Среди тех факторов, которые чаще всего отрывают нас от дела в течение рабочего дня, можно выделить трех самых главных «воров времени» – это ваши непрошеные гости, неожиданные телефонные звонки и… вы сами.
Как это ни покажется странным, вы сами мешаете себе заниматься делом гораздо чаще, чем кто-либо еще. Занимаясь прочтением почты, анализом новостей или подготовкой документации, вы нередко начинаете думать о чем-то, не относящемся к делу, вторгшемся в ваше сознание в силу случайной ассоциации и полностью захватившем ваши мысли. Для философа или писателя такое состояние даже желательно, ибо может навести его на неожиданные творческие ходы. А вот деловому человеку этого следует избегать, иначе «поток сознания» рискует увести его слишком далеко от конкретных насущных задач.
Чтобы уменьшить количество времени, которое тратится на посторонние мысли, психологи советуют усвоить два принципа. Первый из них можно назвать методом объединения. Он основывается на том, что если сгруппировать проблемы одного типа и решить их в рамках единого отрезка времени, то можно успеть гораздо больше. Переключение внимания с одной задачи на другую – это тоже своего рода проблема, для своего решения она требует времени и сил. Поэтапное решение однотипных задач смягчает эту проблему и значительно экономит время.
Второй принцип требует сосредоточиться на самом деле, а не на условиях или средствах его выполнения. Иными словами, если уделить немного времени необходимой подготовке до начала работы, то можно избежать многих непредвиденных остановок и затруднений. Например, очистив рабочий стол от ненужных в данный момент бумаг, вы избавите себя от необходимости отвлекаться на поиск нужного документа, да и просто не утратите концентрацию из-за нечаянных взглядов на лишние предметы. Если известно, что для работы понадобятся какие-то справочники или материалы, лучше заранее позаботиться, чтобы они были под рукой.
И все же главное, что требуется для целенаправленной работы, – это самодисциплина. Ничто другое не способно так управлять концентрацией внимания, как собственное сознание. И только четкая установка на скорейшее завершение начатого способна не пропустить в голову несвоевременные мысли.
Неожиданные телефонные звонки также могут оказаться серьезной проблемой. Руководители высокого ранга могут доверить ее решение секретарше, остальным приходится справляться с нею самим. Здесь неоценима помощь коллег – когда перед вами стоят неотложные задачи, требующие сосредоточенности, доверьте им отвечать на звонки, пообещав взамен выполнить ту же роль, когда кому-то из них особенно понадобится спокойствие. Обычно вежливая ссылка по телефону на вашу занятость никого не оставляет недовольным. Само собой, в случае чрезвычайной важности звонка от дела все же придется оторваться. Остальным абонентам (разумеется, тем, в ком вы сами заинтересованы) вы сможете ответить в удобное для вас время.
Другая проблема – непрошеные гости. Чаще всего это коллеги. Они заглядывают к вам, чтобы решить какой-то действительно важный вопрос, а заодно еще десяток попутных. Отвадить этих «воров времени» можно разными способами, которые, к сожалению, по большей части неделикатны. Самый безобидный способ сохранить свое время от чужих посягательств – установить своего рода «тихий час», выбрав для него тот период, когда вы чувствуете себя в наилучшей форме для решения накопившихся проблем. Пришельцам об этом может сигнализировать табличка на дверях вашего кабинета, а коли нет отдельного кабинета – то секретарь по вашей просьбе. Очень скоро ваш рабочий режим станет известен тем, кто имеет обыкновение в него вторгаться, и они, вероятно, постараются выбрать для своих визитов «приемные часы».
Если же значительно сократить потери все-таки не удается, попробуйте хотя бы в течение недели вести дневник учета времени, отмечая в нем, по какому поводу и сколько времени было потрачено непродуктивно. Записи за несколько дней позволят вам найти ту «пробоину», в которую утекают так необходимые минуты и часы. Тогда ее останется только «залатать»!
