Итак, опустившись с небес на землю, приступаем к реальным действиям по повышению своей эффективности.
Планирование в ежедневнике
У меня есть самая любимая фраза: неудачное планирование – это планирование неудач. Коротко и четко! Чтобы начинать свой бизнес, совмещать его с семьей и детьми, не становиться синим чулком в окружении котиков, оставаться красивой и ухоженной женщиной, ты должна научиться четкому планированию. Завтра с утра купи себе ежедневник. Если он уже есть, переходи к следующему этапу. Прямо сейчас зайди в гугл и заведи себе там аккаунт, при каждом аккаунте есть гугл-календарь. Я считаю его абсолютно космическим. Во-первых, это бесплатный ресурс. Во-вторых, он синхронизируется со всеми мобильными устройствами: хоть Apple, хоть Андроид. В-третьих, и самых важных, после синхронизации твой телефон будет каждый раз напоминать тебе о необходимых делах. Ведь именно этого тебе не хватает в ежедневнике, согласись.
Итак по пунктам:
• заходим в google;
• заводим там аккаунт;
• верхний правый угол – еще – календарь;
• синхронизировать со своим устройством.
Теперь на всех компьютерах, планшетах и телефонах у тебя под рукой будет твой ежедневник.
Не забывай о главном правиле всех успешных людей 10 / 90: 10 % времени, потраченных на планирование, сэкономит тебе 90 % при выполнении поставленных задач.
И еще одно правило: думать надо на бумаге.
Начинай с составления глобального плана дел. К примеру, на пять лет. Раздели его на года.
Возьми план на следующий год и распиши по месяцам.
Далее ближайший месяц разбивай по неделям. Одно крупное дело выглядит очень устрашающе, пока ты «не разрежешь» на бумаге его по частям. Бороться с чудовищем очень страшно, а если это один пальчик чудовища, то и делать нечего ☺.
И наконец распиши по часам завтрашний день. Вписывай все мелочи: сколько займет дорога на работу, сколько ты выделишь времени на обеденный перерыв, во сколько забирать ребенка из сада, сколько ты потратишь на приготовление ужина, игры перед сном с ребенком и на чтение книжки.
Каждый свой день начинай со списка дел и каждый вечер заканчивай списком на следующий день.
Просто поверь моему опыту – это работает.
Моя жизнь
Когда я решилась на личного помощника (а решалась я долгих семь лет), никак не могла ни с кем сработаться. Более того, так как это был мой первый опыт настолько близкой работы с персоналом, я даже не понимала, какие требования должна выдвигать к этой вакансии. В итоге первые два помощника продержались со мной неделю. И проблема была не в них, проблема была во мне, я никак не могла им объяснить, что от них хочу. Решение пришло само собой: в моей организации администратором на ресепшен работала восхитительно-профессиональная молодая девушка М., у нее был только один минус – она редко улыбалась и была очень строга с клиентами. И я не раз порывалась с ней расстаться из-за жалоб, что на ресепшене очень недовольный администратор. Но повторюсь, она была профессионалом. Ни единой ошибки в расписании, ни единой ошибки по кассе, полный отчет по безналичным платежам. И я решила: зачем мне терять из-за неулыбчивости такого опытного сотрудника, отработавшего со мной сложных два года? В первый день, когда моя М. вышла на работу в качестве личного помощника, она собрала все мои гаджеты и подключила меня к расписанию. Отдавая телефон и ноутбук, строго и тихо сказала: «Чтобы никакой самодеятельности без внесения в календарь». И в этот момент я поняла – с выбором личного помощника я не ошиблась. С тех пор на протяжении вот уже полутора лет моя эффективность возросла раза в три, и ни один мой маникюр не проскакивает мимо моего ежедневника. Я и моя помощница знаем, что я буду делать в пятницу 6 ноября 2015 года или 10 января 2016 года. Это настолько облегчает жизнь, что теперь я не упускаю ни единой важной для меня мелочи. Моя жизнь от этого не стала скучнее, и я не чувствую себя роботом, я просто знаю, когда и что мне необходимо сделать, и от этого контроля мне психологически становится намного легче, чем раньше, когда мое время и мои дела были абсолютно бесконтрольны и существовали только у меня в голове.
