Когда на тарелке лежит слишком много еды, нужно решить, что есть в первую очередь, а что оставить. Человек, который громче всех кричит, часто не самый важный. «Просеивайте» свои дела, делите их на те, что сделаете сами, те, что поручите другим, и те, от которых вовсе откажетесь.
Считаете, что ни одну из ваших задач вы не можете делегировать? Подумайте как следует. По всему миру живут люди, которые могут помочь вам в чем угодно – от ведения финансов до подготовки выступления на конференции, они могут писать или редактировать ваши блоги, гулять с собакой, наводить чистоту в доме и разбирать платяной шкаф. Если вы считаете, что это роскошь, которую вы не можете себе позволить, скорее всего вы просто недостаточно цените свое время. Для начала вы можете стать пользователем Fiverr.com – всего-то за 5 долларов, так что никаких отговорок!
Бросайте!
Вам нужно отказаться от всего, что вы не хотите делать сами или можете делегировать, иначе это будет пустая трата времени и денег. Спросите себя, освободится ли больше времени и других ценных ресурсов, если вы перестанете это делать и займетесь чем-нибудь другим, более полезным?
Для того чтобы заполучить свою жизнь назад, вам придется действовать безжалостно. Часто мы сами готовим себе ярмо, постоянно соглашаясь на то, что нам поручают, и наш список дел выходит из-под контроля. Пришло время сократить его.
Делайте!
Что же касается всех тех дел, что вы должны сделать сами, расставьте приоритеты, разложите по кучкам и затем беритесь за них.
Даже освоив искусство «меньше значит больше», вы не избавитесь от всех дел, но оставшиеся дадут вам максимальные результаты.
Выбирайте самые важные дела каждый день – можно с утра, но в идеале накануне, прежде чем ляжете спать, чтобы на следующий день встать с постели с ясной головой и четким планом.
Затем разделите эти дела на группы: работа, дом, личное, разное… Сформируйте каждую группу полностью, не мечитесь от одной к другой.
А теперь разделите свой список дел на управляемые части. Вы ведете себя неправильно, когда хватаетесь за двадцать дел одновременно и при этом полагаете, что просто не умеете организовывать свое время. Суть в том, что вам нужно управление задачами.
Делегируйте!
Наверное, случалось, что вы слишком долго не могли добиться результата – это признак того, что вам пора просить помощи. Аутсорсинг особенно хорош для фрилансеров, консультантов, малого бизнеса и для тех, кто работает над собственными проектами. Если вы развиваете свой бизнес, то, понимая, как отдать часть дел на аутсорсинг, вы серьезно сэкономите деньги и время.
Для того чтобы максимально эффективно использовать аутсорсинг или делегирование задач, сначала нужно отобрать строго определенные виды работ, которые требуют много времени и могут быть поручены кому-то другому. Человек, стремящийся все контролировать, при этом будет испытывать сильный дискомфорт, поэтому предварительно нужно выполнить следующее упражнение.
Упражнение
Вспомните самых преуспевающих людей в своей области
Как вы думаете, есть ли у них проблемы с делегированием или они успешно его используют?
Может быть, вам нужно составить ассоциативную карту или просто записать все свои дела и поставить звездочку около тех, которые можно было бы передать другому члену вашей команды. Если дома вам так же тяжело, как на работе, включите в свою команду членов семьи.
Каждую ли из задач, которые вы собираетесь делегировать, легко определить? Как много времени они у вас отнимают? Что нужно, чтобы передать эти задачи кому-то другому?
Пример:
• Найдите виртуального помощника
• Обучите сотрудника
• Наймите бухгалтера или финансиста
• Составьте с другими родителями расписание дежурств после уроков
• Наймите уборщицу
• Найдите специалиста по подготовке речей
• Наймите садовника
• Найдите хорошую графическую редакторскую программу, чтобы ваши презентации проходили на ура
Вы боитесь, что люди в другой фирме не смогут выполнять ваши задачи так же хорошо, как вы? Но вы же хотите иметь больше времени на то, что для вас по-настоящему важно? Хотите делать то, что любите, а не тянуть и дальше лямку только из-за того, что за всё чувствуете слишком большую ответственность? Если вы хотите измениться, то в первую очередь нужно потратить время и усилия на то, чтобы обучить других людей хорошо выполнять для вас эти задачи. Обещаю: перепоручив их другим, вы о них даже не вспомните.
Может быть, проще найти какую-то очень конкретную задачу, о которой у вас даже нет времени подумать. Например, так было с моим блогом. Мне хотелось понять, о чем люди любят читать, и обсуждать с ними проблемы развития своего дела. У меня совсем не было времени на то, чтобы анализировать чужие блоги, поэтому я наняла помощника онлайн, который исследовал популярные бизнес-блоги и анализировал то, что людям нравится и что им наиболее полезно (какие темы получили больше обратной связи и просмотров). Поскольку я только создавала свой блог, у меня было недостаточно подписчиков, которых я могла бы об этом спросить. Но отдав на аутсорсинг задачу, которая требовала много времени, я лучше поняла, что требуется владельцам малых предприятий, чего они хотят, и поэтому смогла писать именно об этом. Я стала освещать их проблемы менее туманно и более полно.
Упражнение
Делайте, делегируйте или откажитесь
Составьте список своих дел.
Теперь просмотрите его и разделите задачи на три колонки:
Перепоручить / Сделать / Бросить
Заключение
Едва только вы почувствуете, что у вас слишком много дел, сделайте так, чтобы в вашей жизни их стало хоть чуточку меньше!
Меньше перфекционизма – больше реальности!
Меньше сложностей – больше результатов!
Меньше украшательств – больше практичности!
Меньше вещей в шкафу – больше любимых вещей!
Меньше еды в холодильнике – больше полезной еды на тарелке!
Меньше стресса – больше радости!
Не теряйте зря ни минуты!
Не теряйте свои навыки и увлечения!
Много ли нужно, чтобы начать делать то, что для вас важно? – Меньше, чем вы думаете!
Ресурсы и источники
Приложения, повышающие эффективность работы: они помогают достичь большего, делая меньше
Evernote
Приложение, без которого я не представляю свою жизнь. Это мой цифровой кабинет, где я записываю все свои идеи, куда вношу все заметки. Стоит мне услышать что-то важное, что хорошо бы не забыть, я вношу в Evernote (иначе потеряю). Я могу делиться своими заметками с другими людьми, все они синхронизированы на всех моих устройствах (iPad, iPhone, iMac, MacBook Air).
