Мы создали процедуры имитации экстренных ситуаций. Раз или два раза в год мы приглашаем специальную компанию, которая имитирует различные экстренные ситуации – не только ураганы, но и другие происшествия: утечку хлора, химическую атаку и т. п. Такие имитации проходят максимально реалистично. В реальной ситуации мы поняли, что подобные тщательные репетиции оказались более чем полезными.
9. Оцените собственные процессы. Многие лидеры изучают системы, которыми пользуются их работники, но не обращают внимания на собственные. Некоторые не хотят этого делать из-за рутинности процесса – он кажется им скучным, они хотят оставаться гибкими и реагировать на меняющиеся обстоятельства. Но качественная рутина придает вашей компании стабильность, необходимую для решения реальных проблем. Как-то раз я услышал: «Менеджмент – это скучно. Если хотите адреналина, займитесь автогонками». Этот человек хотел сказать, что хорошим менеджерам не нужно стремиться к адреналину. Их задача – держать ситуацию под контролем, минимизировать неожиданные неприятности и внушить своим работникам ощущение стабильности, необходимое для качественной работы. Хорошие процессы позволяют не сосредоточиваться на рутинных, необходимых и предсказуемых задачах, освобождая вас для творческой реакции на неожиданные события.
Плохая организация – вот одна из главных проблем любого лидера, хотя не все это осознают. Возникают кризисы, а люди не понимают, что многое можно было бы предотвратить, если бы дела были лучше организованы. И чем больше людей им приходится увольнять, тем хуже их организация, потому что эти лидеры не понимают ценности правильной организации.
Когда-то я был таким же. Работая в должности регионального директора службы питания компании Marriott, я получил от своего начальника служебную записку, в которой говорилось, что я должен посетить семинар по тайм-менеджменту. Я ответил: «У меня нет времени на двухдневный семинар по управлению временем». Мне казалось, что я и без того хорошо организован. Я мог работать по вечерам и выходным, но всегда все делал вовремя и заслуживал высокие оценки. Лишь позже я узнал, что люди, у которых нет времени учиться управлению временем, нуждаются в подобной учебе больше всего и я относился к их числу. То, чему меня научили на том семинаре, помогло мне добиться очень многого.
Я научился расставлять приоритеты и не стараться сделать все любой ценой. Я научился привлекать других людей и умело распределять между ними обязанности, а не делать все самому. Я научился жить единой полной жизнью, а не делить ее на профессиональную и личную. Я научился не забывать о личных потребностях – общении с семьей и друзьями, занятиях физическими упражнениями и т. п. Теперь все это числилось в моем органайзере наряду со служебными обязанностями. Естественно, что все это способствовало улучшению моих собственных процессов, помогло устранить неудобства – и в личной, и в профессиональной жизни. Благодаря этому я стал лучшим лидером. Как вы уже убедились, менеджмент и лидерство неразрывно связаны. Управленческие навыки помогают вам заслужить доверие. Если вы плохо организованы, если вы не делаете то, что сказали, если вы не держите свое слово – вам никогда не стать настоящим лидером.
Поэтому я советую периодически отступать и оценивать свою организацию – и не только в рабочее время. Убедитесь, что контролируете всю свою жизнь, чтобы личное и профессиональное не вступило в конфликт и не привело к окончательной катастрофе. Возможно, вам стоит пройти целый курс тайм-менеджмента или пригласить специалиста, который поможет разработать личную систему. Заведите цифровой органайзер или купите старомодный блокнот. Как я уже упоминал, я много лет пользуюсь органайзером Day-Timer и BlackBerry. Мы втроем идеально дополняем друг друга. Какую бы систему вы ни выбрали, начните использовать ее как можно быстрее и пользуйтесь ею 24 часа в сутки семь дней в неделю. (Day-Timer предлагает очень хороший курс тайм-менеджмента. Информацию можно найти на сайте www.daytimer.com.) А вот несколько советов, которые могут быть для вас очень полезны.
• Каждое утро уделяйте 5–30 минут планированию дня.
• Используйте это время для того, чтобы вспомнить все, что должно быть сделано или начато в этот день.
• Составляя список, задайте себе три вопроса:
1. Какие обязанности мне следует выполнить сегодня?
2. Что из начатого сегодня принесет плоды через год, 5, 10, 20 или даже 40 лет?
3. К чему из вчерашних действий следует вернуться, чтобы сделать это лучше?
У занятых людей всегда мало времени. Если вам кажется, что организация рабочего дня – это удел нетворческих личностей, задумайтесь над этим. Сэкономленное в результате организации время можно потратить на изучение чего-то нового, обдумывание новых идей или внедрение инноваций. Позитивная рутина порождает позитивные результаты. Точка.
10. Будьте готовы к сопротивлению. Когда вы начинаете менять устоявшиеся процессы в устоявшейся организации, будьте готовы к сопротивлению. Как я уже говорил в четвертой главе, перед принятием решений очень важно внимательно выслушать все аргументы. Помните, что сложившийся процесс возник по какой-то причине. Возможно, эта причина была актуальна в то время, а может быть, остается таковой и сейчас. Но если вы решили, что это нужно изменить или устранить, то придется бороться с сопротивлением. Конечно, для этого нужна смелость – без нее вам никогда не осуществить значимых изменений.
Приехав в Орландо из Парижа, я предложил перемену, которая натолкнулась на ожесточенное сопротивление со стороны Сотрудников. Я заметил, что во многих европейских отелях постельное белье меняют не каждый день (естественно, если Гость приехал только на один день, белье меняют перед приездом следующего Гостя). Идея заключалась в том, чтобы экономить воду и расходы на зарплату. Мне она казалась очень интересной. Но когда я предложил ее в Disney World, меня буквально закидали помидорами. «В хороших отелях постельное белье всегда меняют каждый день, – говорили мне. – Не меняют белье только в ночлежках!» Всем казалось, что Гости проголосуют против моего предложения ногами. Но я верил в свою идею, а поскольку она была вполне обратимой, я предложил опробовать ее в одном из отелей. Если бы она не сработала, можно было бы вернуться к прежней практике.
Мы испытали мое предложение в отеле Caribbean Beach Resort на 2000 номеров. В каждом номере было размещено сообщение о том, что новая политика сэкономит миллионы галлонов воды в день и избавит окружающую среду от загрязнения тоннами чистящих средств. Мы сообщали Гостям, что будем рады исполнить их желания. Если кто-то хочет, чтобы белье меняли ежедневно, можно об этом сообщить, и горничные будут каждый день перестилать постели. Мы проинструктировали горничных, что, заметив пятна или грязь, они должны сразу же менять постельное белье. Противники моей идеи были поражены. В течение дня о замене белья просили один-два Гостя, а многие присылали нам письма с похвалами за то, что мы заботимся об окружающей среде. В других отелях мы получили столь же позитивную реакцию. Очень скоро даже те, кто считал меня безумцем, сдались. Я никогда еще не был счастливее. Мы сэкономили значительные средства, потому что теперь горничные успевали убрать больше номеров за более короткое время. Кроме того, мы экономили на стиральных порошках и других средствах. Мы даже отменили покупку нового стирального автомата, который стоил миллион долларов!