Но для того чтобы вы стали еще более эффективны, необходимо не просто делать списки, а правильно расставлять приоритеты. Вы можете вписать себе 10 очень важных дел и в итоге ничего не сделаете. Да-да, даже одно дело вы не сделаете от начала до конца.
Я с этим сталкиваюсь до сих пор, поэтому за последние несколько месяцев мы с моей командой выработали «правило 15 минут» и правило «два А».
Правило 15 минут
Начнем с простого «правила 15». Ученые Уругвая и Зимбабве, опросив сто человек, пришли к выводу… А сейчас серьезно. Тут и ученых не надо. На одну мысль, обдумывание идеи, концепции, разработку системы должно уходить не менее 15 минут. Все вполне логично. Вы обязаны не отвлекаться и думать о чем-то одном не менее 15 и не более 45 минут. Первые 5 вы настраиваетесь на нужную волну, пытаетесь поймать в воздухе креатив. Дальше пишете все, что приходит в голову на тему, которую обдумываете. Через 10 – 15 минут наконец осмысленно, вычленяя из всей чуши зерна истины, начинаете по-настоящему работать. Но затем мозг устает.
Вспомните уроки по 45 минут в школе. Это время, когда мозг нормально воспринимает и обрабатывает информацию. Через 45 минут вам необходимо сделать небольшой перерыв.
В течение первых 15 минут ни в коем случае нельзя отвлекаться. Выключайте телефон, не открывайте соцсети, попросите близких не трогать вас хотя бы ближайшие полчаса. Тренируйте себя, возможно, с первого раза не получится не отвлекаться, но когда вы повторите это упражнение несколько раз в день в течение недели, вам станет намного легче концентрироваться на одной мысли и за 45 минут выполнять работу, на которую раньше могло уйти несколько дней.
Моя жизнь
Уже несколько месяцев весь наш мозговой центр (пиар-отдел, декораторы, айтишники, личный помощник) следуют этому правилу, и когда я хочу что-то спросить у коллектива, всегда вначале задаю вопрос: «Когда следующие 15?» Именно по причине отвлечений, а я уже говорила, что у меня нет кабинета и я всегда работаю в холле, около моего стола стоит табличка: «Вы можете задать вопрос Анне LeonaStage с 15 : 00 до 16 : 00». Эта табличка очень важна, без нее я буду выполнять в разы меньше дел и стану раза в три менее эффективна как руководитель. Потому как вопросы мне хотят задать очень многие, а отвлекаться НЕЛЬЗЯ.
Правило «двух А» и дела АБВ
Переходим к следующему правилу «двух А». Оно помогает правильно расставлять приоритеты. Я глубоко убеждена, что человек не может в один день выполнять более двух очень важных дел. К примеру, вам необходимо продумать поездку в отпуск, забронировать отель и авиабилеты, найти и арендовать машину онлайн, в этот же день вам нужно сделать Landing и оформить под него новую компанию Яндекс. Директ на 2000 ключевиков и тут же еще расписать новые акции на следующий месяц и скреативить контент. А это, как вы понимаете, целых пять важных дел. И не будем забывать еще про приготовление ужина и отвезти-привезти ребенка в сад, на танцы, проверить домашнее задание. В итоге одно-два из дел явно пострадает. И тут даже не надо высчитывать процентное соотношение, на сколько пострадает и какое именно. Возможно, вы сосредоточитесь на поездке и добьете все в один день: и гостиницы, и билеты и машины, и даже пару экскурсий себе запланируете и посмотрите маршрут. Потом вы начнете делать LandingPage, а вот с директом не пойдет, семантику не проработаете. Мысли будут разбегаться, и качественно отработать все ключевые слова (а придумать их надо будет не менее 2000) точно не выйдет. Именно поэтому я в свою жизнь и в жизнь коллектива ввела правило «двух А» – в день только два самых важных дела.
