Некоторые таск-менеджеры позволяют синхронизировать задачи и календарь Google. Если вы захотите их сонастроить, то сделайте это определенным образом – разрешите календарям Google отображать список ваших задач. Но ни в коем случае не загружайте в таск-менеджер содержание календарей! Если это произойдет, встречи и задачи в таск-менеджере перемешаются, и работать станет невозможно. В календаре отображение сетки задач можно включать-отключать по желанию, управляя этим через список активных календарей. Тем не менее я не рекомендую увлекаться использованием данных функций.
Главное дело календаря – дать понять, сколько у вас свободного времени, которое можно уделить задачам и текущей работе. Не больше.
Почти все сервисы календарей (календарь Google, календари на базе Exchange) позволяют организовывать собрания и встречи. Для этого предназначена функция приглашений. В календаре Google, например, создавая новую встречу, можно указать электронный адрес человека, и ему по почте отправится приглашение. В зависимости от того, какая ссылка в письме будет нажата, вы увидите: приняли ли его, отклонили или пока не уверены, что смогут прийти.
Приглашение участников на встречу через календарь
[14]
помогает не только удобно организовать мероприятие (не нужно писать письма или звонить по телефону), но и оберегает от забывчивости ваших коллег. В зависимости от выбранных настроек им придет одно или несколько напоминаний – на электронную почту, в виде SMS или с помощью всплывающего уведомления на смартфоне.
Дополнительно нужно отметить, что тот же календарь Google позволяет давать доступ к нему другим людям. Это значит, что семья, например, может посмотреть, когда вы свободны или заняты, а вы можете видеть календари сотрудников, чтобы управлять встречами более эффективно.
Задание
Пройдите по задачам в таск-менеджере в поисках случайно попавших туда событий. Перенесите их в календарь. Убедитесь, что он синхронизируется с мобильными устройствами (я рекомендую календарь Google). Добавьте гостей во встречи, чтобы календарь разослал участникам приглашения.
Золотой час
В этой книге нет жестких указаний. Все, что в ней есть, – упражнения, которые помогут обрести нужные навыки, чтобы правильно и легко обращаться с делами и потоками информации. Существует ряд стереотипов, которые касаются того, как следует распределять свое время. Например, есть мнение, что успешные люди должны вставать в 4 утра (а также спать на снегу, каждое утро бегать полумарафон и гнуть гвозди голыми руками). Действительно, если встать в 4 утра, до 12 часов больше успеешь. Но и ложиться придется раньше, что не всегда возможно.
Мало спать – плохо. Мозг нуждается в отдыхе. Если его обкрадывать, недосыпать, спать урывками, ничего хорошего ждать не приходится. Мы не сможем поработать в то время, которое вроде бы освободилось. Поэтому, если вы привыкли вставать в 10 или в 11, не надо себя терзать. Спите, как привыкли, и вставайте, как вам удобно. Лишь бы в теле были силы, а на душе хорошее настроение. Подъем ради подъема никому не нужен.
Я против жестких рамок, против приказов самому себе и условий, в которые можно загнать свое тело. Природа сильнее, и один из главных принципов теории функциональных систем гласит: компоненты, которые начинают работать не в согласии с системой, возвращаются ею на место с превосходящим усилием. Иными словами, тело знает, как ему лучше. Если долго истязать его работой, тело заболеет, чтобы добрать необходимый отдых. Вот оно, превосходящее усилие.
Регламенты, которые вы найдете в конце книги, – всего лишь рекомендации по тому, как стоит распределить внимание во время рабочего дня. Время в них указано лишь для примера. Начинать рабочий день в 10:00, если вы привыкли в 8:00 или в 11:00, не нужно! Начинайте, как привыкли, просто ориентируйтесь на предложенную «сетку».
Существует лишь один «полужесткий» совет, который называется «Золотой час». Его суть в следующем.
Первый час работы уделяйте только задачам в таск-менеджере.
Неважно, когда вы начали работать: в 10:00 или в 14:00. Первый час – время, когда тело полно сил и энергии. Мозг «работает» на сахаре крови. Пока мы не успели растратить силы, его уровень высок, а значит, мы полны интеллектуальной и творческой энергии. Когда уровень сахара начнет снижаться, на те же умственные операции потребуется больше времени.
Глюкоза и кислород – два главных компонента, питающих наше тело, а значит, и поддерживающих умственную активность. Если одного из них не хватает, становится сложно сосредоточиться, хочется отвлечься, отдохнуть. При кислородном голодании мысли путаются, сужается поле зрения, падает концентрация. Когда мы голодны, картина похожа. Впрочем, когда слишком много съели – тоже плохо: теперь энергия уходит на переваривание пищи.
Секты прекрасно знают об этом и устраивают массовые собрания в помещениях, которые плохо проветриваются. В духоте сложно думать так же споро, как на свежем воздухе, а значит, слушателями легче манипулировать.
Золотой час – время, когда мы можем выполнять сложную работу быстрее, чем в любой другой момент. Поэтому правильнее всего посвятить его тому, что двигает нас вперед, – задачам в таск-менеджере, среди которых есть элементарные действия, отвечающие за развитие.
Правило Золотого часа противоречит обычным представлениям о работе. 99,9 % сотрудников начинают день с электронной почты. Час, когда мы полны сил, расходуется впустую – минуты уходят на текучку. Начинать день с почты нельзя ни в коем случае.
Регламенты, которые вы найдете ниже, можно не использовать. Можно никак не структурировать день, можно постоянно «зависать» в электронной почте – можно все. Золотой час – то минимальное ускорение, которое все равно будет поднимать корабль на орбиту, даже если все остальные двигатели не работают.
Золотой час – время на то, чтобы встать еще на пару ступенек выше и подняться вверх по лестнице, которая ведет к звездам. Реализовали его? Дальше можно делать все, что угодно. Конечно, лучше придерживаться и остальных рекомендаций. Но если соблюдены хотя бы две – не начинать день с почты и первый час заниматься только таск-менеджером, – этого уже достаточно для того, чтобы ваша производительность повысилась.
Очень желательно во время Золотого часа выключить телефон. Идея в рабочее время расстаться с мобильником всегда кажется крамольной. В конце концов, мобильный телефон нужен для того, чтобы на него всегда отвечали. Как и все остальное, это лишь пожелание, а не жесткое требование. Подумайте, можете ли вы такое себе позволить? Всего один час утром, но каждый день.
