● приказы по кадрам (Т-формы), журнал учета приказов;
● трудовые книжки персонала;
● журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
● штатное расписание предприятия (Т-форма);
● табель учета рабочего времени (Т-форма);
● документы по оформлению командировок (командировочные удостоверения, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.);
● трудовые договоры и дополнения к ним;
● должностные инструкции;
● личные дела сотрудников (сюда же входят дипломы об образовании, документы о повышении квалификации сотрудников-специалистов);
● правила внутреннего трудового распорядка;
● номенклатура дел кадровых документов;
● документы о прохождении аттестации;
● заявления, справки с места работы;
● график отпусков.
Инструкции по охране труда:
● приказ о назначении ответственного за соблюдение и обучение по охране труда;
● удостоверение инструктора по охране труда;
● журналы инструктажа – вводный и постоянный.
Ответственность за полную пожарную безопасность несет генеральный директор. Он обязан приказом назначить ответственных по пожарной безопасности по всем филиалам сети салонов красоты. Эту документацию ведет бухгалтер или ответственный за пожарную безопасность на предприятии.
Состав документации:
● заключение пожарной инспекции;
● приказ о назначении ответственного за соблюдение и обучение пожарной безопасности;
● удостоверение инструктора по пожарной безопасности;
● журналы инструктажа – вводный и постоянный;
● техническая документация на пожарную сигнализацию, договор на периодическое обслуживание и контроль;
● технический отчет об изоляции и измерении напряжения в сети;
● схемы эвакуации.
На каждом предприятии должны иметься документы для потребителя. Они должны предоставляться по первому требованию клиента. Их состав:
● Федеральный закон от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»;
● санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2. 1. 2 1199–03.
● Закон РФ от 7 апреля 1992 г. № 2300–1 «О защите прав потребителей»;
● Книга отзывов и предложений в соответствии с законом «О защите прав потребителей»;
● правила бытового обслуживания населения РФ;
● копия санитарно-эпидемиологического заключения на ведение деятельности;
● копия медицинской лицензии (при оказании медицинских услуг населению);
● копия свидетельства о государственной регистрации предприятия;
● список телефонов контролирующих организаций.
На информационном столике или на стойке администратора для клиентов и посетителей должны быть обязательно доступны:
● прейскурант на услуги с обязательными атрибутами: дата, подпись директора и печать;
● ценники на товар с обязательными атрибутами: дата, подпись директора, печать;
● каталоги услуг предприятия;
● книга жалоб и предложений;
● каталоги товаров предприятия;
● информационные материалы для продвижения услуг и товаров.
Все расходные материалы регистрируются в журнале:
● накладных на перемещение материальных ценностей по предприятию (специалисту в работу, на витрину для продажи и т. п.);
● накладных на возврат материальных ценностей со склада специалиста на основной склад.
Обязательно наличие кассового аппарата. Он включается и проверяется в начале рабочего дня. Книга кассира-операциониста должна быть заполнена перед началом смены: дата, остаток денег в кассе.
Каждому клиенту необходимо выдавать кассовый чек или бланк строгой отчетности. Последовательность расчета с клиентом за услугу или покупку следующая: вначале берутся деньги, пробивается и дается чек, а потом сдача.
Денежные средства учитываются с помощью:
– Z-отчета по кассовому аппарату;
– заполнения книги кассира-операциониста;
– ежедневного заполнения кассовой книги;
– ежедневного оформления приходно-кассовых ордеров.
Периодически на предприятии должна проводиться инвентаризация. Контроль над расходными средствами производится по результатам инвентаризации, которая проводится не реже одного раза в 3 месяца на основании приказа директора предприятия. Приказ может быть издан в начале года. В нем должны быть указаны члены комиссии по инвентаризации, а также порядок ее проведения. Объектами периодических инвентаризаций чаще всего являются:
● витрины для продажи товаров домашнего применения;
● основной склад предприятия;
● склады специалистов или специализированных кабинетов;
● основные средства в виде оборудования, мебели, инструментов;
● продукция, находящаяся в работе у специалистов.
Компьютерный учет с помощью различного рода программ уже давно используется за рубежом и все шире в России.
Программные продукты по управлению фитнес-центрами стоят в три и более раз дороже других. При этом они часто не имеют возможности совместной работы с другими программами. Поэтому салону красоты в фитнес-центре приходится вести отдельный учет.
Преимущества электронного учета перед бумажным:
● быстрота операций;
● возможность получения разнообразных аналитических данных за любой период времени;
● оперативное ведение склада и возможность проведения «внезапных» инвентаризаций;
● автоматическое информирование о необходимости заказа расходных материалов;
● ведение полной базы данных клиентов, помощь в разработке продуманной маркетинговой и ценовой политики предприятия;
● напоминание о днях рождения клиентов;
● быстрый и практически безошибочный расчет клиентов после обслуживания и покупок;
● эффективное ведение записи на обслуживание;
● учет всех пожеланий клиентов и мн. др.
С целью эффективного управления предприятием и повышения отдачи на каждом рабочем месте целесообразно проводить периодическое обучение сотрудников по основной специальности и работе с компьютером.
