Финансовые вопросы будут достаточно долго оставаться вашей главной обязанностью в агентстве. Вы постоянно должны следить за равновесием весов, на одной из чаш которых лежат оказанные вашим агентством услуги, а на другой – денежные средства, поступившие от клиентов.
На тот случай, если клиент задерживает оплату, составьте своему менеджеру три-пять шаблонов писем с напоминанием об оплате.
В первом письме может говориться о том, что работа выполнена и пора оплатить счет.
Во втором, если клиент не оплачивает счет в течение недели, приведите более веские аргументы, сославшись на то, что вы больше не будете выполнять для него работу оперативно и в будущем будете вынуждены ставить его заказы в общую очередь (даже если никакой очереди у вас нет).
Спустя две недели после отправки счета, который так и не был оплачен, предупредите клиента, что будете вынуждены пойти на крайние меры, например сообщить его клиентам о том, что в его деловой репутации можно сомневаться.
В четвертом письме сообщите, что подготовили тексты писем (пришлите ему одно такое письмо) и завтра сделаете рассылку по его клиентам.
В пятом предупредите, что ваше терпение иссякло и вы в течение трех дней обратитесь в суд. Неважно, выиграете вы его или нет, но репутация клиента будет подмочена.
Не посылайте писем с угрозами. Всегда начинайте с благодарности за то, что клиент воспользовался вашими услугами. Затем выдвиньте предположения, почему клиент до сих пор не оплатил счет. Выразите понимание и твердо сообщите ему о своем следующем шаге.
В моей практике был только один случай, когда дело дошло до суда (и оно было выиграно). Большинство клиентов оплачивают счета после второго письма и при этом остаются вашими постоянными клиентами.
Инструменты агентства
Встречают по одежке
Сайт агентства – ваш деловой костюм, дорогой автомобиль, красивый секретарь на каблуках и роскошный офис в центре города. Пословица «Встречают по одежке, провожают по уму» полностью справедлива и применима в отношении сайта вашей компании.
Вам нужен свой сайт. Без сайта у вас нет агентства. В будущем у вас появится еще несколько сайтов, которые вы будете использовать для разных целевых аудиторий, но в самом начале вам нужен основной сайт вашего прибыльного копирайтерского агентства.
В качестве платформы «визитной карточки» компании лучше всего выбрать WordPress. Мои рекомендации полностью основаны на личном опыте – с WordPress я познакомился в 2007 году и до сих пор работаю именно с этой платформой. WordPress постоянно развивается, и сегодня он предлагает самую гибкую, которую только можно представить, систему управления контентом. Вдобавок он бесплатен.
Для WordPress существуют сотни тысяч платных и бесплатных тем оформления. Вам совсем не нужно быть дизайнером, не надо платить кому-то, чтобы настроить уникальный и неповторимый внешний вид вашего сайта. Всё, что требуется, – установить WordPress на хостинг, купить и загрузить желаемую тему.
Настоятельно рекомендую покупать тему оформления для вашего сайта агентства. Существует отличный ресурс ThemeForest ( www.themeforest.net ), на котором представлено множество тем на любой вкус. Средняя стоимость темы составляет 50 долларов, и это приемлемая цена за стильный, «дорогой» и солидный дизайн сайта вашего агентства.
Когда будете выбирать тему, обратите внимание, чтобы у нее была возможность неограниченной настройки цветовой гаммы. Это пригодится для использования отобранной цветовой палитры с ColourLovers ( www.colourlovers.com ).
Рекомендую обратить внимание на расположение логотипа: если вы выбрали горизонтальный, то у темы также должна быть возможность установки горизонтального логотипа, если же логотип по пропорциям ближе к квадрату, то и логотип в теме должен быть также квадратным. Это довольно важные рекомендации, не стоит ими пренебрегать, так как если логотип не будет совпадать с пропорциями темы, весь сайт будет выглядеть недоделанным.
Следующим шагом будет установка плагинов. Плагины – это бесплатные и платные дополнения, которые расширяют стандартные возможности WordPress. Плагины позволяют, например, разместить привлекательную для посетителей форму подписки на ваши новости и предложения. Вы можете использовать плагины для сбора адресов посетителей при помощи всплывающего окна. Благодаря плагинам можно за короткое время оптимизировать сайт для поисковых систем. Список целей и эффективности использования плагинов можно продолжать практически бесконечно, поэтому для вашего удобства приведу список рекомендуемых плагинов в разделе «ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ».
Ваши тайные помощники
Формы сбора адресов и генерации лидов – ваш основной способ контакта с потенциальными заказчиками в Интернете.
Формы достаточно трудно использовать без вспомогательных инструментов, потому что они имеют сложную схему работы (нужно проверить правильность введенной информации, отправить данные на сервер и в приложения и вернуть пользователю определенный ответ). Для простоты восприятия давайте разберем пример работы формы подписки на вашем сайте на новости или на статьи блога.
Пользователь вводит адрес электронной почты и нажимает кнопку «Отправить».
Форма сохраняет его адрес и отправляет его в систему рассылки писем, скажем, в MailChimp.
Одновременно с этим происходит проверка адреса на наличие ошибок и скрипт формы ждет положительно ответа от сервиса, что адрес добавлен.
В случае получения положительного ответа пользователю выводится сообщение с подтверждением подписки или он перенаправляется на определенную страницу на вашем сайте.
В случае ошибки выводится сообщение об ошибке с просьбой ввести адрес электронной почты еще раз.
Я описал самую простую схему работы формы подписки. Теперь представим, что вам нужно собрать чуть больше данных, например имя пользователя, адрес электронной почты, его запрос, сайт компании, контактный телефон и, скажем, город. Это уже достаточно большой массив информации, который не имеет смысла отправлять целиком в MailChimp. В этом случае лучше поступить таким образом: при успешном заполнении формы отправить имя пользователя и его адрес электронной почты в MailChimp, остальную информацию добавить через API в Highrise и сразу заполнить новый контакт, при этом отправить два письма с полной информацией менеджеру по продажам и вам – для контроля.
Если вы захотите сделать это вручную, понадобится достаточно много времени, и, поверьте, овчинка не будет стоить выделки. Гораздо удобнее и практичнее использовать скрипты и сервисы, которые предлагают формы с уже настроенными вариантами интеграции в популярные сервисы отправки писем и CRM.
Все полнофункциональные сервисы и скрипты платные. Среди плагинов стоит обратить внимание на GravityForms ( www.gravityforms.com ) – это полноценный редактор форм для WordPress, который позволяет создавать неограниченное число форм и размещать их в любом месте на сайте вашего агентства. Единственное ограничение этого скрипта – формы работают только внутри WordPress, их нельзя использовать на сторонних сайтах и на сайтах, которые используют другую систему управления контентом.
