– Журнал заявок на расходные материалы. Заполняется сотрудниками по необходимости, контролируется администратором. В журнале указывается дата заказа, фамилия специалиста, внутренние учетные коды материалов, необходимое их количество, подпись управляющего, ознакомленного с заказом, дата заказа, предполагаемая дата доставки, реальная дата доставки, подпись администратора, получившего заказ.
– Журнал поступлений и движения товара. Ведется для оперативного учета движения косметической продукции и аксессуаров на предприятии.
– Журнал учета стирки белья. Ведет администратор или ответственный специалист, назначенный директором. В журнале указывается дата отправки белья в прачечную, спецификация белья, его количество, фамилия доставившего белье в стирку, срок возврата из прачечной, фамилия принявшего белье из стирки.
– Список сотрудников с адресами и телефонами. Составляется директором, находится у начальника отдела кадров или же ответственного по кадрам в соответствии с требованиями участкового инспектора. Кадровые документы должны храниться в сейфе. Доступ к ключу от сейфа ограничен ответственным по кадрам и директором предприятия. Если салон красоты имеет сеть, то доступ к этому ключу должен иметь управляющий филиала.
– Материалы или журнал изучения конкурентов. Его ведет ответственный за маркетинговые исследования. Это может быть специалист-маркетолог или же лицо, назначаемое директором, с четко указанными директивами. При этом заполняются в журнале или на компьютере установленные формы на основании данных, полученных в результате посещений конкурентов или же их обзвона. В журнале отмечаются названия конкурирующих предприятий, основные виды услуг, их стоимость, а также новинки услуг и товаров.
– Материалы или журнал учета эффективности рекламных акций. Заполняет журнал ответственный по маркетинговым исследованиям. Часто это поручается секретарям или сотрудникам на входе салона. Они должны обязательно спрашивать новых клиентов, каким образом они нашли салон, и делать отметки в журнале или же в установленных формах на компьютере. На основании этих данных определяется эффективность рекламных и других средств, которые «привели» клиента в салон. В материалах учитывается количество звонков, источник информации, количество записавшихся и число первичных посещений.
Часть документов составляется, ведется и хранится непосредственно директором, управляющим или главным бухгалтером.
– Папка учредительных документов, куда входит пакет регистрационных документов предприятия:
● устав предприятия салонного бизнеса;
● учредительный договор или решение о создании фирмы;
● приказ о назначении на должность руководителя или доверенность от предприятия;
● свидетельство о государственной регистрации предприятия;
● справка Госкомстата о присвоении регистрационных кодов;
● свидетельство ГНИ о постановке на учет;
● договор аренды (с регистрацией, например, в Москомимуществе) или свидетельство о праве на собственность;
● свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц;
● свидетельство о внесении в реестр субъектов малого предпринимательства;
● разрешение на деятельность от районной управы (выдается бесплатно);
● договор с управой на обслуживание малообеспеченных граждан.
Дополнительно в папке может находиться:
● паспорт рекламного места, вывески и т. д.;
● договор аренды земли (с кадастровым планом);
● сертификат соответствия (сертификация производится на добровольной основе);
● гарантийные сроки на услуги и процедуры, утвержденные руководителем предприятия салонного бизнеса;
● журнал регистрации проверок контролирующих организаций и акты этих проверок.
Обязательной является папка со следующими сертификатами:
● сертификаты на материалы, использованные при ремонте помещения;
● сертификаты на все виды используемого в салоне оборудования;
● сертификаты на дезинфицирующие средства хранятся у ответственного за санитарно-эпидемиологическое состояние вашего предприятия, там же должны храниться нормы расхода дезинфицирующих средств;
● сертификаты на всю косметическую продукцию, продаваемую и используемую на предприятии.
Обязательными также являются документы ЦГСЭН. За наличие этих документов отвечает лично директор, а сохранность обеспечивает бухгалтер или ответственный за санитарно-эпидемиологическое состояние предприятия салонного бизнеса в соответствии с требованиями ЦГСЭН. Состав этих документов:
● санитарно-эпидемиологическое заключение на осуществление деятельности;
● утвержденная в СЭС программа производственного контроля;
● протоколы смывов, замеров температурного режима и микроклимата предприятия;
● санитарный паспорт данного филиала салона красоты;
● журналы учета дезинфицирующих средств, работы бактерицидной установки и автоклава.
Администратор и мастера должны иметь материалы, связанные с санитарией, гигиеной, техникой безопасности на рабочих местах. Это следующие документы:
● график санитарных дней предприятия;
● ассортиментный перечень услуг с расценками, утвержденный руководителем;
● договор на вывоз волос; договор на вывоз баллончиков от лаков;
● договор на утилизацию люминесцентных ламп (для солярия);
● договор на обслуживание с прачечной (стирка белья);
● договор на техническое обслуживание с ЖЭКом или РЭУ (электрика, водоснабжение);
● договор на вывоз твердых бытовых отходов;
● медицинские книжки (на всех работающих мастеров и сотрудников предприятия);
● медицинская лицензия (если ведется медицинская деятельность).
Помещение каждого салона красоты должно быть построено и обслуживаться по нормативным требованиям. Директор назначает ответственного по технике безопасности из числа руководства. Обязательными являются следующие технические документы:
● схема помещения;
● схема разводки электричества;
● схема водоснабжения;
● схема вентиляции;
● схема канализации;
● поэтажный план предприятия.
За охрану труда и кадровую документацию отвечает директор, а ведет эту документацию ответственный за кадровые вопросы или ответственный за охрану труда в соответствии с требованиями Инспекции по труду. Кадровая документация должна содержать:
