Джоанн продолжила свой рассказ: "Мой босс сделал так, как обещал, и я стала работать по-новому. Уже через месяц график моей работы постепенно сократился до восьми часов в день и пяти дней в неделю. При этом моя производительность увеличилась вдвое — такого никогда еще не было. Мой заработок увеличился вдвое, но одновременно с этим вдвое увеличилось время, которое я проводила со своей семьей. Это было нечто невообразимое".
УСТАНОВКА КОНТРОЛЯ НАД ВРЕМЕНЕМ И СВОЕЙ ЖИЗНЬЮ
Одна из привычек персонального менеджмента заключается в том, чтобы сосредоточиться на выполнении нескольких дел, которые можете делать только вы. Я имею в виду те дела, отличное выполнение которых отличает вас от других сотрудников и дает вам преимущества в работе. Кроме того, вы должны постоянно развивать в себе творческий подход к делу и не делать больше, чем вам необходимо для качественной работы. Наоборот, вы должны по возможности уменьшить, исключить или передать другим те обязанности, которые для вашей деятельности не представляют особой ценности.
По сути, вы можете контролировать свое время и жизнь и увеличить продуктивность работы только до той степени, до которой перестанете делать маловажные вещи. Это единственный способ, который позволяет высвободить больше времени для тех дел, которые действительно важны в вашей работе.
Выработайте привычку перед выполнением той или иной работы постоянно задавать себе следующие вопросы:
Необходимо ли вообще делать эту работу?
Должна ли эта работа быть выполнена непременно мной?
Нужно ли делать эту работу прямо сейчас?
Есть ли кто-то еще, кто может выполнить эту работу так же хорошо, как я?
Всякий раз, когда это возможно, перепоручайте выполнение тех или иных заданий другим сотрудникам. Это необходимо для того, чтобы вы могли сосредоточиться на делах, которые можете сделать только вы и которые действительно важны для вашей компании.
МЕТОД АБВГД
Когда вы перед началом рабочего дня расставляете приоритеты в списке своих дел, попробуйте применить Метод АБВГД. Его использование выработает у вас привычку заранее продумывать все возможные результаты выполнения или невыполнения той или иной работы. Работа, которая может повлечь за собой серьезные результаты и последствия, должна выполняться в первую очередь. Работа, результаты и последствия которой весьма незначительны, является второстепенной. Главным критерием важности работы всегда являются ее возможные результаты или последствия. Именно они определяют, когда вам следует выполнять ту или иную задачу — сейчас, позже или вообще никогда.
Теперь просмотрите ваш рабочий список и возле каждого дела, в зависимости от его степени важности, поставьте буквы А, Б, В, Г или Д.
Работа, обозначенная как "А", — это всегда работа, которую вам просто необходимо выполнить. Ее выполнение или невыполнение непременно повлечет за собой весьма серьезные последствия. Исполнение этой работы очень важно для вашего успеха и в работе, и в личной жизни. Посчитайте, сколько у вас получилось дел, возле которых поставлена пометка "А". Если их несколько, расставьте такие задачи в зависимости от срочности выполнения и пронумеруйте как А-1, А-2, А-3 и так далее.
Работа "Б" — это работа, которую вам следовало бы выполнить. Ее необходимо будет закончить к определенному времени в будущем. Если вы ее не сделаете, то доставите кому-то беспокойство или неудобство. В то же время, выполнение или невыполнение этой работы влечет за собой умеренные последствия. Правило здесь заключается в том, что вы никогда не должны выполнять работу "Б", пока у вас еще не выполнена работа "А".
Работа "В" — это работа, которую хорошо бы сделать, но которая не влечет за собой никаких последствий: ни для вас, ни для кого другого. Говоря другими словами, совершенно не важно — сделана эта работа или нет. При этом никогда не следует выполнять работу "В", если у вас еще не выполнена работа "Б". (Как вы помните, за работу "Б" не следует приниматься, пока не завершена работа "А".)
Работа "Г" — это работа, которую вы можете и должны перепоручить другим. Сделайте для себя правилом не брать на себя обязанности, которые прекрасно могут быть выполнены другими сотрудниками. Это позволит вам высвободить больше времени для важных и полезных дел, которые можете делать только вы.
Работа "Д" — это работа, которую вы можете и должны исключить, и по возможности быстрее. Только устранив все неважные дела и избавившись от работы, не имеющей никакой ценности, вы сможете контролировать свое рабочее время. При этом вы сможете сконцентрироваться только на действительно важной работе, которая отличает вас от других.
Наиболее эффективный инструмент вашего успеха — это способность думать. Она становится особенно важной при выборе наиболее важных дел, которым необходимо уделять время в первую очередь. Правильность выбора главных и второстепенных дел, а также распределения рабочего времени определяет большую часть того, что происходит с вами в жизни. При этом вы всегда свободны в своем выборе.
Принцип Парето
Очень полезно развить в себе привычку применять ко всем делам Правило 80/20, открытое итальянским экономистом Уилфредом Парето в 1895 году. Это правило гласит, что 20 % усилий, потраченных на выполнение той или иной работы, определяют 80 % полученных результатов.
Это значит, что 20 % ваших потенциальных клиентов дадут 80 % реальных; 20 % клиентов купят 80 % ваших товаров или услуг, а 20 % товаров или услуг составят 80 % вашей прибыли. Это правило также означает, что 20 % ваших клиентов станут причиной 80 % ваших проблем и расходов.
В любом рабочем списке из 10-ти пунктов будут два дела, ненамного менее ценные, чем все остальные, вместе взятые. Выработайте в себе привычку применять Правило 80/20 в любой сфере вашего бизнеса и личной жизни. Сосредоточьтесь на выполнении 20 % задач, важность которых в несколько раз превосходит важность других обязанностей, для выполнения которых нужно столько же времени.
Большинство людей распределяет свое рабочее время в зависимости от количества задач, которые им необходимо выполнить. При этом эффективные люди распределяют свое время в зависимости от важности каждого конкретного дела. Если вы хотите достичь успеха, вам следует поступать таким же образом.
НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ НА ЗАВТРА ТО, ЧТО МОЖНО СДЕЛАТЬ СЕГОДНЯ
Одной из важнейших привычек в сфере персонального менеджмента является привычка не откладывать дела на потом и выполнять главные задачи в первую очередь. В книге Отбросьте брезгливость, съешьте лягушку! (Eat That Frog! Berrett-Kohler, 2001), ставшей мировым бестселлером, я подробно объясняю, как можно эффективно организовывать свое время на работе и в повседневной жизни. Она научит вас выбирать наиболее важные дела, немедленно приступать к работе над ними и трудиться до тех пор, пока они не будут сделаны.
