Чтобы выработать план действий на предстоящий день, необходимо также мыслить в письменной форме. Если вы просыпаетесь утром и начинаете думать, что вам предстоит сделать в течение дня, то это уже слишком поздно. Лучшее, что вы можете предпринять, – это распланировать предстоящий день еще с вечера. А еще лучше в свободное время составить такие планы на следующую неделю и месяц.
Изложение мыслей на бумаге – это творческий процесс, а не просто перечисление дел, которые необходимо выполнить. Существует четыре различных метода, которые следует использовать в планировании.
Дневник
На своих лекциях и семинарах я уделяю много времени необходимости ведения дневника. Я говорю об этом, так как глубоко убежден, что дневник представляет собой незаменимый инструмент построения счастливой жизни.
В дневнике вы можете собирать любую информацию, ставшую вам доступной, и мысли, которые вас посетят. Хорошие идеи порой возникают словно ниоткуда. Может быть, вы услышали в церкви проповедь, которая тронула вашу душу, или прочитали статью, которую можно использовать, а может быть, пока вы сидели за рулем, вам в голову пришла великолепная мысль.
Главное, чтобы все это не потерялось и не забылось. Хорошая идея может изменить вашу жизнь, если вы ее не упустите. Дневник всегда должен быть при вас, где бы вы ни находились.
Журнал проектов
Если вы амбициозный и занятой человек, у вас наверняка есть несколько проектов, над которыми вы работаете и по поводу которых вам приходится общаться с самыми разными людьми. Иногда бизнесмены чувствуют себя жонглерами, которым приходится одновременно подбрасывать в воздух и ловить несколько мячей. Это не так-то просто.
Чтобы постоянно контролировать ситуацию, вам придется завести журнал проектов – обычный блокнот на пружине с разделителями. Если вы работаете с людьми, то каждому из них надо выделить особый раздел, куда будет вноситься вся имеющая значение информация: отношение к работе, данные о семье, цели, сильные стороны, потребности и все остальное, что вы посчитаете нужным. Если речь идет о подчиненных, то это могут быть данные об их производительности, отношении к работе и т. д. Таким образом, когда вам понадобится оценить работу того или иного сотрудника, у вас под рукой будет конкретная информация.
В зависимости от сферы деятельности или профессии вы можете отвести в своем блокноте раздел, посвященный отдельным подразделениям или прорабатываемым проектам. Решение принимаете вы сами. Главное, чтобы все данные находились в одном месте и вы могли их сразу найти, не тратя попусту время на поиск информации в бесчисленных разрозненных папках.
Журнал проектов вполне уместен и в быту…
Например, вы можете отвести в нем раздел для каждого из детей. Вам кажется, что вести досье на детей – это уж слишком? Тогда позвольте спросить: помните ли вы, какие оценки были у вашего ребенка за последние контрольные работы? А если нет, то как же вы будете сравнивать их с предыдущими результатами? Какое школьное мероприятие ребенок просил вас посетить? Вы помните, о чем в последний раз говорили с ним по душам? Что его тогда больше всего беспокоило?
Дело в том, что дети помнят все разговоры с родителями. Мы же, к сожалению, зачастую бываем слишком заняты и невнимательны. Записи в журнале помогут вам не упустить из виду важные вещи.
Ведение систематических записей в журнале, разумеется, пойдет на пользу и вашим финансам, так как вы сможете сразу найти нужную информацию о своих инвестициях, страховых полисах и т. д.
Нужен ли вам дневник или журнал проектов, если вы ни к чему не стремитесь и вас все устраивает? Конечно, нет! Но тем, кто ищет свой путь к богатству и счастью, эти инструменты позволят существенно ускорить прогресс.
Ежедневник
Еще один инструмент, позволяющий организовать свой рабочий день, – это ежедневник. Помимо мероприятий, которые вы наметили на тот или иной день, в нем фиксируются все ваши деловые расходы, результаты встреч и телефонных переговоров, а также список неотложных дел.
В ежедневник можно записывать и все идеи, которые посещают вас в течение дня. Впоследствии их можно перенести в дневник или журнал проектов. В целом же ежедневник – это место, где сосредоточена вся рабочая информация за день, неделю, месяц и даже год.
План игры
От того, насколько качественно составлен план, может зависеть исход игры. Слово «игра» употреблено здесь сознательно, поскольку мы, как правило, понимаем важность разработки стратегии на футбольный или баскетбольный матч, но лишь немногие находят время, чтобы составить план своей жизни.
Первое и главное правило планирования: НЕ НАЧИНАЙТЕ ДЕНЬ, ПОКА У ВАС НЕТ ПЛАНА ТОГО, КАК ОН ЗАКОНЧИТСЯ. Поскольку каждый день представляет собой бесценный фрагмент мозаики вашей жизненной стратегии достижения богатства и успеха, всегда планируйте его заранее. И это надо делать постоянно. Да, я знаю, что писанина утомляет, но не забывайте, что к результату ведут усилия, а не надежды.
Научившись составлять план на день, можно переходить на следующий уровень. Второе правило гласит: НЕ НАЧИНАЙТЕ НЕДЕЛЮ, ПОКА У ВАС НЕТ ПЛАНА ТОГО, КАК ОНА ЗАКОНЧИТСЯ.
Планируйте неделю заранее. Вы только представьте себе, какой может стать ваша жизнь, если в воскресенье вечером вы спросите себя: «Чего я хочу достичь на этой неделе?» Я, конечно, понимаю, что немного утрирую, но если вы добьетесь того, чтобы ваши ежедневные планы согласовывались с недельным, то все части мозаики будут складываться значительно легче. В результате каждый день будет прожит эффективнее.
Освоив составление недельных планов, вы будете способны планировать свою жизнь на месяц вперед. Поэтому я хочу познакомить вас с третьим правилом: НЕ НАЧИНАЙТЕ МЕСЯЦ, ПОКА У ВАС НЕТ ПЛАНА ТОГО, КАК ОН ЗАКОНЧИТСЯ.
Если вы будете ему следовать, то ваши дни и недели станут частями общей картины. Вы сможете взглянуть на свою жизнь по-новому, потому что теперь она будет строиться на основе перспективного планирования.
А потом вы научитесь координировать свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные планы с квартальными, полугодовыми и годовыми.
Конечно, от вас потребуется большая дисциплина. Но если вы с этим справитесь, то сможете с полным правом назвать себя мастером управления временем. Путь к этому непрост, но я уверен, что вам понравится образ и вкус такой жизни в компании других таких же мастеров!
Как составлять план-график
Приступая к составлению такого плана, необходимо знать две вещи. Во – первых, он выглядит как обычная таблица, в которой вместо цифр написаны названия мероприятий. Во – вторых, план-график может составляться как для одного, так и для нескольких проектов одновременно.
Делается это так. На листе бумаги чертим вертикальные линии так, чтобы получились колонки по числу дней, на которые рассчитан план. Крайняя левая колонка предназначена для мероприятий, которые необходимо выполнить в намеченный временной промежуток. В ней одно под другим пишутся названия мероприятий.