Испытание отпуском
Все мы стремимся в отпуск, чтобы восстановить подрастраченные силы – физические и душевные, ну и, разумеется, интеллектуальные. Нередко приходится слышать: «Голова совсем не соображает – пора в отпуск». По мнению немецкого психолога Зигфрида Лерла, это опасное заблуждение. Так по крайней мере явствует из недавно обнародованного им сенсационного открытия. Доктор Лерл, профессор медицинской психологии в г. Эрланген, много лет изучает проблему умственных способностей. Для их оценки на Западе, а в последние годы и у нас, используется так называемый интеллектуальный коэффициент, или IQ. У большинства людей этот коэффициент равен примерно 100 баллам; IQ свыше 120 свидетельствует о высокой одаренности, ниже 80 – об умственной отсталости. Принято считать, что интеллектуальный коэффициент взрослого человека – это относительно стабильный показатель. Иногда, правда, может наблюдаться некоторое его снижение (на несколько баллов) в силу разных причин, в первую очередь – усталости. Доктор Лерл, напротив, утверждает: люди глупеют в результате отдыха. Ученый измерил IQ нескольких десятков добровольных испытуемых перед их уходом в отпуск, а затем – по возвращении из отпуска. Оказалось: три недели безделья снижают интеллектуальный коэффициент в среднем на 20 баллов. По мнению психолога, длительное расслабление и отказ от интеллектуальной деятельности приводят к утрате навыков концентрации, снижению способности находить решения проблем.
Он советует отпускникам не «отключаться» всецело, а уделять хотя бы некоторое время таким играм, как шахматы или бридж, требующим умственного напряжения. Но самое лучшее – специальные упражнения для тренировки мозга.
Впрочем, тут-то, похоже, и таится секрет «сенсационного» открытия. Дело в том, что доктор Лерл успешно совмещает амплуа ученого и бизнесмена. Он является президентом Ассоциации тренировки мозга, автором соответствующих упражнений и ведущим специальных тренингов. Трудно сказать, как новые данные повлияют на поведение миллионов отпускников, однако клиентура предприимчивого психолога увеличилась изрядно.
Если же относиться к проблеме отпуска без иронии (а это в самом деле серьезная проблема), то нелишне учесть и возможные издержки. Слишком многим деловым людям не удается даже в период заслуженного отдыха отвлечься от забот, восстановить душевное равновесие. Виной тому привычка постоянно «держать руку на пульсе», убеждение, что в их отсутствие дела непременно пойдут вкривь и вкось. Специалисты – медики и психологи – советуют людям, постоянно живущим в напряженном деловом ритме, проводить отпуск вдали от места работы, постараться максимально сменить обстановку.
Даже мобильный телефон, без которого многие не мыслят своего существования, рекомендуется установить в режим автоответчика, чтобы лишь в крайних случаях отвечать на звонки исключительной важности.
Впрочем, нежелательна и слишком резкая смена обстановки с обыденной на экзотическую. Психологи из австрийского города Инсбрук, где расположен знаменитый горный курорт, обследовав десятки отпускников из разных стран, пришли к неутешительному выводу: многие из обследованных даже в курортных условиях пребывают в состоянии сильного стресса. Виной тому – необходимость адаптации к непривычным условиям, незнакомому языку, чужим культурным нормам. Необходимость постоянно ориентироваться, подстраиваться, приспосабливаться сама по себе выступает нелегким испытанием для организма и психики. Наверное тем, кому в повседневной жизни не хватает сильных ощущений, и можно посоветовать устремиться в неизведанные дали в поисках приключений. Тем же, у кого и в будни голова идет кругом от трудноразрешимых проблем, лучше не слишком часто менять место отдыха, напротив – выбрав пару любимых уголков, отдавать предпочтение именно им, где, в отличие от бурлящего офиса, все проблемы решаются легко и привычно.
