С другой стороны, такие пункты вашего распорядка дня, как «выпить кофе с коллегами» или «пообедать» не имеют вообще никаких последствий. Вы можете пить кофе и ходить обедать 40 лет – это никак не отразится ни на вашей производительности труда, ни на ваших доходах, разве только уменьшит и то, и другое.
Метод «АБВГД»
Прежде чем начинать какое-либо дело, всегда думайте о потенциальных последствиях. Что произойдет, если вы сделаете или не сделаете то-то и то-то? Здесь исключительно полезным может оказаться метод «АБВГД». На своем суточном списке дел напротив каждого пункта напишите одну из букв А, Б, В, Г или Д.
Буквой А помечаются задачи, которые вы обязаны выполнить. Их невыполнение может повлечь очень серьезные для вашей жизни и карьеры последствия. Они имеют наивысший приоритет. Пометьте буквой А все пункты из вашего списка, которые вы обязаны сделать, причем сделать хорошо и побыстрее. Если таких задач несколько, пометьте их двойными индексами (А-1, А-2, А-3 и т. д.). Затем приступайте к задаче А-1 и работайте над ней, пока она не будет закончена.
Задачи с пометкой Б – это то, что следует сделать. Их выполнение или невыполнение влечет умеренные последствия. Кому-то вы можете доставить неприятности или хлопоты, не выполнив их, но они не столь важны, как задачи категории А. Придерживайтесь правила – никогда не браться за задачи категории Б, пока в вашем списке есть невыполненные дела, помеченные буквой А.
Категория В обозначает пункты списка, которые было бы неплохо выполнить, вроде обеденного перерыва. Это могут быть дела приятные, но не влекущие никаких последствий – ни позитивных, ни негативных. Поболтать с коллегами, почитать газету, позвонить домой по личным вопросам – все это приятные моменты, не влекущие за собой никаких долговременных последствий.
Буквой Г помечаются дела, которые вы должны перепоручить кому-то другому. Старайтесь делегировать подчиненным как можно большее число маловажных дел: напечатать письмо, позвонить по телефону, найти в архиве нужную бумагу и т. п., чтобы у вас оставалось больше времени на решение действительно серьезных вопросов.
Делегирование – один из самых лучших инструментов экономии времени, и оно не ограничивается исключительно служебными вопросами. Когда вы по дороге домой заезжаете поужинать в ресторан, вы делегируете работу по приготовлению еды, тем самым экономя свое время.
Буква Д в формуле «АБВГД» обозначает пункты, от которых вам следует отказаться. Перестаньте заниматься делами, которые, возможно, были важны, но теперь потеряли всю свою ценность. Отказавшись от выполнения каких-то задач, вы сэкономите массу времени.
Избавьтесь от хлама
Выбирая самые нужные дела, вы одновременно выбираете и самые ненужные – те, которыми следует заниматься все меньше или не заниматься вообще.
Дело в том, что ваш график переполнен. Если вы похожи на большинство деловых людей, ваш день расписан более чем на 100 процентов. Это означает, что если вы хотите начать делать что-то новое, то должны отказаться от чего-то старого. Если вы заранее определите, какие дела вы можете полностью или частично перестать делать, вы очистите свой рабочий график от хлама, оставляя место для более ценной работы.
Каким хламом засорен ваш день? Что из того, чем вы занимаетесь, значительно уступает по важности другим делам? Это могут быть дела, которыми вы продолжаете заниматься скорее по привычке. Они, возможно, давно уже потеряли всякий смысл. Умение отойти от ненужных дел чрезвычайно благотворно скажется на ваших успехах в личной и профессиональной жизни. От чего вам следует избавиться?
Пять вопросов для расстановки приоритетов
Эти пять вопросов, которые вам следует постоянно задавать себе, помогут вам удерживать внимание на главных вещах и добиваться наилучших результатов. Строя свою работу вокруг ответов на эти вопросы, вы максимально реализуете свои таланты и достигаете наивысшей производительности труда. Вы должны задавать себе эти вопросы, отвечать на них и затем ежедневно действовать на основе этих ответов.
Первый вопрос таков: «Что из моей деятельности имеет наивысшую ценность?»
Какие из ваших занятий приносят пользу вашей компании, карьере, жизни? Если вы не уверены в ответе, немножко подумайте. Поговорите об этом с начальством и коллегами, обсудите это со своей супругой. Если вы хотите достичь оптимальной эффективности, вы должны дать абсолютно четкий ответ на этот вопрос. Нельзя попасть в цель, которую не видишь. Нельзя продвинуться по службе, если вы не уверены, за что главным образом вам платят и за что поощряют.
Второй вопрос для расстановки приоритетов звучит так: «В каких направлениях я должен получать наибольшие результаты?»
Какие конкретно результаты вы должны получать, чтобы считать свою работу превосходно выполненной? Вы должны выбрать направления работы, за которые вы целиком отвечаете и которые находятся под полным вашим контролем. Работа по этим направлениям не будет сделана, если вы ее не сделаете. Результаты, которые вы устанавливаете для себя, должны быть измеримы, конкретны и привязаны к определенным срокам. Четко определив основные направления деятельности, вы должны сосредоточиться на их отличном выполнении.
Третий вопрос: «За что мне платят?»
Почему вас держат на работе и платят зарплату? Если бы вам нужно было объяснить или оправдать получаемую вами зарплату, как бы вы описали свою деятельность? Какие результаты вы отдаете в обмен на деньги, которые получаете? Составьте список всего, что вы делаете на работе. Какие из пунктов этого списка наиболее важны для успешного выполнения ваших служебных обязанностей?
Если вы не знаете точно, за что вам платят, покажите этот список начальнику и попросите его расставить приоритеты. Постарайтесь точно узнать, для выполнения каких обязанностей вас наняли и какова степень их важности. А затем занимайтесь самыми приоритетными делами.
Четвертый вопрос, необходимый для правильной расстановки приоритетов, следующий: «Какую работу я – и только я – могу выполнить и как она реально изменит положение вещей к лучшему, если будет сделана хорошо?»
Вы должны задавать себе этот вопрос постоянно, ежедневно. Ответ на него всегда существует. Всегда есть какое-то одно дело, с которым справиться можете только вы, и которое, если вы сделаете его быстро и хорошо, принесет реальную пользу вашей компании. Если вы эту работу не выполните, она останется невыполненной. Это, вероятно, ваша наиглавнейшая задача, самая первая причина, по которой вам платят зарплату.
И, наконец, последний вопрос: «На что я сейчас могу с наибольшей пользой потратить время?»
Постоянно задавая себе этот вопрос, отвечая на него и действуя в соответствии с ответом, вы можете достичь максимальной производительности труда. Умение полностью сосредоточиться на наиболее полезном в данный момент деле является основой для вашей самодисциплины и самоконтроля.
