Несколько лет назад мои сотрудники пришли к выводу, что просить меня что-то кому-то передать – абсолютно бесполезное дело. Поскольку я постоянно нахожусь в деловых поездках, они раньше просили меня отвезти какие-то бумаги людям в тех городах, куда я направлялся. «Конечно, никаких проблем», – рассеянно отвечал я, засовывая документ в карман пальто. И уже не раз бывало, что эти так и не доставленные бумаги возвращали мне потом из химчистки.
Спустя некоторое время сотрудники стали обращаться со мной, как с пятилетним ребенком. Они говорили: «Этот документ надо отвезти в Нью-Йорк. Хоть на этот раз вы не забудете?» Я отвечал: «Ну конечно, нет! Можете на меня положиться. Я ведь не идиот, в конце концов». Излишне говорить, что по возвращении документ все так же лежал у меня в папке.
Теперь каждому новому сотруднику с первых дней внушают: «Никогда не проси шефа что-нибудь кому-нибудь передать. Он многое знает и умеет, но курьер из него никудышный. Поищи какую-нибудь другую оказию».
Я говорю это к тому, что не надо стыдиться своих слабостей. Их надо просто признать и сделать так, чтобы они не мешали вам двигаться к цели. Не разобравшись в себе, вы не сможете эффективно распоряжаться своим временем.
Телефон
Мы уже давно считаем телефон чем-то само собой разумеющимся. Мы настолько привыкли к нему, что теперь вы найдете его не просто в каждом доме, а в каждой комнате, а вскоре он будет и в каждом автомобиле. Но мало кто задумывается о том, чтобы использовать телефон с максимальной эффективностью. Необходимо признать, что, оказывая нам колоссальную помощь в работе, телефон может стать одной из главных причин потери времени.
Да, с помощью телефона вы можете в течение нескольких секунд связаться с кем угодно. Но и другие люди точно так же могут разыскать вас в любой момент. Это обстоятельство может внести хаос в ваши планы и распорядок дня.
Поэтому надо раз и навсегда решить, что телефон предназначен для вашего удобства. Вы должны сами определить, кто и когда может вам позвонить. Если у вас есть секретарь, научите его отсеивать все ненужные звонки. Или используйте автоответчик, чтобы у вас была возможность перезвонить в удобное для вас время.
Не забывайте также, что телефон позволяет другим людям тратить ваше личное время, в том числе и дома. Если вы не примете меры, любой сможет оторвать вас от семейных дел или от отдыха. Не допускайте этого. Проводя время с семьей или друзьями, не подходите к телефону. Используйте автоответчик или голосовой почтовый ящик либо просто отключите телефон. Ваши родные и друзья слишком важны для вас, чтобы отвлекаться от общения с ними на постоянные звонки.
Помимо контроля над входящими телефонными звонками, вы должны научиться разумно тратить время, когда звоните сами. Составьте план предстоящего разговора. Все мы грешим тем, что тратим свое и чужое время и деньги из – за того, что не продумываем как следует содержание беседы. Ведь вы не раз слышали или говорили сами: «Постойте, я хотел еще что-то сказать, но что именно, вылетело из головы. Перезвоню, когда вспомню». Такое случалось с каждым. Мало того что в данном случае попусту тратится драгоценное время, это еще и демонстрирует ваш непрофессионализм.
Что делать? Перед каждым телефонным звонком записывайте ключе-вые темы, которые хотели бы обсудить. Это делает разговор эффективнее, короче и профессиональнее. Кроме того, у вас останется «протокол» состоявшейся беседы.
Если возникнет необходимость вспомнить, о чем вы говорили, вся информация будет у вас под рукой. Например, вы можете спросить: «Джон, как обстоят дела с теми четырьмя пунктами, которые мы обсуждали?» Если он удивится и скажет, что ни про какие четыре пункта разговора не было, вы можете молча протянуть ему листок, на котором записаны вопросы, затронутые в ходе беседы.
Эффективная организация труда
Многие наши действия объясняются устоявшимися привычками, но зачастую являются непозволительной роскошью с точки зрения эффективного использования времени. Поэтому тщательно проанализируйте все свои рабочие операции. Можно ли назвать современным ваш метод делопроизводства? Как вы осуществляете финансовый учет? Сегодня существует множество эффективных способов повышения производительности с помощью электронных устройств. У нас появились невероятные возможности быстрой обработки информации, и ими надо пользоваться.
У меня в кабинете стоит компьютер, который позволяет делать самые удивительные вещи и экономить массу времени. Кроме того, находясь в поездках, я пользуюсь мобильными средствами, всю информацию с которых можно моментально передать через модем в главный компьютер. Потрясающая экономия времени!
Но все эти электронные чудеса могут не только сберечь время, но и привести к его непроизводительным затратам. Миллионы людей покупают компьютеры только для того, чтобы поддерживать баланс своих чековых книжек или хранить телефонные номера. Это все равно что купить машину только для поездок к друзьям в соседний дом. Внимательно проанализируйте, как вы используете свою электронную технику. Если у вас сложный бизнес, наймите для помощи специалиста. Помните, что человек не может знать все. Если вы чувствуете, что плохо разбираетесь в каких-то вопросах, не отказывайтесь от помощи.
Задавайте правильные вопросы
Руководя людьми, вы можете сэкономить массу времени, если будете задавать вопросы. Главное, чтобы эти вопросы были по делу. Из поведенческой психологии нам известно, что ничего не бывает без причины. Если возникают какие-то очевидные неполадки, это обычно говорит о том, что в их основе лежит более глубокая, скрытая проблема.
Самый лучший способ добраться до истины заключается в том, чтобы не делать скоропалительных выводов, а задавать вопросы…
Если у Мэри не идут дела с продажами, можно, конечно, прочитать ей лекцию о принципах торговли, но лучше, наверное, спросить у ее непосредственного начальника: «Почему Мэри так плохо продает?» Возможно, он скажет: «Она мало общается с клиентами». В этом случае продолжайте копать дальше: «А почему она не уделяет этому внимания?» – «Потому что поздно начинает рабочий день». На этом можно было бы закончить расспросы и постараться убедить Мэри, что начинать работу надо раньше. Но давайте зададим еще один вопрос: «Почему Мэри поздно начинает работать?» Вот тут-то мы и можем докопаться до истины. Возможно, все дело не в отсутствии дисциплины, а в том, что у нее какая-то личная проблема.
Подлинные причины важных проблем обычно скрыты в глубине. Научившись задавать нужные вопросы, вы сможете быстрее добраться до истины и избежать бесполезных затрат времени.
Четыре способа мыслить в письменной форме
Одно из самых действенных средств, позволяющих умело распоряжаться временем, – это изложение своих мыслей на бумаге. Создать успешный бизнес – это все равно что построить дом. Мало представлять себе общий замысел. Необходимо еще перенести его на бумагу и досконально проверить. У нас в компании существует девиз: ДЕЙСТВУЙ, ИСХОДЯ ИЗ ДОКУМЕНТА, А НЕ ИЗ ИДЕИ.
