Настоящий директор магазина тот, кто делает все, что нужно для выполнения задач компании, чужими руками. Все управление в конечном счете сводится к стимулированию активности других людей. Одним из способов управления является делегирование – передача своих задач, обязанностей и полномочий подчиненному, который берет на себя ответственность за их выполнение. Но прежде директор обязан оценить, достаточно ли у продавца знаний, умений, опыта и желания выполнить эту задачу.
Что дает директору умение делегировать задачи:
• Экономию времени.
• Проверку и выявление способностей сотрудника.
• Использование знаний подчиненных, обмен опытом.
• Возможность освободить себя от рутинных обязанностей.
Прежде чем делегировать задачу, ответьте на следующие вопросы:
• Что конкретно нужно сделать?
• Кто будет отвечать за выполнение задания?
• Зачем нужно это исполнять?
• Как выполнить задание?
• Когда следует начать и закончить?
И два главных вопроса: может (компетентен) и хочет (мотивирован) ли сотрудник исполнить поручение?
Ответы на эти вопросы помогут вам четко и грамотно объяснить сотруднику, как выполнить задание.
Причины отказа сотрудника от выполнения задачи и варианты реагирования
1. Не хочет брать на себя ответственность.
2. Боится допустить ошибку.
3. Имеет неудачный опыт.
4. Не хватает знаний, опыта.
5. Перегружен своими прямыми обязанностями.
6. Ленится.
Что делать в случае отказа?
В первом случае (не хочет брать ответственность) следует спросить: «Что вам мешает взять на себя ответственность?» Нужно разобраться, почему сотрудник отказывается, дать ему время подумать. Возможно, он будет ссылаться на одну из причин, перечисленных в п. 2–5.
Во втором, третьем и четвертом случаях (подчиненный боится сделать ошибку; имеет неудачный опыт; ему не хватает знаний) необходимо дать четкие рекомендации, подробно объяснить сотруднику, как достичь результата. При этом обязательно потребуется промежуточный контроль над исполнением поручения.
В пятом случае (слишком занят своими прямыми обязанностями) следует убедиться, что сотрудник действительно перегружен, и тогда найти другого исполнителя.
В шестом случае (сотрудник элементарно ленится) нужно просто отдать распоряжение – с четким сроком исполнения и, возможно, под подпись.
Распоряжение – это форма воздействия на подчиненного, которая требует немедленного выполнения и касается только непосредственной деятельности. Оно выдается одно за один раз. Нельзя давать следующее, пока подчиненный не отчитался о выполнении первого. Прежде чем давать распоряжение, убедитесь, что ваш подчиненный ничем не занят. Задайте вопрос: «Чем сейчас занимаешься?» Убедитесь, что у продавца есть все необходимое для выполнения вашего поручения. Проследите за началом выполнения распоряжения. Держите на периферии своего внимания ход выполнения вплоть до отчета об исполнении поручения.
Однако не забывайте, есть круг обязанностей, которые руководитель не может делегировать починенным:
• Поздравление, награждение, все, что связано с ритуалами коллектива.
• Формирование целей и принятие решений.
• Личные беседы, если сотрудник просит вас обсудить с ним его проблемы.
• Личные поручения вашего руководства.
• Решение кризисных ситуаций (например, встречу с арендодателем о расторжении договора аренды).
Контроль
Какие бы продуманные распоряжения ни отдавал директор, в этом нет смысла, если он не осуществляет контроль за исполнением. Каковы пределы этого контроля?
Когда-то и я грешила излишней тактичностью, боялась обидеть сотрудников недоверием. Те, кому доводилось делать покупки в салонах «ЦентрОбуви», знают, что они построены по принципу магазина самообслуживания. На прилавок выставляются образцы обуви, на прикрепленном ценнике обозначено, где хранится запас. Покупатель сам ищет нужную пару. При очередной поставке обуви в магазин я прошу новичка отнести коробки в торговый зал и разложить товар по полкам. Говорю: «Берешь одну стопку с обувью, выносишь в зал, на третий прилавок, сапог ставишь с правого края, запас располагаешь рядом внизу, на ценнике пишешь место хранения. Поняла?» Ответ: «Да, конечно».
Спустя некоторое время решила проконтролировать выполнение задания. Сапог стоял не на третьем прилавке (продавец просто не знала, где он находится) на ценнике ничего не было написано (не знала, что и как писать), запас не помнит, куда поставила (растерялась и запуталась).
Полный провал. И вина – только моя. Я сделала сразу несколько управленческих ошибок.
Во-первых, нельзя было использовать делегирующий стиль управления. С новичком годится только наставнический: «я покажу, а ты посмотри», «давай сделаем вместе», «сделай сама, расскажи, что сделала».
Во-вторых, задача поставлена неверно, неконкретно, недостижимо.
В-третьих, отсутствовал промежуточный контроль с моей стороны.
Контроль – это процесс обеспечения достижения своих целей.
Контроль бывает:
• предварительный;
• промежуточный;
• итоговый;
• аудит.
В ситуации с новичком требовался предварительный контроль («повтори задание», «расскажи, как будешь делать»); промежуточный («на какой стеллаж поставила, что написала на ценнике») и итоговый (личная проверка и оценка сделанного).
Этапы контроля:
• Установление показателей результата выполнения задания.
• Измерение достигнутых результатов.
• Сопоставление результатов с установкой.
• Обсуждение, корректировка.
• Оценка.
В работе с опытными сотрудниками есть свои нюансы. Мне не раз приходилось сталкиваться с их самодеятельностью и неумением расставлять приоритеты. Однако просить «старичка» повторить задание – значит обидеть его. В этом случае уместны другие вопросы, например: «Понимаешь ли ты, что отвечаешь за конечный результат?» При промежуточном контроле, если в нем есть необходимость, можно спросить: «Можно ли это делать быстрее?» или «Нужна ли помощь?».
Если задание, которое вы даете подчиненному, растянуто во времени и предполагает поэтапное исполнение – например, поручение подсчитывать в течение недели количество вошедших в магазин посетителей, – нужно завести контрольный листок для фиксирования результатов.
Другой вариант контроля промежуточного результата – отчет, контрольная беседа. А что делать, если сотрудник, которому дано поручение, не предоставляет никакого результата? В такой ситуации руководитель должен:
