Примером регулярно возникающей задачи может быть необходимость подписать командировочное удостоверение у большого круга лиц в определенном порядке. Сделать это поручили новому сотруднику, который не знает регламента. Поручение может быть сформулировано в виде таблицы.
Бланк поручения по регулярной задаче
Какие выгоды дает применение подобной инструкции?
Бланк аккумулирует как формальные параметры работы, так и неформальные ритуалы. Новичок мимикрирует под старожила и сразу же принимает правила игры, принятые в организации.
Еще одна типичная задача – создать список наиболее часто задаваемых вопросов в рамках поручения закупить канцелярские принадлежности для офиса.
Задача это многогранная. Список вопросов представлен в таблице.
Список часто задаваемых вопросов
Что дает этот список? Учтены пожелания разных сотрудников отдела. Список обобщает коллективный опыт.
Готовить задачи следует с вечера. Смысл фишки: вечером вы работаете в замедленном темпе и можно спокойно осмыслить день и четко сформулировать задачу.
Можете дать сотруднику право самому сформулировать задачу. Смысл фишки: вы проверяете, насколько сотрудник вас понял.
Например, вы ставите перед подчиненным задачу написать отчет о работе отдела. Срок исполнения – завтра к 15:00.
Сотрудник предлагает следующий алгоритм решения задачи.
1. Разработать форму для запроса информации от сотрудников.
2. Разослать форму.
3. Проконтролировать заполнение формы.
4. Подождать, пока придет вдохновение.
5. Написать отчет объемом 150 страниц. Почувствовать себя творцом.
Начальник корректирует задачу.
1. Взять старый отчет.
2. Взять цифры из информационной системы компании.
3. Изменить цифры в отчете.
4. Представить документ боссу.
Что дает такая корректировка? Босс резко ограничил размах деятельности сотрудника. Задача будет гарантированно исполнена.
Проблема № 2 – босс сам еще не «въехал» в задачу
Противоречие
В задачу надо «въехать», чтобы потом оценить решение.
В задачу не надо «въезжать», так как на это затрачивается дополнительное время.
Идеальный конечный результат
Задача должна сама «въехать» в мозги боссу (или исполнителю).
Босс и сотрудник одновременно «въезжают» в задачу.
Исполнитель сам «въезжает» в суть дела и ставит задачу.
Решения
1. Покупаем готовую задачу с инструкцией по ее решению. Например, приобретаем программу с инструкцией по применению.
2. Босс и сотрудник вдвоем проводят мозговой штурм.
В качестве примера второго решения рассмотрим ситуацию, когда босс и сотрудник используют метод вопросов, чтобы разобраться в задаче. Исходная проблема звучит так: продажа хлеба приносит малую прибыль, надо ее увеличить.
Начальник и подчиненный ставят вопросы.
1. Как можно поднять прибыль?
Ответ: либо увеличить выручку, либо снизить затраты.
2. Как увеличить выручку?
Ответ: либо поднять цены, либо увеличить объем реализации.
3. Как можно без ущерба для сбыта поднять цены?
Ответ: увеличить добавленную стоимость для клиента.
4. Как увеличить добавленную стоимость?
Ответ: проработать по методу 4P: продукт, цена, продвижение, место.
Общее направление работы понятно. Теперь сотрудник по каждому элементу 4P может внести предложения.
В чем фишка? В режиме совместного обсуждения сразу была отсечена неперспективная ветвь – снижение себестоимости.
Еще одним решением может стать то, что сотрудник самостоятельно проводит разведку проблемы и описывает подводные камни, которые могут возникнуть при ее решении.
Например, босс чувствует, что на рынке косметических услуг грядут изменения, однако пока не может понять, какой тренд будет преобладать. Он дает креативному сотруднику задание:
• проработать ряд отраслевых журналов;
• прочитать ряд интервью ведущих специалистов в этой сфере;
• выявить ключевые тренды.
Проблема № 3 – босс может сделать работу быстрее сотрудника
Противоречие
Если босс сделает работу сам, то затраты времени на задачу будут маленькие.
Если задачу выполнит сотрудник, то это будет сделано медленно, однако босс будет свободен.
Суть проблемы
Босс затратить на решение задачи меньше времени, чем сотрудник.
Цена времени босса выше цены времени сотрудника.
Идеальный конечный результат: в момент принятия решения задача должна сама показать, какова будет цена ее выполнения начальником и подчиненным.
Решение: босс должен иметь расчет затрат на задачу во времени и в деньгах. Он должен знать цену своего времени и цену времени исполнителя.
Например, босс может выполнить задачу за один час, подчиненный – за 1,5 часа. Зарплата босса – 50 000 рублей, сотрудника – 20 000 рублей. Если задачу выполняет босс, цена составляет:
50 000 / 20 / 8 × 1 = 312,5 рубля,
а если сотрудник:
20 000 / 20 / 8 × 1,5 = 187,5 рубля.
Таким образом, если над задачей трудится начальник, фирма несет потери:
312,5 – 187,5 = 125 рублей.
Вывод: надо делегировать задачу.
Проблема № 4 – босс не хочет перепоручать то, что поручено ему
Противоречие
Босс № 1 должен перепоручить работу боссу № 2, так как это освободит его время.
Босс № 1 не должен перепоручать работу, так как это приведет к конфликту с другим боссом.
Суть противоречия – не совпадают мнения боссов № 1 и 2:
• о сложности задачи (босс № 1 считает ее более сложной, чем босс № 2);
