Как и во все времена, основная задача руководителя состоит в том, чтобы результативно управлять предприятием и людьми. Причем управленческих вопросов много, и на их решение, как всегда, не хватает времени, даже если вы станете работать по 24 часа в сутки. Вы, наверное, слышали и читали о том, что, начав свое дело, люди работают по 15 часов и более. Становятся трудоголиками. Но это по своему желанию. Учтите, что трудоголик, как правило, плохо планирует свое время.
Хорошие руководители должны знать, как и на что они расходуют свое время. И должны его контролировать, чтобы работа стала более производительной.
Затерянные во времени
Если вы занялись бизнесом, то вам предстоит делать массу дел, причем каждый день.
Отмечу наиболее значимые дела:
• Отслеживать, как идут продажи.
• Думать, как больше и дороже продавать.
• Заниматься маркетингом и рекламой.
• Думать, как развивать бизнес, что менять, а что оставить как есть.
• Заниматься инновациями (новациями). То есть, все время что-то менять в лучшую сторону. Стремиться к увеличению результативности за счет малых изменений.
• Работать с покупателями, назначать встречи.
• Звонить своим покупателям и интересоваться, как они воспринимают работу с вашей компанией.
• Смотреть за тем, чтобы ваши продукты отличались от продуктов конкурентов.
• Отслеживать работу конкурентов.
• Отслеживать цены на рынке. Устанавливать оптимальные цены.
• Быть в курсе того, чем занимаются ваши покупатели, знать их стиль жизни.
• Смотреть, что делается в вашей отрасли. Отслеживать тенденции развития вашего рынка.
• Нанимать работников, платить им зарплату, управлять взаимоотношениями.
• Работать с кредиторами.
• Работать с поставщиками.
• Создавать имидж компании, разработать бренд компании (продукции).
И так далее.
В общем, тысяча дел и многие из них важные. Самое главная задача предпринимателя — начать все необходимые дела и следить за их исполнением.
Если попытаться думать обо всем, то в голове образуется хаос. В итоге вы не успеете сделать ничего.
Нужно расставить приоритеты.
Если посмотреть на все нужные дела с высоты птичьего полета, то перед вами откроется довольно пестрая картина. Без четких границ. Чтобы как-то упорядочить эту картину, понадобится простой элемент — время. А точнее, работа со своим Временем — его эффективное распределение.
Предприниматели обычно не ладят со своим временем. Они - ТРУДОГОЛИКИ!
Мне часто говорят, что в России и других постсоветских странах (СНГ) стандартные (импортные) методы организации личного времени не приживутся. Менталитет не тот. Нет немецкого педантизма или американского настроя на успех.
Это по большей части соответствует действительности. Но, как всегда, есть исключение из этого правила. Это исключение — собранные и трудолюбивые люди.
В планировании времени нет ничего сложного. Трудно оспаривать пользу планирования, но, как показывает опыт, не все, что планируешь, затем полностью делаешь.
Как поступают разумные предприниматели?
Обычно они начинают с анализа времени. Во-первых, они продумывают, как качественно распределить свое время на оперативные и стратегические дела.
Во-вторых, обеспечивают постоянный контроль расхода своего времени — смотрят, где есть временные «черные дыры». Затем решают, как их сократить. Они убирают те отрезки времени, которые им мешают производительно работать. Например, отрезки времени, которые уходят «в песок»: ненужные телефонные звонки, плохо организованный обмен информацией между подразделениями, изменение очередности работ, навязываемое коллегами, неумение слушать других людей, плохо организованные и скоординированные собрания, отвлекающие моменты на рабочем месте, бесполезные дискуссии о работе.
Заметьте, время не имеет цены. Ваше время уходит навсегда. Поэтому оно всегда дефицитно. Именно поэтому результативные люди всегда настроены на заботу о своем времени.
Диагностика
Каждый руководитель, который хочет повысить свою результативность, должен сделать анализ расходования времени. Это несложно.
С чего начинать?
1. Записывайте в журнал (можно электронный) то, как вы фактически расходуете время.
Многие руководители сами ведут записи затрат времени. У них вошло в привычку вести журнал затрат своего времени и анализировать его. Результат такого анализа — база для принятия решений. Причем можно не вести журнал ежедневно. Заполнив журнал, посмотрите данные разных периодов (недельные выборки несколько раз в год). Сравните, как вы расходуете свое время. Каждая такая выборка выявит участки непроизводительного времени. Скоро вы научитесь гораздо лучше распоряжаться своим временем.
2. Составляйте график своей дневной работы каждое утро (или вечер) перед работой.
Например, один мой знакомый руководитель производственной компании, сохранившейся еще с советских времен, каждое утро уделяет полчаса планированию своего рабочего дня, запершись у себя в кабинете и отключив мобильники, компьютеры и телефоны. Хотя этот метод связан с некоторыми неудобствами — нужно очень рано вставать, чтобы вовремя попасть на работу. Он говорит, что готовиться вечером, после работы, — это пережиток прошлого, хотя, как я ему возразил, работает он тоже не в компьютерной фирме.
Другой руководитель ведет два журнала. Один предназначен для важных дел, а другой — для неприятных. Самое интересное, что в каждом из журналов для каждого дела определен срок выполнения. Если он видит, что появились отклонения от этих сроков, то для него это сигнал того, что он перестает контролировать свое время. Такой мониторинг дает моему знакомому великолепную возможность быть все время в тонусе и использовать свое время очень продуктивно.
3. Выявите и устраните те виды вашей деятельности, которые не дают вам никаких результатов, но только отнимают время. Примените метод исключения. Вам нужно задать вопрос: «Что будет, если этого не делать вообще?» Если будет ответ: «Ничего!», то этот вид деятельности вам не нужен. Например, маловажные выступления, поездки к проблемным покупателям, звонки, ужины, заседания и т. д., Все это дела, которые отнимают уйму времени.
4. По возможности, делегируйте какие-то части своей работы (какие именно — подскажет опыт). Бизнес в одиночку не делают. У вас уже есть люди, которым так же нужно учиться работать в бизнесе. Скорее всего, это кто-то из ваших родственников или знакомых. Семейный бизнес — самый распространенный вид малого бизнеса. Пусть учатся. Правда, появляется еще одна расходная статья времени — проверить, как выполняется (выполнена) эта делегированная работа. Но это занимает гораздо меньше времени, чем если бы вы ее делали сами. Поручать другим вполне можно, например, поездки к покупателям и поставщикам по незначительным поводам.
