Негативные следствия
1. В ряде случаев мы забываем задачу, которой занимались до того, как отвлеклись. Она повисает как незавершенное дело. Мы можем о ней скоро вспомнить, и ничего страшного не произойдет. А можем и не вспомнить в нужный момент, что повлечет проблемы. Само собой, в памяти образуется незавершенный цикл, который начнет вызывать беспокойство, что запустит целый каскад негативных изменений.
2. Действия, которые связаны с письмом, могут проигрывать в приоритете другим задачам. Но мы погружаемся в них, что сдвигает нужный график работы.
Обычно мы не задумываемся о том, какие следствия влекут за собой привычные действия. Например, такие, как проверка почты по 10 раз на дню или легкое отвлечение от текущей работы. Увы, многие из них приводят к плохим последствиям.
Мы готовы слушать сотрудников в любой момент, когда им удобно. Каждый раз, когда коллеги (по прихоти, а не по необходимости) заходят в кабинет, мы с готовностью «затираем» и выбрасываем всю работу, над которой трудилось воображение. Мы привыкли, что нужно отвечать на звонки мобильного телефона, и стараемся принять каждый вызов с любого номера. Мы специально настраиваем вплывающие уведомления о новом электронном сообщении, чтобы не пропустить ни одного письма и не заставить ждать наших корреспондентов. Сотню раз в день мы отвлекаемся, подчиняясь прихоти окружения, всевозможных рассылок, уведомлений о новых комментариях и еще множества вещей. Когда работать?
Задача Накопителя в том, чтобы отгородить наше сознание и предоставить ему время и возможность заниматься действительно важной работой, а не реагировать на раздражители. Для этого есть несколько правил, без которых все инструменты, в которых мы сконцентрируем информационные потоки, окажутся мертвыми.
1. Вся информация, которая приходит к нам, поступает в Накопители.
2. Мы не смотрим в Накопители до тех пор, пока чем-то заняты.
3. Если мы что-то достали из Накопителя, то положить обратно не имеем права.
Давайте рассмотрим их подробнее.
Что делать с новыми документами? Куда класть заметки, которые появляются в течение дня? Куда девать записки от сотрудников? Раньше мы могли прийти на работу и раскопать свой стол и компьютер в ворохе бумаг. На столе, кресле, клавиатуре – горы, горы договоров, накладных, записок, клейких бумажек, исчерканных листов и еще куча всего. Все требует внимания, все нужно делать, мы ощущаем, как много всего накопилось и как мало времени. Это так нервирует! Мы начинаем разгребать то, что попадается на глаза, перемалывая все подряд, не отдавая себе отчета, что действительно важно, а что может подождать. Тратим время бездумно. Конечно, его потом ни на что не хватает и приходится наверстывать дома!
Самый главный вопрос: как в таких условиях можно работать и не отвлекаться?
Концентрируем потоки
Первое, что нужно сделать для внедрения GTD, – сконцентрировать информационные потоки и направить их в Накопители. Затем создать железное правило: как электронные письма попадают в папку «Входящие», так новые бумаги – в один и только один лоток бумаг, новые файлы – в одну и только одну папку, заметки – в один и только один блокнот. Программа электронной почты не может отправить новое письмо в другую папку – сначала оно попадает во «Входящие», так же будем поступать и мы. Все, что к нам приходит, – отправляем в свои «Входящие», в наши Накопители.
Правило «Занят – не смотри»
Второй важный момент, на который обязательно стоит обратить внимание: самодисциплина. Часто бывает сложно усидеть на месте. Когда занимаешься монотонной работой, всегда есть большой соблазн отвлечься. Хочется зайти на сайт, почитать новости, проверить почту. Мы помним, почему не стоит этого делать, – от негативной статьи легко потерять настрой, а новое письмо или сообщение сразу вызывает к жизни ассоциативные связи. Последние могут увести от работы далеко и надолго. Поэтому мы стараемся вообще не смотреть, какие во входящем лотке появились бумаги, не открываем электронную почту, поворачиваем телефон дисплеем на стол, чтобы не видеть оповещений. Можно назвать это правилом «Занят – не смотри».
Правило «Тронул – ходи»
Последнее, о чем важно помнить при работе с Накопителями, – мы не имеем права вернуть в них то, что уже взяли. Помните пример с электронной почтой, который мы только что рассмотрели? Он именно об этом. Если мы взяли что-то из Накопителя, то обязаны запустить дальнейший процесс: «прогнать» по Алгоритму, если возможно, сделать прямо сейчас, если нет – записать элементарное действие в таск-менеджер, при необходимости сохранить файл в архиве. Если не поступить так, мы запустим самоусиливающийся цикл негативных изменений. Простое правило «Тронул – ходи» на самом деле непростое. Не потому что оно требует семи пядей во лбу. А потому что заставляет нас не делать так, как мы привыкли. Борьба с новым и желание остаться с тем, что хорошо знакомо и привычно, иногда приносят проблемы. Посудите сами: мы можем выполнить все задания из этой книги, купить дорогой таск-менеджер, правильно организовать архив, и все это будет почти впустую, если не соблюдать основные принципы.
Правило «Тронул – ходи» относится к основополагающим, потому что определяет всю дальнейшую работу системы. Мы либо извлекаем информацию из Накопителей и отправляем дальше на переработку и выполнение, либо кладем обратно и тогда все, что построено ниже, просто не работает! Даже вхолостую! Пожалуйста, отнеситесь внимательно к простым правилам, которые мы только что обсудили.
Пора приступать к практике. Давайте определим, какие Накопители нам стоит использовать и для каких видов входящей информации они предназначены. Как правило, у 99 % людей, чья работа происходит в офисе, находят применение следующие типы Накопителей для:
• бумаг и мелких предметов (документы, буклеты, журналы, газеты, книги и т. д.);
• файлов;
• электронной почты;
• заметок (фотозаметок), цитат, вырезок;
• задач и идей.
Итак, приступим.
Создаем Накопитель для бумаг
Накопитель для бумаг иногда называется еще «Три лотка». По названию исторической детали офисной обстановки. Обычно такие лотки есть в каждом офисе (и точно продаются в каждом канцелярском магазине).
Часто они (и даже не по 3, а по 4–6 штук) стоят этажеркой в нас на столах. Однако не всегда применяются по назначению. Мы же будем использовать каждый лоток с конкретной целью.
Накопителем всегда служит верхний лоток. Средний предназначен для бумаг, с которыми приходится часто работать. Нижний – для документов, которые нужно отнести (мы складываем в него определенные бумаги, чтобы каждый раз не бегать, а передать все скопом).
Установите на рабочем столе три лотка для бумаг и сложите в верхний все те, с которыми вы работаете.
Охотно верю, что для первого раза одного лотка будет недостаточно. Поставьте бумаги стопкой с ним рядом. Самое главное в данном задании – сложить все в одно место, чтобы потом мы смогли пропустить это через систему анализа. Может возникнуть вопрос: нужно ли взять все бумаги или допустимо ограничиться небольшой порцией (например, для тренировки)?
