и его специфика.
Термины
При всем многообразии форм делового общения основным элементом его является разговор (беседа) двух или большего числа лиц. Поэтому для единообразия условимся называть деловым разговором, деловой беседой (или сокращенно — разговором, беседой) любой словесный контакт, инициатор которого преследует определенные цели.
В зависимости от того, в какой степени в ходе разговора достигнуты его цели, естественно и судить о степени эффективности разговора, и оценивать качество действий его участников.
Виды деловых разговоров (бесед)
Каждый работник участвует в следующих беседах:
прием на работу;
получение задания;
отчет о проделанной работе;
критика за упущения;
беседа при увольнении.
Кроме того, деловым людям приходится
вести переговоры
участвовать в совещаниях.
Каждый вид беседы имеет свои особенности. О них мы расскажем в дальнейшем, а сейчас обратим внимание на то общее, что присуще беседам всех видов.
О Повторные беседы
Всякий из своего опыта знает, что если беседа проиграна" (то есть инициатор ее не достиг намеченной цели), то проводить с тем же лицом (особенно с вышестоящим руководителем) повторный разговор на ту же тему, даже приводя новые аргументы, — дело очень трудное, а иногда и практически безнадежное. У собеседника уже сложилось определенное мнение и тратить время на уже решенный вопрос ему обычно представляется нецелесообразным. Любой человек меняет свое мнение, как правило, с трудом. Так легче жить. Это, по существу, защита нервной системы от перегрузок.
Отсюда следует два вывода:
Необходимо готовиться к беседе. Это увеличит вероятность благоприятного исхода.
Особенно тщательной подготовки требуют беседы, целью которых является изменить мнение Вашего собеседника.
Типичные ошибки
Анализ большого количества неожиданно проигранных бесед показал, что всякий раз была совершена некая ошибка — либо в создании обстановки, либо в тактике беседы.
Эти ошибки оказались довольно типичны, часто повторяемы. Чтобы не допускать их, разработаны специальные правила, при соблюдении которых участник беседы не впадает ни в одну из них. И тем самым создает наибольшие шансы на успех в беседе.
